Настройка генерации договоров в Bitrix24

В этой статье расскажем, как самостоятельно настроить создание договоров, а также любых других документов в Битрикс24.

Битрикс24 — универсальное программное обеспечение. С его помощью можно не только систематизировать работу с клиентами, но и автоматизировать создание различных документов, таких как договоры, счета-фактуры, акты и другие, задействованные на корпоративном портале.

Работа с шаблонами позволяет минимизировать ошибки и повысить скорость работы с документами. В CRM Битрикс24 уже есть ряд встроенных макетов, которые можно использовать из коробки. Все шаблоны хранятся в формате .DOCX. Если штатные заготовки не отвечают потребностям компании, их можно отредактировать — это один из вариантов получить нужный бланк. Еще одним способом добавить требуемый шаблон является его создание на основе документа.

Для этого нужно зайти в какую-либо CRM сущность, например в сделку в Битрикс24, в правом верхнем углу нажать «Документ» и выбрать «Добавить новый шаблон»:

gen1.png

Дальше можно скачать какой-нибудь документ для примера, чтобы ознакомиться с переменными, или зайти в соответствующий раздел «Список полей»:

gen2.png

Откроется довольно внушительный список полей, которые в данном примере привязаны к сделке:

gen3.png

Соответственно можно искать параметры при помощи фильтра:

gen4.png

В этом случае можно задать поиск по телефону контакта или компании, которые привязаны к сделке. Поддерживаются пользовательские поля.

Далее нужно открыть в Microsoft Word или LibreOffice пример договора, который используется в компании, и везде, где требуется вставить нужные параметры, прописать их:

gen5.png

Например реквизиты сторон, включая печать компании, настраиваются следующим образом:

gen6.png

Чтобы добавить печать и подпись, нужно выполнить два условия. Во-первых, загрузить печать и подписи в поля своей компании в разделе настроек CRM «Реквизиты ваших компаний»:

gen7.png

Во-вторых, при генерации документа нужно отметить чекбокс «с подписями и печатью»:

gen8.png

После внесенных в шаблон правок, необходимо сохранить его в формате .DOCX и загрузить в Битрикс24:

gen9.png

После загрузки откроется карточка настроек шаблона, где нужно задать его название, привязать к сущностям, выбрать сотрудников, кому он будет доступен, привязать к стране и настроить соответствующий нумератор:

gen10.png

Можно настроить существующий нумератор или создать новый. В качестве нумерации договоров, например, использовать номер сущности CRM, к которой прикреплен шаблон, поэтому можно выбрать параметр {SELF_ID}:

gen11.png

Затем нужно сохранить загруженный шаблон, в сделке нажать «Документ» и выбрать необходимый шаблон:

gen12.png

Начнется генерация документа, которая может занять некоторое время, главное не забыть отметить чекбокс «с подписями и печатью». По окончанию появится возможность скачать договор в формате .PDF или .DOCX. Также ссылка на документ будет доступна в истории карточки сущности.

gen13.png

После генерации документа можно нажать «Редактировать документ» и поправить вручную параметры, если это необходимо:

gen14.png

Добавить в счет реквизиты второй своей компании можно, выбрав их в выпадающем списке в самом низу блока редактирования документа, — все реквизиты в полях выше обновятся автоматически:⁠

gen15.png

В итоге должно получиться примерно следующее:

gen16.jpg

Шаблоны — эффективный инструмент для организации работы с документами. Помимо сокращения времени на создание договора, счета, накладной, доверенности, акта, они позволяют избегать ошибок, свойственных для ручного заполнения, особенно, если компания ведет интенсивную работу с документацией.

У вас остались какие-то вопросы?

Задайте их в форме ниже и мы обязательно с вами свяжемся!

Другие материалы по теме:

  • 12.01.2025

    Как поставить статус отпуска в Битрикс24

    Узнайте, какие штатные инструменты Битрикс24 позволяют управлять отпусками и контролировать отсутств...

    Подробнее
  • 06.01.2025

    Отдел контроля качества (ОКК) в продажах: экспертное мнение от Integrator.Digital

    Какие проблемы решает отдел контроля качества (ОКК) в продажах и нужен ли он небольшим компа...

    Подробнее
  • 17.11.2022

    Складской учет: Как навести порядок в продажах / часть 2

    В прошлой публикации мы начали разбирать возможности ведения складского учета, представленные в Битр...

    Подробнее
Оперативно и совершенно бесплатно ответим на Ваши вопросы!

Нажимая кнопку "Заказать", я даю свое согласие на обработку моих персональных данных, в соответствии с Федеральным законом от 27.07.2006 года №152-Ф3 "О персональных данных", на условиях и для целей, определенных в Согласии на обработку персональных данных.