Организация коммерческого учебного центра подразумевает создание сложной внутренней структуры, регулирующей различные аспекты его деятельности. Перед руководством встает множество вопросов, решить которые сразу бывает очень сложно. Несомненно, самым лучшим вариантом было бы заранее разработать и запустить IT-инфраструктуру, обеспечивающую все нужды организации, но в жизни все бывает иначе.
Глубокая бесшовная автоматизация — это инструмент, призванный упростить и ускорить уже существующие бизнес-процессы, поэтому, если говорить об относительно небольших предприятиях, к нему прибегают в тот момент, когда компания уже сформировалась и ведет активную деятельность. До этого времени, как правило, ограничиваются более простыми программами и технологиями.
Необходимость полноценной автоматизации коммерческого учебного центра
Представляя коммерческий учебный центр, на ум приходит множество событий, — расписания занятий, семинары, встречи, вебинары, — потоки различной документации и взаимодействий. Чтобы управлять такой сложной структурой, — заполнять и вести обмен документами, взаимодействовать с учениками, организовывать учебный процесс, — требуется много времени и усилий, что выливается в дополнительные расходы на оплату труда.
При этом чем выше нагрузка, тем ниже становится эффективность ручного делопроизводства, повышается вероятность ошибок, вызванных человеческим фактором, пропадает прозрачность процессов. Немаловажно, что при таком подходе выявить ошибки на ранних этапах очень сложно и узнавать о них приходится уже от недовольных клиентов, которые не получили вовремя обучающие материалы, уведомления о важных событиях, не были проинформированы об изменениях.
Если выделить основные проблемы, то они будут звучать так:
- полностью ручной процесс планирования и проведения мероприятий;
- потери в продажах при передаче сделок между подразделениями;
- ручные рекламные рассылки.
Последний пункт сильно снижает эффективность всей рекламной кампании, которая даже с учетом грамотной стратегии упирается в отсутствие аналитики и автоматизации, не обеспечивая своевременную рассылку и формирование индивидуальных предложений, которые могут по-настоящему заинтересовать потенциального или действующего клиента.
Этапы внедрения
Аудит бизнес-процессов — один из самых ответственных этапов, от которого во многом зависит дальнейший успех использования инструментов автоматизации. На этом этапе важно выявить малейшие возможности для оптимизации и упрощения действующих в организации порядков.
Сформированное на основе аудита и требований руководства техническое задание позволяет перейти к настройке SberCRM: созданию структуры компании, разработке воронки продаж, интеграций с внешними сервисами, добавлению пользователей.
Точная донастройка и обучение персонала, — руководящий состав обучается отдельно, поскольку они будут использовать совершенно другие инструменты, — завершают интеграцию, после чего остается сопровождение и аналитика. Опционально — для получения наилучшего результата потребуется еще некоторое время отслеживать множество показателей и вносить изменения в работу платформы.
Результат от внедрения SberCRM
Единая площадка для управления бизнес-процессами коммерческого учебного центра позволила вывести показатели эффективности на новый уровень, существенно повысив их скорость и точность. Машины не ошибаются, а значит высокая скорость никак не отражается на качестве операций — в случае с ручным трудом между этими характеристиками наблюдается прямая зависимость: чем выше скорость, тем больше вероятность ошибок.
Обобщенные итоги:
- полностью автоматизирован процесс продаж;
- автоматизировано проведение мероприятий;
- повышена эффективность подразделения маркетинга;
- построена аналитика по продажам.
Клиентский сервис также претерпел существенные изменения, сделав учебный центр ближе к своим ученикам. Автоматическая рассылка уведомлений не забудет оповестить ученика о важном событии, а поздравления с днем рождения повысят лояльность действующих и закончивших обучение клиентов. В целом была автоматизирована большая часть взаимодействий с клиентами, включая документооборот как внутренний, — расписания, указы, справки, — так и внешний.
Сквозная аналитика — инструмент, необходимый для организации широких рекламных компаний с большим бюджетом. Он позволяет без опасений вкладывать деньги именно в те каналы, которые приносят реальных клиентов, приобретающих услуги, а не просто активности.
