Синхронизация календаря в Битрикс24

Календари — один из основных инструментов планирования и контроля, доступный практически в любом программном обеспечении для управления бизнесом. В работе корпоративного портала Битрикс24 календарям также уделяется большое значение: доступно множество настроек, в том числе и распределения прав доступа, синхронизация с внешними календарями, различные виды отображения. Подробнее о синхронизации, структуре и некоторых настройках в материале ниже.

В Битрикс24 календари разделены на личный — «Мой календарь» — и общий — «Календарь компании». В личном календаре пользователю доступны собственные задачи — они могут быть заданы как вручную, так и автоматически, роботами и другими инструментами автоматизации.

Вид отображения календаря Битрикс24 - месяц

По умолчанию для календаря установлен вид отображения «Месяц», но его можно сменить на любой подходящий из доступных: «День», «Неделя» или «Расписание». У каждого из вариантов есть свои преимущества, делающие его наиболее подходящим для определенных бизнес-процессов и ситуаций.

В формате «День» отображаются события конкретного выбранного дня. Это удобно, когда в компании менеджерам приходится планировать множество мелких задач.

Вид отображения календаря Битрикс24 - день

В формате «Неделя» отображаются все события текущей недели, что в определенных ситуациях может дать лучшее представление для планирования.

Вид отображения календаря Битрикс24 - неделя

В формате «Расписание» отображаются только события, начиная с текущего времени — дни, в которые не запланировано никаких событий, отображаться не будут. По нашему мнению, это наиболее удобный вид для восприятия, поскольку позволяет сосредоточиться на задачах — такой же подход используется в календаре мобильного приложения Битрикс24.

Вид отображения календаря Битрикс24 в мобильном приложении

С настройками по умолчанию календарь сотрудника доступен другим пользователям портала — за исключением администраторов — только в режиме «Занят». Это означает, что если один пользователь решит посмотреть, что запланировано в календаре у другого пользователя, то вместо описания события он увидит пометку «Занят» и время. При необходимости в настройках можно дать разрешение определенных действий, — например, «Просмотр событий» — выбранным сотрудникам. Это может быть полезным для планирования совместных встреч с клиентами или других ситуаций, требующих взаимодействия.

Чтобы настроить права доступа, нажмите кнопку «Календари», выберите свой календарь, затем меню, — три точки / полоски, расположенные справа, — и в выпадающем списке пункт «Редактировать» → «Права доступа».

Редактирование личного календаря в Битрикс24

Теперь можно добавить сотрудников и предоставить им необходимые права.

Добавление доступа к личному календарю Битрикс24 другим сотрудникам

Типы доступа к календарю Битрикс24

Кроме этого, можно легко и быстро настроить синхронизацию календаря Битрикс24 с календарем на устройстве: ноутбуке, смартфоне. Нажмите «Синхронизировать календари», затем «Подключить другие календари», выберите iPhone или Android — откроется окно с QR-кодом, отсканировав который, можно выполнить синхронизацию с устройством. При этом, если на телефоне установлено приложение Битрикс24, то полноценный календарь корпоративного портала и так уже всегда с вами на устройстве.

image13.png

image1.png

Есть возможность подключить внешний календарь — например, Google — к своему календарю Битрикс24. Пройдите по пути «Календарь» → «Мой календарь» → «Синхронизировать календари» — откроется форма синхронизации, предлагающая подключить наиболее популярные варианты: iCloud, Office365 и Google. Чтобы выполнить синхронизацию с отличными от предложенных вариантами, нажмите ссылку «Подключить другие календари»

image11.png

image3.png

В общих настройках можно выставить различные параметры, делающие работу с календарем продуктивнее и приятнее. К примеру, есть возможность запретить приглашения в события на время, которое уже занято, или включить номера недель и скрыть отображение задач.

Параметры настроек календаря в Битрикс24

В «Календаре компании» размещаются общие события, которые затрагивают всех сотрудников — это могут быть планерки, собрания, корпоративы и другие совместные мероприятия.

Чтобы добавить событие в календарь, достаточно кликнуть по нужному дню календаря, — откроется краткая форма, — либо воспользоваться кнопкой «Добавить», расположенной в правом верхнем углу — она откроет полную форму. При этом из краткой формы можно быстро переключиться на полную, нажав на ссылку «Полная форма».

В событии можно указать название, выбрать дату и время с длительностью, настроить повторяемость: каждый день, неделю, месяц и год.

Пример настройки времени и повторяемости события в календаре Битрикс24

Если требуется — добавить участников: при выборе участника будет видна полоса занятости, которая отображает доступность сотрудника в определенное время.

Пример добавления участников события с полоской занятости в календаре Битрикс24

В дополнительных настройках можно сделать описание к событию, задать напоминание, выбрать цвет, календарь, занятость, частность — если поставить «частное», то детальная информация будет видна только вам — и элемент CRM, куда это событие следует прикрепить.

Дополнительные параметры при добавлении события в календарь Битрикс24

Календарь Битрикс24 помогает грамотно планировать рабочие процессы, не забывать про клиентов и исключать человеческий фактор в ошибках менеджеров. Плотная работа с календарями позволяет снизить число ситуаций, когда сотрудник попросту забыл и пропустил важное событие.

Мы — официальный сертифицированный партнер Битрикс24. Предлагаем услуги внедрения, настройки и переноса IT-инфраструктуры компании с других платформ в Битрикс24. Напишите или позвоните нам — проведем консультации, расскажем, как сервис может быть полезен именно для вашего бизнеса.

У вас остались какие-то вопросы?

Задайте их в форме ниже и мы обязательно с вами свяжемся!

Другие материалы по теме:

  • 12.01.2025

    Как поставить статус отпуска в Битрикс24

    Узнайте, какие штатные инструменты Битрикс24 позволяют управлять отпусками и контролировать отсутств...

    Подробнее
  • 06.01.2025

    Отдел контроля качества (ОКК) в продажах: экспертное мнение от Integrator.Digital

    Какие проблемы решает отдел контроля качества (ОКК) в продажах и нужен ли он небольшим компа...

    Подробнее
  • 17.11.2022

    Складской учет: Как навести порядок в продажах / часть 2

    В прошлой публикации мы начали разбирать возможности ведения складского учета, представленные в Битр...

    Подробнее
Оперативно и совершенно бесплатно ответим на Ваши вопросы!

Нажимая кнопку "Заказать", я даю свое согласие на обработку моих персональных данных, в соответствии с Федеральным законом от 27.07.2006 года №152-Ф3 "О персональных данных", на условиях и для целей, определенных в Согласии на обработку персональных данных.