Настройка роботов в задачах Bitrix24

При работе с задачами часто возникает потребность автоматизировать какие-либо действия с ними. Аналогично CRM, в задачах также существуют роботы и триггеры, которые позволяют настраивать различную автоматику.

Роботы могут быть настроены на следующих событиях:

• Смена стадии в виде отображения «Мой план»
• Смена стадии в проекте/группе
• Смена статуса задачи (ждем выполнения, завершена и так далее)

Триггеры могут быть настроены только для стадий вида отображения «Мой план» и в проектах.

Важно понимать, что в своем личном плане каждый сотрудник может настроить роботов персонально для себя, в отличие от статусов и стадий проектов.

Рассмотрим вариант персональной настройки роботов в виде отображения «Мой план». Например, Вы хотите уведомлять постановщика задачи, что требуются уточнению по его задаче, для этого нужно в настройках роботов кликнуть на соответствующей стадии на кнопку «Добавить», выбрать «Для сотрудника» и там «Уведомление».

В настройках робота нужно задать описание, куда также, как и в роботах CRM можно указывать различные переменные, затем указать отправителя и получателя уведомления, в данном случае это будут ответственный и постановщик соответственно. После чего нужно нажать «сохранить» и ещё раз «сохранить» уже в общем окне роботов.

После того, как Вы переведете задачу в нужную стадию, постановщику придет соответствующее уведомление в область уведомлений.

Аналогично можно сделать стадию с фамилией сотрудника и при переводе на неё автоматически менять ответственного на этого сотрудника.

В настройках робота нужно всего лишь задать нового ответственного и от чьего имени будет он изменен.

Триггеры действуют противоположно роботам, они переключают стадии задач в зависимости от внешних событий, например, при смене статуса задачи, или когда задача просрочена или почти просрочена.

Например, зададим, чтобы, когда задача будет почти просрочена, она перейдет на стадию «Сделаю сегодня».

В окне триггера меньше настроек, чем в роботе, тут можно лишь добавить условия, разрешить переходить в обратном направлении и «сохранить».

Теперь задача, когда будет почти просрочена, она передвинется автоматически на стадию «Сделаю сегодня».

Таким образом в задачах и проектах есть отличная возможность автоматизировать какие-либо рутинные действия.