Календари — один из основных инструментов планирования и контроля, доступный практически в любом программном обеспечении для управления бизнесом. В работе корпоративного портала Битрикс24 календарям также уделяется большое значение: доступно множество настроек, в том числе и распределения прав доступа, синхронизация с внешними календарями, различные виды отображения. Подробнее о синхронизации, структуре и некоторых настройках в материале ниже.
В Битрикс24 календари разделены на личный — «Мой календарь» — и общий — «Календарь компании». В личном календаре пользователю доступны собственные задачи — они могут быть заданы как вручную, так и автоматически, роботами и другими инструментами автоматизации.
По умолчанию для календаря установлен вид отображения «Месяц», но его можно сменить на любой подходящий из доступных: «День», «Неделя» или «Расписание». У каждого из вариантов есть свои преимущества, делающие его наиболее подходящим для определенных бизнес-процессов и ситуаций.
В формате «День» отображаются события конкретного выбранного дня. Это удобно, когда в компании менеджерам приходится планировать множество мелких задач.
В формате «Неделя» отображаются все события текущей недели, что в определенных ситуациях может дать лучшее представление для планирования.
В формате «Расписание» отображаются только события, начиная с текущего времени — дни, в которые не запланировано никаких событий, отображаться не будут. По нашему мнению, это наиболее удобный вид для восприятия, поскольку позволяет сосредоточиться на задачах — такой же подход используется в календаре мобильного приложения Битрикс24.
С настройками по умолчанию календарь сотрудника доступен другим пользователям портала — за исключением администраторов — только в режиме «Занят». Это означает, что если один пользователь решит посмотреть, что запланировано в календаре у другого пользователя, то вместо описания события он увидит пометку «Занят» и время. При необходимости в настройках можно дать разрешение определенных действий, — например, «Просмотр событий» — выбранным сотрудникам. Это может быть полезным для планирования совместных встреч с клиентами или других ситуаций, требующих взаимодействия.
Чтобы настроить права доступа, нажмите кнопку «Календари», выберите свой календарь, затем меню, — три точки / полоски, расположенные справа, — и в выпадающем списке пункт «Редактировать» → «Права доступа».
Теперь можно добавить сотрудников и предоставить им необходимые права.
Кроме этого, можно легко и быстро настроить синхронизацию календаря Битрикс24 с календарем на устройстве: ноутбуке, смартфоне. Нажмите «Синхронизировать календари», затем «Подключить другие календари», выберите iPhone или Android — откроется окно с QR-кодом, отсканировав который, можно выполнить синхронизацию с устройством. При этом, если на телефоне установлено приложение Битрикс24, то полноценный календарь корпоративного портала и так уже всегда с вами на устройстве.
Есть возможность подключить внешний календарь — например, Google — к своему календарю Битрикс24. Пройдите по пути «Календарь» → «Мой календарь» → «Синхронизировать календари» — откроется форма синхронизации, предлагающая подключить наиболее популярные варианты: iCloud, Office365 и Google. Чтобы выполнить синхронизацию с отличными от предложенных вариантами, нажмите ссылку «Подключить другие календари»
В общих настройках можно выставить различные параметры, делающие работу с календарем продуктивнее и приятнее. К примеру, есть возможность запретить приглашения в события на время, которое уже занято, или включить номера недель и скрыть отображение задач.
В «Календаре компании» размещаются общие события, которые затрагивают всех сотрудников — это могут быть планерки, собрания, корпоративы и другие совместные мероприятия.
Чтобы добавить событие в календарь, достаточно кликнуть по нужному дню календаря, — откроется краткая форма, — либо воспользоваться кнопкой «Добавить», расположенной в правом верхнем углу — она откроет полную форму. При этом из краткой формы можно быстро переключиться на полную, нажав на ссылку «Полная форма».
В событии можно указать название, выбрать дату и время с длительностью, настроить повторяемость: каждый день, неделю, месяц и год.
Если требуется — добавить участников: при выборе участника будет видна полоса занятости, которая отображает доступность сотрудника в определенное время.
В дополнительных настройках можно сделать описание к событию, задать напоминание, выбрать цвет, календарь, занятость, частность — если поставить «частное», то детальная информация будет видна только вам — и элемент CRM, куда это событие следует прикрепить.
Календарь Битрикс24 помогает грамотно планировать рабочие процессы, не забывать про клиентов и исключать человеческий фактор в ошибках менеджеров. Плотная работа с календарями позволяет снизить число ситуаций, когда сотрудник попросту забыл и пропустил важное событие.
Мы — официальный сертифицированный партнер Битрикс24. Предлагаем услуги внедрения, настройки и переноса IT-инфраструктуры компании с других платформ в Битрикс24. Напишите или позвоните нам — проведем консультации, расскажем, как сервис может быть полезен именно для вашего бизнеса.