Настройка роботов в Bitrix24 для автоматизации задач и дел

Для того, чтобы менеджеры не забывали выполнять определенные действия на каждом этапе воронки продаж в Битрикс24, в роботах существует возможность добавлять автоматические дела и задачи.

Важно! Настройку роботов и вообще настройку CRM Битрикс24 может производить только пользователь, у которого в правах CRM стоит галочка Разрешить изменять настройки! 

Для настройки роботов в Битрикс24 можно либо открыть любую Сделку или Лид и зайти во вкладку Роботы, либо зайти в CRM - Ещё - Настройки - Роботы и бизнес-процессы - Сделки (или Лиды), затем в правом верхнем углу нужно нажать кнопку Настроить роботов.

Напротив нужной стадии в блоке Роботы нужно нажать кнопку Добавить, выбрать Для сотрудника и далее выбрать Задание, Задачу, Запланировать встречу или Запланировать звонок, в зависимости от того, что нужно создать.

Рассмотрим на примере создания задачи в Битрикс24. Для начала нужно поменять срок создания задачи на пункт Сразу и убрать галочку «после предыдущего робота», чтобы задача создалась сразу при переводе сделки в данную стадию и её создание не зависело от выполнения других возможных роботов.

Дальше можно настроить условие создания задачи, например, создавать задачу, только если в названии сделки есть слово Исходящий.

Затем нужно задать название и описание задачи, где можно применять различные переменные, например имя и фамилию контакта, привязанные к сделке.

Ответственного можно оставить по умолчанию, а вот выставить крайний срок важно, чтобы у менеджера были рамки исполнения задачи.

Важно! Автоматические задачи в Битрикс24 при создании будут отсортированы по крайнему сроку, то есть чем дальше крайний срок, тем задача будет ниже в карточке сделки.

В блоке Дополнительно можно настроить различные дополнительные параметры задачи, например добавить соисполнителей, выбрать начало и конец планируемого срока, прикрепить задачу к какому-либо проекту или оставить её в качестве персональной, выбрать наблюдателей, а также установить галочки:

• Важная задача
• Разрешить ответственному менять крайний срок
• Включить учет времени по задаче
• Принять работу после завершения задачи
• Включить задачу в отчет по эффективности

Затем нужно нажать кнопку Сохранить.

Теперь у Вас в Битрикс24 настроен робот, который будет создавать данную задачу ответственному менеджеру в тот момент, когда он передвинет сделку на данную стадию воронки продаж. У сотрудников будет меньше шансов забыть сделать важные действия при движении сделок по воронке продаж.