Битрикс24 — платформа для управления бизнесом, обеспечивающая удобный контроль за всеми процессами компании: основными, вспомогательными и управленческими. Чтобы поддерживать деятельность предприятия по всем направлениям, контролировать работу исключительно штатных сотрудников недостаточно — требуется инструмент, который бы охватывал все сферы взаимодействия организации.
Экстранет-пользователи в Битрикс24: для чего они нужны
Корпоративный портал Битрикс24 позволяет подключать внешних пользователей и предоставлять им нужный функционал, ограниченный текущими потребностями. Несмотря на то, что штатные возможности включают тонкую настройку прав доступа, — в коробочной редакции Битрикс24 их можно настраивать без ограничений, а в облачной пользоваться ролями, — зачастую это может быть излишне сложным.
Чтобы упростить работу с внешними пользователями, был разработан особый инструмент — для его активации нужно пройти по пути: Настройки → Сотрудники → отметить чекбокс «Экстранет».
При планировании работы необходимо опираться на общее количество доступных на тарифе пользователей, поскольку они также занимают место: общее доступное число сотрудников на портале будет складываться из обычных + внешних пользователей.
В качестве экстранет-пользователей могут выступать группы людей, напрямую не участвующие в бизнес-процессах компании, но с которыми необходимо вести обмен информацией, совместную работу, документооборот:
- контрагенты — давать им полный доступ к порталу просто незачем, но в то же время есть процессы, где может требоваться их участие;
- временные сотрудники — нанятые для определенных проектов или на определенный срок.
Внешним пользователям недоступны внутренние данные на портале, но они могут участвовать в обсуждениях. Обычные пользователи смогут определить такого участника по окрашенному в желтый цвет имени и находящейся в профиле отметке «Экстранет». Внешний пользователь также может заполнить свой профиль контактной и личной информаций, в этом плане он ничем не отличается от внутреннего.
Какие функции доступны экстранет-пользователю в Битрикс24
Поскольку внешний пользователь изначально ограничен в правах и доступе, он видит портал несколько иначе. Вне зависимости от того, что он будет использовать, — браузер, мобильное или десктопное приложение, — ему будут доступны определенные разделы портала, но с рядом ограничений.
Доступные экстранет-участнику разделы:
- Группы — исключительно экстранет-группы, в которых он состоит, при этом дополнительные параметры доступа можно отредактировать в настройках группы;
- Новости — новости групп и сообщения, обращенные к нему, но при этом не будет доступа к событиям календаря и благодарностям;
- Контакты — только те, с которыми он состоит в общих группах;
- Мой Диск — пользователь может загружать собственные файлы, кроме этого ему доступны файлы групп, в которых он состоит, поддерживается функционал «расшаривания» в обе стороны;
- Задачи — может работать с задачами по обычному сценарию, но видит только свои задачи, а также те, где он был постановщиком;
- Коммуникации — видеосвязь, звонки и чаты доступны в полном объеме, но только с участниками экстранет-групп и пользователями, которые доступны в Контактах;
- Битрикс24.Нетворк — без ограничений.
Подобные настройки по умолчанию обеспечивают возможность без опасений работать с внешними сотрудниками, организовав удобную площадку для взаимодействия и совместной работы, документооборота.
Как начать работать с экстранет-участниками
Есть несколько сценариев приглашения и дальнейшей работы на портале с экстранет-пользователями. Можно использовать любой, в зависимости от того, какой из них проще реализовать.
Приглашение обычным способом
Щелкните по плашке «Пригласить», — она размещена в верхнем баре портала, — далее «Экстранет/Пригласить», и затем внесите данные в предложенную форму:
- Пригласить в группу — выбрать группу, это обязательное условие, можно создать новую экстранет-группу;
- E-mail, имя и фамилия — указать актуальную информацию.
Одновременно можно добавлять любое количество новых участников, — ограничением выступает только тарифный план Битрикс24, — стандартно предлагается от 1 до 3, если этого недостаточно, нужно нажать ссылку «Добавить еще» — появятся поля под еще одного пользователя. Данные о том, сколько еще можно добавить пользователей на текущем тарифе, расположены в левой части экрана.
Приглашение из проекта
Если у вас уже есть подходящее рабочее пространство, то, находясь в нем, выберите «О проекте», затем нажмите «Участники» → «Пригласить» → «Добавить сотрудника» → «Пригласить сотрудника или внешнего пользователя».
При необходимости удаленного участника можно сделать полноценным пользователем портала. Для этого достаточно открыть его профиль, щелкнуть по плашке «Экстранет» и в выпадающем списке выбрать пункт «Перевести в интранет».
К сожалению, в настоящее время не существует штатной обратной процедуры, — перевода из интранет в экстранет, — поэтому, если возникнет такая потребность, придется сначала удалить работника, а затем пригласить обратно на портал в роли экстранет-сотрудника с отличными от предыдущих данными для авторизации.
Краткие итоги
Комплексное программное обеспечение Битрикс24 предлагает инструменты для организации работы как со штатным персоналом компании, так и с внешними пользователями, в роли которых могут выступать поставщики, компаньоны, бизнес-партнеры и другие контрагенты, а также нанятые для решения определенных задач работники.
Если вас заинтересовали возможности корпоративного портала, и вам требуется надежная платформа для автоматизации бизнес-процессов компании — позвоните или напишите нам. У нас большой опыт внедрения, настройки и доработки программного обеспечения для бизнеса.
