Битрикс24 — это система для управления бизнесом. Она предлагает множество решений, позволяющих повысить эффективность и скорость бизнес-процессов, оптимизировать работу предприятия, например, автоматизировать внутренний и внешний документооборот. Для этого системе нужны данные различного типа, в том числе — реквизиты компании.
Что такое реквизиты вашей компании в Битрикс24
Реквизиты компании — сведения, содержащие точную информацию об организации. Условно, реквизиты можно поделить на основные, которые используются при взаимодействии с клиентами, и полные, необходимые для налоговой и других государственных служб. Основные реквизиты обычно указывают при совершении сделок. К ним, как правило, относят:
- ИНН — идентификационный номер налогоплательщика, который позволяет получить контрагентам необходимые сведения, а налоговой — вести учет;
- ОГРН/ОГРНИП — основной государственный регистрационный номер (индивидуального предпринимателя), служащий основным идентификатором для определения компании, обычно указывается во всех документах;
- название/имя — название компании/имя ИП, используется для упрощенной идентификации в документах;
- юридический адрес и контакты для связи — дополнительно можно указать фактический адрес и индекс.
Полные реквизиты включают в себя гораздо больше обязательных идентификаторов. Они нужны при общении с государственными органами или при заключении сложных сделок, требующих максимального юридического сопровождения. При этом нет запрета использовать полные реквизиты при совершении любых сделок, но обычно в этом нет никакой необходимости, поскольку бизнес всегда старается упрощать бизнес-процессы.
В договорах, содержащих полные реквизиты, помимо указанной выше информации обычно дополнительно вносят: имя руководителя, код ОКАТО, код ОКПО, КПП, код основной деятельности по ОКВЭД и другие. Росстандартом утверждено 30 характеристик, которые необходимо указывать в распорядительной и организационной документации компании: помимо реквизитов самой организации, туда входят номера приказов и распоряжений, отметки об исполнении и так далее.
Кроме этого, к реквизитам компании относят и банковские реквизиты, без которых не получится принимать оплату от клиентов: номер расчетного счета, банковский идентификационный код (БИК), корреспондентский счет (к/с), КПП банка, развернутое указание банка, включающее точную информацию об отделении.
Как добавить реквизиты вашей компании в Битрикс24
На портале Битрикс24 есть целый раздел, посвященный работе с реквизитами компании. Он расположен по пути CRM → «Настройки» → «Мои реквизиты».
В этом разделе происходит управление всеми реквизитами организации. Чтобы добавить компанию, нажмите «Создать» и внесите данные.
Для начала необходимо указать основную информацию, заполнив предлагаемые поля:
- название компании;
- логотип;
- тип компании — поставщик, клиент, конкурент, партнер и так далее;
- годовой оборот — можно выбрать нужную валюту;
- поля, относящиеся к контактам — e-mail, сайт, телефон, аккаунты в мессенджерах, адрес и прочее.
Дойдя до поля «Реквизиты», нажмите «добавить» и выберите подходящий тип шаблона: ИП, организация или физическое лицо — от этого будут зависеть указанные в шаблоне поля.
Битрикс24 — удобный инструмент для автоматизации бизнес-процессов, позволяющий быстро и качественно выполнять задействованные в них рутинные операции. Разработчики позаботились о том, чтобы работа пользователя с порталом так же была максимально автоматизирована. Например, чтобы внести реквизиты компании на портал, достаточно указать ИНН компании, а остальные данные система самостоятельно добавит из базы данных ФНС России. При желании поля можно заполнить и самостоятельно.
Далее нужно загрузить изображения, содержащие печать и подпись — их размер не должен превышать 3 Мб — и внести данные банковских реквизитов. Поле для банковских реквизитов находится по ссылке «Выбрать поле», а другие поля, не предусмотренные в стандартном шаблоне, можно выбрать по ссылке «Создать поле» — ссылки размещены в конце формы добавления компании.
Если добавить несколько компаний, то штатно в системе будут использоваться реквизиты основной компании — в качестве основной можно выбрать любую добавленную компанию. Для этого нужно нажать соответствующую надпись, расположенную в выпадающем меню компании — значок в виде 3 горизонтальных линий.
Как использовать реквизиты вашей компании
Чаще всего, реквизиты компании используют в различных сценариях автоматизации: электронный внутренний и внешний документооборот, автоматизация рутинных процессов при формировании предложений и сделок. Организациям в процессе работы приходится часто обращаться к реквизитам, поэтому такая автоматизация существенно экономит время и снижает вероятность ошибок при заполнении.
С реквизитами можно работать и в обычном режиме, при формировании документации менеджером. К примеру, при создании документа используются специальные коды, позволяющие добавить в него реквизиты основной компании:
- идентификационный номер налогоплательщика — {MyCompanyRequisiteRqInn};
- основной государственный регистрационный номер — {MyCompanyRequisiteRqOgrn};
- имя компании — {MyCompanyRequisiteRqCompanyName};
- КПП — {MyCompanyRequisiteRqKpp};
- Расчетный счет — {MyCompanyBankDetailRqAccNum};
- ОКПО — {MyCompanyRequisiteRqOkpo};
- корреспондентский счет — {MyCompanyBankDetailRqCorAccNum};
- другие данные — перечислять их все в рамках этого материала не имеет смысла.
В документах, сформированных в сделках, автоматически добавляются данные основной компании — через его редактирование можно внести данные другой компании, выбрав ее из списка. Нажмите «Редактировать документ» и в поле «Моя компания» выберите нужную — данные этой компании автоматически добавятся в документ.
В других случаях, при создании документов, например, счета на оплату, выбрать определенную компанию можно сразу в процессе его формирования.
Для того чтобы сразу было видно, какая компания используется в качестве основной, нужно добавить специальное поле. Это можно сделать в разделе «Мои реквизиты» → меню окна «Реквизиты ваших компаний» (шестеренка) → отметить пункт «Основной продавец».
Теперь в быстрой информации о компаниях будет отображаться графа «Основной продавец», где будет видно значение «Да» или «Нет».
Краткие итоги
Битрикс24 — система, позволяющая значительно упростить работу с документооборотом, в том числе и за счет автоматизации при внесении реквизитов в документацию. Такой подход позволяет избежать человеческих ошибок при заполнении счетов, бланков, сопроводительных и любых других документов, необходимых для функционирования компании.
Если вы заинтересовались возможностями платформы — напишите или позвоните нам. У нас большой опыт переноса данных с других площадок и внедрения Битрикс24 в самые различные организации. Мы сможем сохранить привычный стиль работы, если это необходимо, и оптимизировать и ускорить бизнес-процессы именно под ваш опыт и потребности.
