4.9
Сделаем ваш кейс успешным

Наш менеджер позвонит Вам в ближайшее время и поможет!

Кейс: Внедрение Битрикс24 для компании «Симбирские апартаменты»

Битрикс24 — отечественная CRM-система для управления бизнесом. Благодаря множеству встроенных инструментов и штатных интеграций позволяет автоматизировать и оптимизировать бизнес-процессы предприятий, работающих в самых разных отраслях. На примере этого кейса рассмотрим автоматизацию сервиса посуточной аренды — компания решила сократить расходы, повысить точность и скорость процедур, связанных с арендой, а также улучшить клиентский сервис.

Клиент и задача

В роли заказчика выступило ульяновское агентство посуточной аренды «Симбирские апартаменты» — компания вот уже почти 13 лет предлагает своим клиентам удобное жилье на время посещения города. Квартиры, доступные к аренде, полностью готовы для заселения и проживания: чистое белье, оборудованные техникой кухни и спальни.

Сдаваемые в аренду апартаменты, отвечают всем требованиям клиентов, большая часть которых становится постоянными — компания всерьез озабочена качеством оказываемых услуг. Благодаря такому подходу, бизнес активно развивается и достиг точки, когда ручное управление стало неэффективным — менеджеры перестали справляться: возникала путаница в заявках, появились частые ошибки, просроченные уведомления постояльцев.

Задачей стала автоматизация бизнес-процессов агентства, учитывающая как взаимодействие с клиентами, — в том числе и обратную связь с отзывами, — так и рекламные кампании, а также основные процессы аренды: бронирование, продление, закрытие сделки и прочие.

Решение

Поскольку требовалось автоматизировать сразу множество бизнес-процессов, а не только коммуникацию с клиентами, было решено осуществить внедрение Битрикс24 — он лучше всего подходит для решения комплексных задач. Получив согласие от заказчика, мы приступили к реализации проекта.

Технические подробности

Внешние интеграции

Выполнили с использованием вебхуков в Битрикс24 интеграцию с платформой TravelLine, затем установили и настроили интеграции с телефонией, WhatsApp, Avito, «Циан», подключили электронную почту.

image1.jpg

Автоматизация внутренних процессов

На основе универсальных списков создали базу квартир, содержащую подробную информацию о них:

  • полный адрес; 
  • номер подъезда; 
  • этаж; 
  • код домофона; 
  • пароль от Wi-Fi; 
  • ссылка на видео с инструкцией по настройке цифрового телевидения в квартире.

image6.jpg

Бизнес-процесс заполнения данных о квартире запускается автоматически при создании или изменении сделки.

Аренда

При бронировании квартиры на платформе TravelLine, в Битрикс24 автоматически создается сделка с привязанным контактом в стадии «Бронирование», со всеми параметрами брони, включая дату и время заселения и выселения. Во время создания сделки роботом, «Ответственным» автоматически назначается один из менеджеров, начавших рабочий день на портале Битрикс24.

image5.jpg

В стадию «Бронирование» добавлен бизнес-процесс, отправляющий сообщение с персонализированной CRM-формой для ознакомления и принятия договора-оферты краткосрочной аренды, заполнения паспортных данных и реквизитов для возврата гарантийного депозита. Все данные CRM-форм сохраняются в пользовательские поля в сделке. После заполнения этой CRM-формы, сделка триггером перемещается в стадию «Договор подписан».

image4.jpg

По факту заселения менеджер вручную перемещает сделку в стадию «В аренде», а через час после этого роботом клиенту отправляется сообщение с персонализированной CRM-формой «Анкета клиента», в которой он оценивает работу менеджеров, качество уборки квартиры и ряд других параметров, набор которых можно изменять при необходимости.

image3.jpg

С наступлением даты и времени выезда, сделка автоматически перемещается в стадию «Выезд» — при этом клиенту отправляется сообщение с персонализированной CRM-формой «Оценка клиента», в которой он по пятибалльной системе оценивает свое проживание.

image2.jpg

Если оценка клиента меньше пяти баллов — сделка по триггеру перемещается в стадию «Оценка ниже 5», отправляется уведомление менеджеру, чтобы он связался с клиентом и выяснил причины низкой оценки. Клиентам, поставившим оценку в пять баллов, направляется еще одно сообщение с просьбой оставить отзывы в «Яндекс», «2ГИС» и Avito.

Оповещения

Отправка сообщений арендаторам реализована с помощью мессенджера WhatsApp, а если клиент им не пользуется — писем на электронную почту. В бизнес-процесс добавлена автоматика для исключения одновременной или частой отправки сообщений, поскольку это может привести к блокировке аккаунта WhatsApp.

В день начала аренды сделка автоматически перемещается в стадию «Приветственное письмо»: в 9:00 утра роботом клиенту отправляется «Приветственное письмо», в котором указывается дата и время заезда, адрес, подъезд, этаж, код домофона. За час до вселения отправляются сообщения с «Памяткой гостя», содержащей «Правила проживания», пароль от Wi-Fi и ссылку на видеоинструкцию по настройке цифрового ТВ.

image7.jpg

По окончании срока аренды, накануне дня выселения, в 22:00, клиенту отправляется сообщение с правилами выезда, сокращенная форма этого сообщения дополнительно отправляется в день выезда в 9 часов.

Краткие итоги

Работа компании была полностью автоматизирована, что положительно отразилось на скорости и точности бизнес-процессов. Клиенты получили сервис, на который можно положиться. Дополнительные преимущества получили и руководители: доступная в режиме реального времени подробная отчетность, расширенные инструменты для контроля и управления персоналом.

Если вам понравились возможности Битрикс24 и вы решили автоматизировать бизнес-процессы своей компании — позвоните или напишите нам. У нас большой опыт внедрения Битрикс24 и его доработки, а также переноса IT-инфраструктуры компании с других платформ в корпоративный портал Битрикс24. Занимаемся проектами любой сложности и масштаба.

У вас остались какие-то вопросы?

Задайте их в форме ниже и мы обязательно с вами свяжемся!

Другие материалы по теме:

  • 12.01.2025

    Создание сайта для логистической компании А5-ЭКСПРЕСС

    А5-ЭКСПРЕСС – логистический 3PL оператор, предлагающий комплекс качественных и профессиональных услу...

    Подробнее
  • 12.01.2025

    Разработка и обновление интернет-магазина Elementlux на 1С-Битрикс

    ELEMENTLUX - это интернет-пространство, представляющее сеть элитных бутиков "Элемент роскоши&qu...

    Подробнее
  • 12.01.2025

    Разработка имиджевого сайта для Edelweiss Advisory на базе готового решения 1С Битрикс

    Edelweiss Advisory — новая и активно развивающаяся компания с офисами в Казахстане и Кыргызстане. Их...

    Подробнее
Оперативно и совершенно бесплатно ответим на Ваши вопросы!

Нажимая кнопку "Заказать", я даю свое согласие на обработку моих персональных данных, в соответствии с Федеральным законом от 27.07.2006 года №152-Ф3 "О персональных данных", на условиях и для целей, определенных в Согласии на обработку персональных данных.