Группы и проекты Битрикс24 — это необходимый и незаменимый помощник для пользователей, работающих с большим количеством заданий. Они позволяют объединять сотрудников коллектива, совместно трудящихся над какой-либо задачей, для более оптимального и быстрого взаимодействия. Все остальные специалисты не могут иметь доступ к их информации.
Группы могут использоваться как для формального, так и для неформального общения сотрудников.
Группы и проекты создаются с целью объединения определенной информации на одном ресурсе. Немедленный доступ ко всем данным по вопросу, объединившему группу, во много раз повышает скорость, качество и удобство его решения. Руководителю это позволяет всегда иметь сведения об этапах работы над проектом.
Группы в Битрикс24
Группы реализованы таким образом, чтобы удовлетворить потребности, возникающие в самых разных ситуациях.
Группу можно сделать:
- открытой — дать возможность всем сотрудникам ее видеть и становиться участниками;
- закрытой — давать доступ в нее по запросу, отправленному владельцем группы;
- секретной — группа будет видна только ее участникам, которые получили приглашение.
Группы, а также проекты, могут быть:
- закрытыми видимыми (необходимо приглашение для вступления);
- закрытыми невидимыми (необходимо приглашение для вступления);
- открытыми видимыми;
- видимыми архивными (никто не может стать участником);
- невидимыми архивными (никто не может стать участником);
- внешними (для приглашения участников, не являющихся сотрудниками компании).
Инструкция по созданию групп
Новая группа создается через пункт меню «Группы», расположенного слева.
Их можно найти также через верхний поиск, после чего кликнуть кнопку «Создать», размещенную вверху справа.
Далее, в качестве типа проекта выбрать «Группу», кликнуть «Продолжить».
Затем дать название группе и, при желании, ее описание, которое позволит получить более полное представление о решаемой задаче.
Теперь необходимо выбрать аватар и тему оформления группы. Тему можно выбрать из имеющихся или добавить свою — в этом случае нужно нажать на «Своя тема» и загрузить желаемый файл.
Аватар тоже можно выбрать из имеющихся или загрузить свой.
В пункте «Расширенные настройки» указываются дополнительные параметры группы. Здесь можно отметить галочками возможности доступа для участников к сервисам группы (чату, календарю, диску и т.д.) Здесь же пользователям даются права на приглашение участников в проект и добавляются теги.
Кроме этого, в этом разделе можно разрешить доступ в группу внешним пользователям. Это очень полезная вещь при работе с клиентами или консультантами, которые не являются сотрудниками вашей компании, но привлечены к работе в этой группе. Поставив галочку, разрешающую доступ в группу такому внешнему пользователю, можно решать задачи и обмениваться документами по общему вопросу, и при этом не давать ему доступ ко всему функционалу портала.
Далее необходимо указать уровень конфиденциальности своей группы: открытый, закрытый или секретный. Нажать «Продолжить».
На этом этапе следует указать участников: руководителя, помощника и коллектив команды. Участников в группу можно добавлять целыми отделами и подразделениями. Эта функция очень удобна, если в коллектив приходят новые сотрудники: не нужно будет добавлять каждого участника индивидуально, он автоматически добавится во все группы и проекты своего подразделения.
После этого всем участникам команды придет приглашение на вступление в группу. На этом этап создания группы завершен.
Наполнение группы и проекта указано на основном поле для работы и включает в себя:
- Задачи;
- Новости;
- Календарь;
- Диск;
- Сообщения;
- Списки;
- Маркет;
- Чат;
- База знаний;
- Фотогалерея;
- Wiki.
Все наполнение клиентом может быть настроено под свои цели и задачи.
Проекты в Битрикс24
Проект от группы отличается только указанием сроков: датами начала и окончания проекта. Сроки исполнения всех задач внутри проекта должны укладываться в сроки самого проекта и не могут выходить за его рамки. Если дата выполнения последней задачи выпадает на дату окончания проекта, нужно поставить время выполнения этой задачи (например, 23:30).
Инструкция по созданию проектов
Для создания проекта нужно также зайти в пункт меню «Группы», затем «Создать». Типом проекта выбрать «Проект» и кликнуть «Продолжить». Теперь нужно присвоить название проекту и заполнить поле для описания, также выбрать аватар и темы оформления.
В поле «Расширенные возможности» указать те из них, что будут необходимы участникам. Выбрать, каким станет проект: открытым, закрытым, секретным и нажать «Продолжить». Далее нужно включить в проект его членов: руководителя, помощника (если нужно) и коллектив. Готово, этап завершен.
После создания проекта пользователям придет запрос о подключении его к Диску, на что они соглашаются либо нет.
Важно: для коробочной редакции Битрикс24 есть отдельная настройка, позволяющая установить сотруднику права создавать рабочие группы. В облачной редакции такая возможность изначально доступна всем.
Из проекта в группу и обратно
Если возникнет необходимость сменить тип проекта, это делается очень легко. Необходимо выбрать пункт «О проекте», если нужно поменять его на группу, или «О группе», если ее нужно заменить проектом.
Затем перейти в «Действия» → «Редактировать проект» или «Редактировать группу».
Если убрать галочку в «Расширенных настройках» со строки «Проект», то сроки проекта пропадут, а название «Параметры проекта» изменится на «Параметры группы». Таким образом, проект станет группой. Точно так же можно внести обратные изменения, добавив сроки и поменяв группу на проект. Не забудьте сохранить внесенные изменения.
При работе со множеством разных заданий может возникнуть надобность скрыть из выпадающего общего списка групп и проектов уже выполнившие свои задачи. Это делается путем архивации группы или проекта. Для этого надо поставить галочку в окошке «Архивный» раздела «Тип проекта».
Группы и проекты не удалятся, но не будут видны в списке. В случае необходимости их можно найти, включив поиск по фильтру «Архивные». По фильтру «Активные» будут выдаваться только работающие в настоящее время группы и проекты.
Фильтр поиска можно настраивать самостоятельно. Нажав «Добавить поле» вы сможете найти нужную группу или проект по любому полю документа: названию, владельцу, участнику, тегам и т.д.
Краткие итоги
Битрикс24 — это разноплановая система, нацеленная на организацию полноценной работы компании, включая совместную работу над проектами. Если вам стали интересны возможности этой платформы или вы хотите улучшить уже имеющийся в распоряжении вашей компании портал — напишите или позвоните нам.
Мы — официальный сертифицированный партнер Битрикс24 с большим опытом внедрения и доработок системы под непосредственные нужды клиента. Обращаясь к нам вы можете быть уверены в качестве работы и том, что она будет выполнена в максимально короткие сроки.
