Битрикс24 — полноценная платформа для управления бизнесом, предлагающая пользователям множество инструментов для организации и автоматизации процессов компании. Работа с документами — одна из базовых потребностей бизнеса. Битрикс24 позволяет организовать как внутренний, так и внешний документооборот организации, используя собственные возможности и штатные интеграции с популярными офисными решениями.
Система обеспечивает простое подключение к различным онлайн-офисам, если для компании удобнее использовать привычные сервисы. А для тех, кто хочет полностью отказаться от зарубежных площадок, есть Битрикс24.Документы — собственный офисный пакет, поддерживающий совместное редактирование, расшаривание по ссылке и работу с большинством основных форматов документов, презентаций и таблиц.
Краткий список возможностей штатного редактора:
- поддержка основных форматов — pptx, ppt, html, pdf, csv, txt, docx, epub, odt, rtf и др.;
- совместный доступ — над проектами могут работать несколько сотрудников одновременно;
- глубокая интеграция в систему — совместный доступ к документам поддерживается в чатах, календаре, видеозвонках и задачах;
- общий доступ — получить доступ к документу по специальной ссылке смогут любые пользователи, даже не зарегистрированные в Битрикс24.
Несмотря на широкий функционал, работа с документами не требует специальных навыков, стать уверенным пользователем можно уже после прочтения этого материала.
Как работать с документами
Основные инструменты для работы с документацией вынесены в отдельный пункт «Документы Онлайн» главного меню портала. Там отображены все документы, которые находятся в работе, а также есть возможность создать новые.
Как создать документ
Откройте портал и пройдите по пути Основное меню → «Документы Онлайн» — откроется страница, содержащая список документов, доступных вам на портале, а также меню для создания новых.
По умолчанию, документы можно сортировать по названию или активности, для изменения этих параметров необходимо нажать значок настроек панели с документами и выбрать нужные:
- ID;
- Название файла;
- Активность;
- Размер файла;
- Когда создан;
- Кто создал;
- Когда изменен;
- Кто изменил;
- Общий доступ.
Помимо списка, документы можно отображать в виде сетки и плиток — параметры сортировки в этих вариантах недоступны. Операции с документом можно выполнять из контекстного меню, — три горизонтальных полосы — вызываемого кликом по значку или ПКМ. Файл можно скачать, переименовать, удалить или поделиться им: открыть общий доступ, скопировать внутреннюю или получить публичную ссылку.
Создать новый документ можно 2 способами: с помощью кнопки «Создать документ» или путем выбора из плиток в ленте на странице.
В первом случае необходимо нажать кнопку «Создать документ», расположенную в верхнем меню, выбрать из выпадающего списка нужный редактор и формат файла. В качестве редакторов доступны:
- Битрикс24.Документы;
- Google Docs;
- Office365;
- MS Office Online;
- Программы на компьютере.
Для подключения сторонних офисных решений в них нужно авторизоваться, а для работы локально, необходимо установленное приложение Битрикс24. Выбрать предпочитаемый способ работы можно в настройках — значок шестерни, расположенный в верхнем меню. После выбора офисного приложения, необходимо выбрать формат документа: таблица, презентация или документ.
Второй способ создать документ, используя Битрикс24.Документы — воспользоваться плитками в ленте: достаточно выбрать нужную плитку, пролистывая влево и вправо с помощью колесика мыши или навигационных стрелок на странице. В этой же ленте размещены плитки, позволяющие открыть готовый документ, в том числе и размещенный вне Битрикс24. Доступны варианты:
- Открыть с компьютера;
- Открыть с Битрикс24.Диска;
- Выбрать с Google Docs;
- Выбрать с Dropbox;
- Выбрать с Office365.
Как и в случае с выбором офиса для работы с документами, в сторонних решениях потребуется пройти авторизацию.
Создание документов возможно и в других разделах портала, например, в «Диск». Пройдите по пути Главное меню → «Диск» → кнопка «Добавить» → выбрать из выпадающего списка нужный вариант офисного решения и формата документа.
Кроме этого, сформировать новый документ можно при создании сообщения в ленте новостей, выбрав пункт «Создать документ», расположенный над полем ввода текста, а затем указать требуемый формат: таблицу, документ, презентацию.
Как отредактировать, сохранить и распечатать документ
Для редактирования документа достаточно открыть его для просмотра и выбрать соответствующий пункт меню. Пройдите по пути Главное меню → «Документы Онлайн» и выберите нужный документ, воспользовавшись полем поиска или сортировкой по подходящим характеристикам: название файла, кто создал, когда создал, кто изменил, активность и так далее.
После того как документ откроется, необходимо выбрать редактирование, нажав соответствующий пункт меню.
В появившемся списке, если необходимо, указать требуемый офисный редактор, — Google Docs, Битрикс24.Docs и т.д. — а затем внести правки. Все правки будут отображены в режиме реального времени и внесены в сохраненный документ, в том числе и локальный, размещенный на компьютере, если в программе Битрикс24 включена синхронизация.
Редактирование в сторонних сервисах выполняется в отдельном окне, подключение происходит с помощью штатного коннектора, пользователю достаточно авторизоваться и выдать стандартное разрешение на передачу данных «Bitrix24 Connector». Выбрать определенный сервис можно через пункт «Еще» → «Редактировать» → «Нужный сервис».
Изменения, внесенные при помощи облачных сервисов, необходимо зафиксировать в Битрикс24 — это можно сделать, нажав кнопку «Сохранить» во всплывающем окне, которое появляется во время перехода в сторонний сервис. Отредактированный файл будет загружен на портал.
Чтобы распечатать материал, нажмите соответствующую иконку в меню документа, после того, как откроете его — она выполнена в виде схематичного изображения принтера. Появится привычное окно подготовки документа к печати. В этом же меню расположен значок, позволяющий сохранить файл локально на ПК.
Как отправить клиенту и удалить документ
Работа с документами в Битрикс24 организована таким образом, чтобы учитывать все привычные инструменты пользователей, ранее использовавших для ведения документации другие системы. Возможность расшарить или удалить документ относится к базовым и реализована в Битрикс24 максимально просто.
Публичный доступ предусматривает создание ссылки, пройдя по которой любой пользователь, даже не зарегистрированный в Битрикс24, сможет просматривать, а при необходимости и вносить изменения в документ. Ссылке можно задать такие характеристики, как:
- по времени — период работоспособности ссылки;
- пароль — пользователю придется вводить пароль для доступа к документу;
- разрешить редактирование — если отметить этот пункт, то прошедший по ссылке пользователь сможет вносить правки в документ.
Чтобы установить публичный доступ, откройте документ и выберите «Настройки доступа» → «Публичный доступ».
Удалить документ можно из контекстного меню самого файла, например, находясь в разделах «Документы Онлайн» или «Диск». Откройте контекстное меню — три горизонтальных черты — и выберите «Удалить».
Совместная работа с документами
Совместная работа с документами позволяет работать с файлом одновременно нескольким сотрудникам, а в случае публичного доступа — приглашенным пользователям, не имеющим регистрации в Битрикс24. Количество сотрудников, которые смогут одновременно редактировать документ, зависит от тарифного плана Битрикс24.
Откройте документ и выберите «Настройки доступа» → «Поделиться с сотрудниками». В открывшемся окне добавьте сотрудников и выставите нужные права — им будет отправлено оповещение, после чего они смогут работать с файлом.
Краткие итоги
Битрикс24 — гибкая система, которая непрерывно развивается, предлагая пользователям все новые инструменты в рамках доступа одной площадки. Возможности портала удовлетворяют потребности как малых, так и крупных компаний, предоставляя клиентам собственные решения и простую интеграцию со сторонними сервисами.
Если вы заинтересовались Битрикс24 — позвоните или напишите нам. У нас большой опыт внедрения и доработки системы под конкретные нужды пользователя, разработки сайтов, приложений, интеграций с другими платформами. Мы сможем ответить на все ваши вопросы.
