Календарь отпусков внутри Битрикс24 помогает заранее планировать отдых сотрудников, выявлять пересечения и контролировать передачу задач и клиентских дел на время их отсутствия. В рамках доработки Битрикс24 команда Integrator.Digital создала отдельный модуль для подачи и согласования заявок, расчета доступных дней и передачи дел перед отпуском.
Пользователи получили понятный интерфейс для планирования отпуска, руководители — общую картину по подразделениям, а HR — инструменты для контроля заявок и отпускных балансов.
Как планировали отпуска раньше
До обращения в Integrator.Digital отпуска планировали в таблицах, а даты согласовывали в переписке. Информация хранилась в нескольких источниках, поэтому руководителям приходилось отдельно проверять выбранные периоды, уточнять количество доступных дней и следить за численностью сотрудников в подразделениях.
На практике это выглядело так:
-
отсутствовала общая картина по компании — сведения приходилось собирать из таблиц, сообщений и личных договоренностей;
-
пересечения обнаруживались слишком поздно — несколько сотрудников одного отдела могли выбрать одинаковые даты;
-
решения руководителей и текущие статусы заявок терялись в переписке;
-
остатки отпускных дней рассчитывались и корректировались отдельно;
-
задачи и клиентские дела отсутствующего менеджера могли остаться без ответственного.
В Битрикс24 предусмотрен стандартный график отсутствий, в котором отображаются отпуска, больничные, командировки и другие периоды. Заявление на отпуск также можно запустить через предустановленный бизнес-процесс. Однако клиенту требовалась более развитая система планирования: с самостоятельной подачей заявок, расчетом продолжительности и остатков, поиском пересечений, подготовкой графика на год и контролем передачи дел.
Как устроен календарь отпусков
Специалисты Integrator.Digital разработали специальный модуль внутри корпоративного портала. Он включает персональную страницу сотрудника, общую сводку, годовой таймлайн, календарь, реестр заявок, список сотрудников и раздел предварительного планирования.
Доступ к информации зависит от роли пользователя. Сотрудники могут просматривать свои заявки и календарь подразделения, HR — заявки, календари и отпускные балансы всех сотрудников, а также пользоваться инструментами согласования.
Модуль поддерживает ежегодные и учебные отпуска, больничные, отпуска за свой счет и другие виды отсутствий. Для каждой заявки сохраняются даты, продолжительность, статус и комментарий.
Подача и согласование заявок
При подаче заявки сотрудник указывает тип отсутствия, даты начала и окончания, а при необходимости добавляет комментарий. Продолжительность отпуска рассчитывается автоматически с учетом производственного календаря и заданных правил.
На персональной странице отображаются общее количество отпускных дней, уже использованные и запланированные дни, доступный остаток и заявки на согласовании. В отдельном блоке представлены активные заявки с датами, продолжительностью и текущим статусом.
Руководитель рассматривает запросы в разделе «Заявки». В каждой записи указаны сотрудник, подразделение, тип отсутствия, выбранный период и комментарий. Заявку можно согласовать, отклонить или изменить. После принятия решения система сохраняет ее статус и имя согласующего. Активные и рассмотренные запросы распределяются по отдельным вкладкам.
Найти нужную заявку можно по сотруднику, подразделению или причине отсутствия. Дополнительные фильтры позволяют отобрать записи по отделу и статусу.
Учет заявок в смарт-процессе
Смарт-процесс представляет собой настраиваемый раздел CRM с собственными полями и стадиями. В разработанном модуле он служит для регистрации заявок на отпуск и контроля их статусов.
Связь работает следующим образом:
-
подача заявки — автоматически создается элемент смарт-процесса с ответственным и датами отсутствия;
-
согласование или отклонение — элемент переходит на соответствующую стадию;
-
принятое решение — в карточке заявки сохраняется имя сотрудника, который ее согласовал или отклонил.
Заявки учитываются не только внутри модуля, но и в CRM. Для каждой из них сохраняются текущая стадия, ответственный и результат согласования.
Годовой таймлайн и контроль пересечений
В таймлайне периоды отсутствия сотрудников распределены по месяцам на весь год. Разные цвета обозначают ежегодные и учебные отпуска, больничные, отпуска за свой счет и другие виды отсутствий. Найти нужную информацию можно по сотруднику, подразделению, причине или статусу заявки.
Модуль автоматически определяет совпадения дат у сотрудников одного подразделения. При обнаружении пересечения он показывает участников, общий период и количество дней одновременного отсутствия.
Руководитель может заранее оценить ситуацию в отделе и при необходимости предложить другие даты. Сравнивать периоды в отдельных таблицах для этого не требуется.
На странице «Обзор» собрана общая информация по компании: количество сотрудников, заявки на согласовании, текущие отпуска и найденные пересечения. Дополнительно отображаются ближайшие отпуска, число сотрудников без отпуска продолжительностью от 14 дней и средний остаток дней на одного человека.
Календарь и учет отпускных дней
Для раздела «Календарь» подготовили годовой график по каждому сотруднику. В нем отображаются выходные и согласованные периоды отпуска. Рядом выводится краткая сводка по отпускному балансу.
Правила расчета задаются в настройках модуля. При определении продолжительности ежегодного отпуска система учитывает выходные, но исключает нерабочие праздничные дни из производственного календаря.
Раздел «Планирование» поддерживает перенос неиспользованных дней прошлых лет. На странице «Команда» HR доступны изменение отпускного баланса отдельных сотрудников и загрузка исходных данных из CSV.
Планирование отпусков
В отдельном разделе HR может заранее подготовить график отпусков на выбранный год. Для каждого сотрудника указываются даты начала и окончания, тип отпуска и количество перенесенных дней.
Продолжительность выбранного периода рассчитывается автоматически. Рядом отображается остаток, а при совпадении с уже запланированным отпуском появляется предупреждение о пересечении.
После проверки система создает заявки на выбранный год. Сформированные записи можно изменить или удалить. Раздел помогает заранее распределить отпуска внутри подразделений и скорректировать совпадающие периоды до утверждения графика.
Передача дел перед отпуском
После согласования дат сотруднику необходимо передать коллегам текущие задачи и клиентские дела. Для контроля этого этапа в модуле предусмотрели отдельный механизм.
При нажатии на пользователя в таймлайне открывается список переданных дел. В нем указаны название задачи, постановщик, исполнитель и связанные элементы CRM. В списке также отображаются задачи на передачу дел, ее подтверждение и итоговое согласование.
Руководитель может проверить, какие задачи переданы, кто назначен исполнителем и с какими сделками они связаны. Опция снижает риск того, что во время отпуска сотрудника клиентские обращения и важные поручения останутся без ответственного.
Настройка правил отпусков
В параметрах модуля можно задать базовое количество отпускных дней, минимальную продолжительность длительного отпуска, срок отправки напоминания и возможность самостоятельной отмены заявки сотрудником.
Дополнительно настраиваются:
-
пользователи с полным доступом и группы согласующих;
-
служебные и гостевые учетные записи, которые не должны отображаться в модуле;
-
тип, категория и поля смарт-процесса;
-
стадии согласования, отклонения и передачи дел;
-
нерабочие праздничные дни производственного календаря.
Добавление или перенос праздничных дней может изменить продолжительность уже запланированных отпусков. Кнопка «Пересчитать длительности» заново рассчитывает количество дней в созданных заявках по обновленному производственному календарю.
Краткие итоги
Компания перенесла планирование отпусков из таблиц и переписки в Битрикс24. Сотрудники могут подавать заявки и проверять доступное количество дней, руководители — заранее выявлять пересечения и контролировать передачу дел, а HR — следить за общим графиком и отпускными балансами.
Модуль упрощает согласование заявок, снижает риск одновременного отсутствия ключевых сотрудников и помогает не оставлять задачи и клиентов без ответственного.
Команда Integrator.Digital разрабатывает отдельные модули и расширяет стандартные возможности Битрикс24 под задачи компании. Напишите нам, если вам давно не хватает определенной функции, какой-то инструмент работает не так, как вам хотелось бы, или появилась идея, как организовать процесс лучше. Специалисты Integrator.Digital помогут реализовать нужные изменения.
