Наша компания уже много лет занимается внедрением Битрикс24, и со временем у нас сформировался определенный алгоритм действий, который позволяет выполнить работу в короткие сроки и при этом реализовать все пожелания заказчика. В этой статье мы расскажем о том, как проходит весь процесс и почему клиенты всегда остаются довольны.
Подготовка
На этапе подготовки мы стараемся максимально взаимодействовать с заказчиком, чтобы преобразовать все его желания, выраженные простым языком, в будущие возможности CRM-системы. Предварительная аналитическая работа — это очень важный этап, и самый сложный для заказчика: чем более полную информацию он предоставляет, тем меньше придется потом дорабатывать и вносить изменения.
Предпроектное обследование состоит из нескольких шагов, направленных на понимание бизнес-процессов организации, и задач, которые предстоит решить с помощью внедрения Битрикс24.
В первую очередь мы структурируем требования заказчика и производим полный анализ проекта: поставленные цели, требования, индивидуальные особенности. Очень важно полностью понять требования, поэтому вопросы задаются по несколько раз в разной интерпретации — часто бывает, что в этой ситуации мы выглядим для клиента глупыми. Случается, что ему начинает казаться, что мы его не слышим и не понимаем — это, конечно, не так. Мы просто хотим убедиться, что правильно поняли желание заказчика, а он, в свою очередь, смог его точно сформулировать и не забыть важные детали.
После этого начинается моделирование бизнес-процессов. Это помогает точно понять их устройство, принцип работы и назначение, прежде чем автоматизировать. С этой целью процессы визуализируются с использованием системы условных обозначений — мы используем модель бизнес-процессов BPMN (Business Process Model and Notation), так как она достаточно функциональна и понятна даже для неспециалистов. Готовые визуализации мы отправляем заказчику, чтобы он смог ознакомиться и при необходимости внести свои коррективы.
Следующий шаг — создание проектной документации. Одним из основных документов является Техническое задание (ТЗ). В нем юридически закрепляются достигнутые ранее договоренности: список задач, технические характеристики, требования и описания сценариев. Из этого документа становится понятно, что нужно сделать и какой результат должен быть в итоге достигнут.
На основе технического задания формируется смета и сроки выполнения утвержденных задач. Как правило, для этого мы используем диаграмму Ганта — это популярный и распространенный метод планирования проектов, с которым знакомы большинство управленцев. Его возможностей хватает, чтобы обозначить суть работ, их длительность, сроки и стоимость.
На этом сложный для заказчика период подходит к концу. Теперь его присутствие больше не будет требоваться в таком объеме, а мы приступаем к реализации проекта.
Реализация проекта
Техническая реализация также включает в себя несколько этапов — от простого к более сложному. Это делается для того, чтобы уже в самом начале оценить пригодность проекта для решения конкретных задач, указанных в техническом задании.
Сначала разрабатывается демо-версия проекта, включающая в себя часть функционала, который будет присутствовать в конечном продукте. Обычно в демо-версию входят:
- карточки компаний;
- карточки контактов;
- сделки;
- лиды;
- воронки продаж;
- частичная автоматизация процессов.
Это позволяет выявлять ошибки на ранней стадии и оптимизировать разработку. Кроме этого, с помощью демо-версии можно понять, насколько эффективно будет справляться CRM-система с конкретными задачами.
Дальше начинается непосредственно разработка. Как мы и говорили выше — процесс идет от простого к сложному. В роли простого выступает «Минимально жизнеспособный продукт» (minimum viable product или сокращенно MVP). Его функционал позволяет выполнять лишь базовые операции, предусмотренные Битрикс24, но со временем возможности MVP будут расти, пока он не превратится в полноценный продукт, отвечающий требованиям заказчика.
Такая пошаговая разработка дает возможность уверенно наращивать функционал CRM-системы и при этом четко отслеживать различные отклонения в работе: сразу видно, на каком этапе и что пошло не так. Это упрощает поиск неисправностей и внесение правок. Кстати, не бойтесь слов «неисправности», «отклонения в работе», «ошибки» и прочих — это ведь еще этап разработки, для него это совершенно нормально. Конечный продукт будет работать как отлаженный механизм, без сбоев.
Наращивание функционала и сопровождение
После развертывания MVP и его настройки наступает фаза наращивания функционала до проектной мощности. Длительность этой фазы напрямую зависит от сложности проекта, договоренностей и других факторов. Наращивание происходит поэтапно и выглядит следующим образом:
- развертывание MVP;
- настройка: добавление сотрудников, создание организационно-штатной структуры, внедрение мессенджеров и работы с задачами;
- внедрение дополнительного функционала №1;
- отладка и тестирование;
- внедрение дополнительного функционала №2 (и так далее);
- отладка и тестирование;
- презентация заказчику, работа с замечаниями, внесение корректировок.
Важно отметить, что работать с системой можно будет уже с самого начала. Следующие этапы будут просто добавлять различные инструменты и возможности.
После этого идет обучение сотрудников работе с Битрикс24 в рамках их должностных обязанностей. Для руководителей проводится отдельное обучение по использованию функционала, недоступного рядовым менеджерам. Разрабатывается и предоставляется документация пользователя.
Поэтапная разработка и внедрение функционала позволяют безболезненно добавлять новые возможности, даже те, которые изначально не были предусмотрены в проекте. Кроме этого, заказчик может оплачивать работу по частям, по факту внедрения нового инструмента, а не сразу за весь проект.
После сдачи мы не бросаем клиента, а оказываем дальнейшее техническое сопровождение и поддержку. Это означает, что все спорные ситуации в работе системы будут решаться максимально быстро и эффективно — ведь мы уже понимаем как все устроено и работает.
Теперь вы знаете, к чему нужно готовиться, если решите внедрить Битрикс24. Как видите, ничего сложного для заказчика нет — нужно просто отвечать на вопросы и описывать пожелания простым языком. Пишите и звоните нам, если у вас остались какие-то вопросы — мы на них с радостью ответим.
