Настройка генерации договоров в Bitrix24

В этой статье мы расскажем, как самостоятельно настроить создание договоров в Битрикс24.

Теперь с помощью Битрикс24 вы можете не только систематизировать работу с клиентами, но и автоматизировать создание различных документов, таких как договоры, счета-фактуры, акты и прочие, которые нужны для того, чтобы соответствовать Российскому законодательству.

В сервисе Битрикс24 уже есть ряд встроенных шаблонов, которые можно использовать из коробки. Если они не подходят, то имеет смысл их удалить, чтобы они не мешали. Все шаблоны хранятся в формате DOCX.

Нужно зайти в какую-либо CRM сущность, например в сделку, в правом верхнем углу нажать «Документ» и выбрать «Добавить новый шаблон»:

gen1.png

Дальше можно скачать какой-нибудь документ для примера, чтобы ознакомиться с переменными, или зайти в соответствующий раздел «Список полей»:

gen2.png

Откроется довольно внушительный список полей, которые в данном примере привязаны к сделке:

gen3.png

Соответственно можно искать параметры при помощи фильтра:

gen4.png

В данном случае можно использовать телефон контакта или компании, которые привязаны к сделке. Также возможно использование пользовательских полей.

Далее нужно открыть в MicrosoftWordпример договора, который используется в вашей компании и везде, где требуется вставить нужные параметры, прописать их:

gen5.png

Например реквизиты сторон, включая печать компании, настраиваются следующим образом:

gen6.png

Чтобы подставились печать и подпись, нужно соблюсти два момента. Во-первых загрузить печать и подписи в поля своей компании в разделе настроек CRM «Реквизиты ваших компаний»:

gen7.png

Во-вторых нужно при генерации документа поставить галку «с подписями и печатью»:

gen8.png

После всех необходимых правок шаблона, нужно его сохранить в формате DOCXи загрузить в Битрикс24:

gen9.png

После загрузки откроется карточка настроек шаблона, где нужно задать его название, привязать его к необходимым сущностям, выбрать сотрудников, кому он будет доступен, привязать к стране и настроить соответствующий нумератор:

gen10.png

Нумератор можно настроить существующий, можно создать новый. В качестве нумерации договоров, например, можно использовать номер сущности CRM, к которой прикреплен шаблон, поэтому можно выбрать параметр {SELF_ID}:

gen11.png

В итоге нужно сохранить загруженный шаблон и в сделке нажать «Документ» и выбрать необходимый шаблон:

gen12.png

Начнется генерация документа, которая может занять некоторое время, главное не забыть поставить галочку «с подписями и печатью». После завершения, можно скачать договор в формате PDF или DOCX. Также ссылка на документ будет доступна в истории карточки сущности.

gen13.png

Также уже после генерации документа, можно нажать «Редактировать документ» и поправить вручную необходимые параметры документа:

gen14.png

Если нужно добавить в счет реквизиты второй своей компании, то можно выбрать их в выпадающем списке в самом низу блока редактирования документа. После чего все реквизиты в полях выше обновятся автоматически:

gen15.png

В итоге должно получиться примерно следующее:

gen16.jpg

У вас остались какие-то вопросы?

Задайте их в форме ниже и мы обязательно с вами свяжемся!

Другие материалы по теме:

  • 25.05.2022

    Переезд с HubSpot в Битрикс24

    Продолжаем наш короткий цикл статей, посвященных переносу данных и бизнес-процессов из иностранных CRM-систем...

    Подробнее
  • 23.05.2022

    Переезд с Zoho CRM в Битрикс24

    Зависимость бизнеса от технологий непрерывно возрастает. CRM зачастую становится первым инструментом,...

    Подробнее
  • 28.04.2022

    Переезд из Pipedrive в Битрикс24

    10 марта на официальном сайте Pipedrive появилось заявление, что они перестают оказывать услуги поль...

    Подробнее
Оперативно и совершенно бесплатно ответим на Ваши вопросы!

Нажимая кнопку "Заказать", я даю свое согласие на обработку моих персональных данных, в соответствии с Федеральным законом от 27.07.2006 года №152-Ф3 "О персональных данных", на условиях и для целей, определенных в Согласии на обработку персональных данных.