Электронный документооборот (ЭДО) — современный способ организации работы с документацией, подразумевающий обмен цифровыми версиями документов вместо их бумажных аналогов. Под определение ЭДО подходит как обычная внутренняя документация компании, так и полноценная автоматизация, способная заменить бумажные копии при взаимодействии с контрагентами — такой электронный документооборот называют юридически значимым.
Для придания юридической значимости, — как и в традиционных документах, — используется подпись, но не привычная, а электронная. Есть несколько видов электронной подписи:
- простая электронная подпись (ПЭП) — задействует систему паролей и кодов, позволяющих понять факт подтверждения определенным лицом, например, код из СМС;
- неквалифицированная электронная подпись — используется в специальном программном обеспечении, не требующем сертификации, для придания ей юридической значимости необходимы дополнительные соглашения между участниками ЭДО;
- квалифицированная электронная подпись — используется с сертифицированным программным обеспечением, обладает юридической силой без дополнительных соглашений.
Для запуска внутреннего документооборота компании можно использовать любые решения, но для ЭДО, позволяющего без ограничений вести деятельность с внешними организациями, потребуется внедрение юридически значимого электронного документооборота и применения квалифицированной электронной подписи.
Как работает документооборот в Битрикс24
Битрикс24 — система для управления бизнесом, предоставляющая пользователю все необходимые инструменты, в том числе и для работы с документами. Корпоративный портал позволяет реализовать большое количество сценариев работы с использованием как встроенного функционала, так и простой интеграции с внешними сервисами.
К примеру, для организации внутреннего ЭДО достаточно штатных возможностей, обеспечивающих базовые операции с документами: создание, редактирование, загрузка и выгрузка, хранение и согласование.
Примерный алгоритм для:
- создания — встроенные инструменты позволяют создать файл документа вручную, воспользоваться шаблонами или загрузить из внешнего хранилища;
- хранения — хранить можно в карточках или на диске, у каждого из решений есть свои плюсы;
- согласования — документ проходит по стадиям с согласованиями, процесс может регулироваться вручную или быть автоматизирован в соответствии с событиями CRM-системы.
Для подписи документов предусмотрен инструмент «Битрикс24.Подпись» — опция, с помощью которой можно подписывать юридически значимые документы прямо на портале и сразу отправлять контрагентам.
Битрикс24 предлагает пользователям собственный текстовый редактор «Документы Онлайн», включающий функционал совместного редактирования, — поддерживаются .docx, .doc, .xlsx, .xls, .pptx, .ppt, — и базовые операции: создание, редактирование, переименование, удаление, сохранение, скачивание, публичный доступ.
Для тех, кто привык к сторонним решениям, есть штатные интеграции с внешними редакторами, позволяющие работать в привычных условиях: Google Docs, MS Office Online, Office 365 или программы, установленные на ПК.
Плюсы и минусы цифрового документооборота
Плюсов у ЭДО значительно больше, но в любой технологии можно найти и минусы. Поскольку минусов немного, то сначала о них:
- зависимость от программного обеспечения — если в ПО случится сбой, то документооборот остановится;
- траты — внедрение и обучение сотрудников стоит денег;
- возможная несовместимость — не все компании перешли на ЭДО, при тесной работе с такими предприятиями могут возникнуть сложности.
Часть минусов, например, затраты на внедрение и обучение сотрудников, быстро компенсируются за счет существенно возросшей скорости обмена документами и экономии на курьерах, копировальной технике и расходниках для нее: бумаге, картриджах, чернилах, ПО, комплектующих — в крупных компаниях эта статья расходов может быть весьма ощутима.
Среди явных плюсов внедрения ЭДО можно выделить:
- скорость и удобство — документы не нужно носить по кабинетам для согласования и пересылать почтовыми и курьерскими службами контрагентам;
- безопасность — бумажные копии может потерять курьер или сотрудник, информация в них не защищена от посторонних глаз, а электронный документ проходит все стадии без посредников;
- простой контроль — в любой момент можно узнать статус, ответственное лицо и этапы согласования документа.
Система электронного документооборота способна выступать в качестве надежной базы для хранения документации, — при грамотной организации электронная база гораздо надежнее бумажного хранилища, — обладающей удобным поиском: любой документ можно найти за несколько секунд. Сегментирование по различным характеристикам, включая разделение по папкам, позволит без труда упорядочивать все документы компании.
Краткие итоги
Электронный документооборот — технология, способная повысить эффективность работы компании за счет сокращения сроков обмена, внесения изменений и согласования документов с контрагентами. Внутренний ЭДО положительно сказывается на скорости и качестве бизнес-процессов, — формирование различных счетов и накладных, обмен документацией между отделами и сотрудниками, — снижает количество ошибок посредством автоматизации внесения данных и грамотного использования шаблонов.
Битрикс24 позволяет организовать как внутренний, так и внешний ЭДО, упростив работу с документами, сделав ее быстрой и безопасной. Если вы решили внедрить в компании электронный документооборот — напишите или позвоните нам. Мы можем проконсультировать по всем связанным с ЭДО вопросам и реализовать проект любой сложности.
