При работе с задачами часто возникает потребность автоматизировать какие-либо действия с ними. Аналогично CRM, в задачах также существуют роботы и триггеры, которые позволяют настраивать различную автоматику.
Роботы могут быть настроены на следующих событиях:
- Смена стадии в виде отображения «Мой план»
- Смена стадии в проекте/группе
- Смена статуса задачи (ждем выполнения, завершена и так далее)
Настройка триггеров
Триггеры могут быть настроены только для стадий вида отображения «Мой план» и в проектах.
Важно понимать, что в своем личном плане каждый сотрудник может настроить роботов персонально для себя, в отличие от статусов и стадий проектов.
Рассмотрим вариант персональной настройки роботов в виде отображения «Мой план». Например, Вы хотите уведомлять постановщика задачи, что требуются уточнению по его задаче, для этого нужно в настройках роботов кликнуть на соответствующей стадии на кнопку «Добавить», выбрать «Для сотрудника» и там «Уведомление».
В настройках робота нужно задать описание, куда также, как и в роботах CRM можно указывать различные переменные, затем указать отправителя и получателя уведомления, в данном случае это будут ответственный и постановщик соответственно. После чего нужно нажать «сохранить» и ещё раз «сохранить» уже в общем окне роботов.
После того, как Вы переведете задачу в нужную стадию, постановщику придет соответствующее уведомление в область уведомлений.
Аналогично можно сделать стадию с фамилией сотрудника и при переводе на неё автоматически менять ответственного на этого сотрудника.
В настройках робота нужно всего лишь задать нового ответственного и от чьего имени будет он изменен.
Триггеры действуют противоположно роботам, они переключают стадии задач в зависимости от внешних событий, например, при смене статуса задачи, или когда задача просрочена или почти просрочена.
Например, зададим, чтобы, когда задача будет почти просрочена, она перейдет на стадию «Сделаю сегодня».
В окне триггера меньше настроек, чем в роботе, тут можно лишь добавить условия, разрешить переходить в обратном направлении и «сохранить».
Теперь задача, когда будет почти просрочена, она передвинется автоматически на стадию «Сделаю сегодня».
Таким образом в задачах и проектах есть отличная возможность автоматизировать какие-либо рутинные действия.
