В компании работает 15 человек, у которых нет опыта работы в CRM-системах. Компания состоит состоит из трех региональных отделов продаж, во главе с коммерческим директором, есть отделы развития, закупок и логистики.
Цели, озвученные представителем компании
При обращении к нам, заказчик предоставил подробное техническое задание на внедрение. Обозначенные им цели выглядели следующим образом:
-
Создать единую клиентскую базу для всех отделов, с автоматической фиксацией клиентов и истории коммуникаций, с разграничением доступа для сотрудников.
-
Выстроить работу отдела продаж по стадиям лидов и сделок, получить воронки продаж по разным сценариям и направлениям.
-
Организовать передачу клиентов между отделами продаж и менеджерами.
-
Организовать контроль обработки запросов, поступающих из разных источников (работа с холодной клиентской базой, с текущими клиентами, обработка входящих обращений, посредством телефонии, единой корпоративной почты и заказов с сайта)
-
Перенести все рабочие процессы в один интерфейс.
-
Подключение телефонии.
-
Интеграция CRM-системы с почтой.
Выполненные работы
После ознакомления с техническим заданием и выявления основных потребностей заказчика, мы порекомендовали сделать выбор в пользу облачной версии Битрикс24, тариф Стандартный. Этот вариант отлично подходит для компании средних размеров, он не требует слишком долгой и сложной настройки и дает возможность масштабироваться в краткие сроки, при необходимости.
Далее, в соответствии с техзаданием заказчика, мы выполнили базовую настройку CRM: настроены направления сделок, стадии в этих воронках, добавлены нужные поля в карточках, настроены оргструктура и уровни доступа.
Следом была сделана автоматизация воронок:
-
настроили автоматические задачи для каждого этапа воронок лидов и сделок, которые включали в себя пошаговую инструкцию с регламентом для менеджеров;
-
настроили систему уведомлений для менеджеров о новых и забытых лидах, а для руководителей - о бездействии менеджеров в работе по сделкам;
-
настроено автоматическое формирование нескольких шаблонов документов, а именно:
-
Договора поставки
-
Спецификации к договору поставки
-
Коммерческого предложения
-
Счета на оплату
Отдельной задачей была организацию работы менеджеров в группах задач:
Работа с группами позволяла руководителю лучше ориентироваться в задачах по основным направлениям деятельности, а также, более эффективно контролировать сроки выполнения работ менеджерами по каждому из направлений.
После базовой настройки и автоматизации была подключена телефония, позволяющая прослушивать телефонные разговоры менеджеров, подключены рабочие почты сотрудников, а также разработано 6 CRM-форм для сайта, которые позволили принимать заказы напрямую в Битрикс24.
Завершение работ
После того, как мы закончили настройки, было проведено полуторачасовое обучение с сотрудниками предприятия в формате zoom-конференции. Записи обучения были предоставлены заказчику вместе с текстовыми инструкциями по работе в системе и ответами на самые распространенные вопросы. Этого было достаточно для того, чтобы сотрудники полностью освоили работу в системе.
Процесс аудита и настройки системы проходил в тесном сотрудничестве с руководителями компании, благодаря чему, внедрение было сдано в срок, заказчик был удовлетворен результатом, а сотрудники смогли быстро освоить систему и оперативно приступить к работе.
Итоги
Все требования заказчика были успешно реализованы. Новая CRM-система решила все те задачи, которые стояли перед началом внедрения.
Была организована работа сотрудников с единой клиентской базой. Вся история коммуникаций с клиентами сохраняется в CRM, а система уведомлений по запланированным делам позволяет не терять заказы и поддерживать их в актуальном состоянии.
Выстроена и регламентирована работа отдела продаж, настроено взаимодействие между отделами, а все рабочие процессы теперь протекают в одном интерфейсе, что было одним из главных пожеланий заказчика.
Контроль и обработка запросов из разных источников стали максимально комфортными и быстрыми: к CRM-системе подключена телефония, почты, сайт. Все коммуникации сведены в одно место, а история взаимодействий с клиентами наглядно сохранена в нужных разделах системы.
