Смарт-процессы в Битрикс24

Битрикс24 — один из признанных лидеров русскоязычного рынка CRM-систем. Компания непрерывно разрабатывает и внедряет новый функционал, призванный обеспечить растущие потребности пользователей. Этим летом разработчики представили новый инструмент под названием «Смарт-процессы» — он позволяет создавать новые разделы CRM со своими настройками, стадиями, направлениями и пользовательскими полями, необходимыми именно для вашей деятельности.

Что такое смарт-процессы

Смарт-процессы — это решение, позволяющее выходить за рамки жестко прописанной структуры CRM-системы и создавать собственные разделы, после чего использовать их, как и стандартные: предложения, сделки и лиды. Так, к примеру, эти сущности можно прикрепить к карточкам, чем значительно повысить их информативность и эффективность.

Такая возможность была востребована и раньше, но для ее реализации приходилось использовать сторонние решения: к примеру, большой популярностью пользовались универсальные списки. В Битрикс24 обратили на это внимание и добавили такой функционал сразу в базовые возможности сервиса. Однако стоит отметить, что воспользоваться им можно только на самом старшем тарифе «Профессиональный».

Создание

Перейдите в раздел «CRM», расположенный в левом боковом меню портала, затем выберите «Смарт-процессы» и нажмите кнопку «Добавить». Откроется окно с предложением создать процесс с нуля или воспользоваться шаблонами «Все включено» и «Список». Они отличаются только наличием уже отмеченных опций, поэтому их использование влияет лишь на скорость создания, а не на итоговый результат. Для полностью самостоятельной настройки выберите вариант «С чистого листа».

smart24_1.jpg

Создание смарт процесса в Битрикс24 с чистого листа

Настройка и редактирование

При выборе варианта «С чистого листа» настройку нужно будет выполнить собственными силами. В разделе «Основные настройки» задайте название для процесса и проставьте отметки в полях с требуемых функционалом. В процесс можно добавить свои стадии, направления, роботов и так далее. Кроме этого, можно отметить графу «Делать новые направления доступными для всех» — это позволит по умолчанию выдавать права для пользователей.

Основные настройки смарт процесса в Битрикс24

Делать новые направления доступными для всех в смарт процессе в Битрикс24

Следующая вкладка «Смарт-процесс» — дает возможность добавить поля для карточки процесса. Доступны поля «Клиент», «Источник», «Реквизиты компании», «Дата начала / завершения», «Наблюдатели».

Поля карточки смарт-процесса в Битрикс24

Несмотря на такой широкий выбор, рекомендуется использовать только необходимые поля, иначе карточка будет просто перегружена ненужной информацией. В этой же вкладке настраиваются дополнительные инструменты:

  • привязка товаров каталога — позволит размещать товары в карточке;
  • использование корзины — добавляет привычный функционал корзины;
  • печать документов — можно будет сразу из карточки работать с документацией.

Во вкладке «Связи» необходимо настроить взаимодействие с основными элементами CRM-системы. Связь с другими сущностями позволяет взаимодействовать со смарт-процессами на различных этапах, объединять и расширять возможности CRM-системы.

Связи в смарт-процессе в Битрикс24

Кроме того, соотнести смарт-процесс можно и с шаблонами задач, календарями, задачами. Например, если привязать с процессу «Задачи», то при постановке задачи у вас появится возможность отмечать элементы, включенные в смарт-процесс.

Привязка к элементам в смарт-процессе в Битрикс24

Для редактирования смарт-процессов необходимо перейти в раздел «CRM» и выбрать пункт «Смарт-процессы» — откроется список с процессами. У каждого процесса слева есть кнопка, если ее нажать, то раскроется выпадающее меню со следующими пунктами:

  • редактировать — внесение правок в существующий процесс;
  • настройка полей — позволяет добавить новые поля в процесс;
  • удалить — полное удаление.

Список смарт-процессов в Битрикс24

Осталось настроить последний пункт первоначальных настроек «Показ вне CRM» — он позволит добавить отдельные пункты под смарт-процессы в главном меню. Это избавит от необходимости каждый раз заходить через «CRM / Смарт-процессы / Нужный процесс».

Пока вне CRM смарт-процесса в Битрикс24

Для этого нужно активировать пункт, затем нажать «Настроить» и задать название для раздела. Разделов можно делать сразу несколько — с этой целью внизу расположена кнопка «Добавить». После создания нужного количества разделов их нужно сохранить, нажав соответствующую кнопку.

Настройка внешнего вида карточки

Смарт-процесс готов, осталось настроить внешний вид карточки. Это можно выполнить, пройдя по пути «Смарт-процесс / Настройки (⚙ “шестеренка”)». В выпадающем меню выбираем «Настройка канбана», а затем — «Настроить карточку создания / просмотра». Процесс настройки максимально прост и заключается в проставлении отметок в нужных полях.

Настройка внешнего вида карточки смарт-процесса в Битрикс24

Варианты использования

Вариантов применения смарт-процессов огромное множество: пользователи давно пытались получить такие возможности, прибегая к сторонним решениям. К примеру, при деятельности, связанной с поиском и наймом сотрудников.

Представим ситуацию, когда вам нужно много сотрудников, у вас есть определенные требования и не так много времени. Можно усложнить задачу и добавить, что вы решили в скором времени масштабировать бизнес, поэтому кандидаты должны делиться не только на прошедших и не прошедших, но и на группу, которая в перспективе могла бы попасть в штат в будущем.

Теперь этот бизнес-процесс можно почти полностью автоматизировать, а все данные — хранить и обрабатывать в привычной CRM-системе, которая не требует переподготовки от сотрудников управления персоналом. Вот простейший процесс с минимум автоматизации, призванный решить эту задачу.

Нужно создать 2 направления: «Главное» и «Запас». В «Главном» настроить стадии:

  • кандидат найден;
  • отправка приглашения;
  • отклик на вакансию;
  • отправка тестов;
  • первое собеседование;
  • итоговое собеседование;
  • предложение работы;
  • работает (успех);
  • не работает (провал).

В «Запас» настроить стадии:

  • главное;
  • не хватает опыта;
  • не вышел на связь;
  • требует высокую оплату;
  • рассмотреть повторно (успех);
  • отказать (провал).

Настройка направлений в смарт-процессе Битрикс24

В карточке кандидата сделать нужные поля: Имя, Фамилия, Контакты и так далее — их будет необходимо заполнять менеджеру. По мере движения карточки по этапам вся информация будет накапливаться, дополняться и доступна для анализа по различным срезам, что делает ценными не только закончившиеся успехом собеседования. В завершающей стадии, если все окончилось провалом, ответственный пишет причину неудачи, и карточка переходит в «Запас». Например, если кандидат требует высокую ЗП — он переходит в «Запас / требует высокую оплату», откуда он снова может попасть на стадию «Рассмотреть повторно». В случае удачи соискатель принимается на работу.

Настройка полей в карточке смарт-процесса Битрикс24

Итоги

Смарт-процессы дают совершенно новые возможности в оформлении, автоматизации и настройке бизнес-процессов. Если вы заинтересовались, но не хотите тратить время на их изучение и настройку — обращайтесь к нам. Вам достаточно рассказать простыми словами свое видение смарт-процесса, а мы реализуем его в соответствии с вашими желаниями. Полностью настроим, запустим, объясним, как работает.

У вас остались какие-то вопросы?

Задайте их в форме ниже и мы обязательно с вами свяжемся!

Другие материалы по теме:

  • 25.05.2022

    Переезд с HubSpot в Битрикс24

    Продолжаем наш короткий цикл статей, посвященных переносу данных и бизнес-процессов из иностранных CRM-систем...

    Подробнее
  • 23.05.2022

    Переезд с Zoho CRM в Битрикс24

    Зависимость бизнеса от технологий непрерывно возрастает. CRM зачастую становится первым инструментом,...

    Подробнее
  • 28.04.2022

    Переезд из Pipedrive в Битрикс24

    10 марта на официальном сайте Pipedrive появилось заявление, что они перестают оказывать услуги поль...

    Подробнее
Оперативно и совершенно бесплатно ответим на Ваши вопросы!

Нажимая кнопку "Заказать", я даю свое согласие на обработку моих персональных данных, в соответствии с Федеральным законом от 27.07.2006 года №152-Ф3 "О персональных данных", на условиях и для целей, определенных в Согласии на обработку персональных данных.