Битрикс24 — комплексное программное обеспечение, позволяющее глубоко автоматизировать бизнес-процессы компании, в том числе и управление персоналом. Среди множества инструментов для контроля сотрудников есть и отвечающий за отпуска «График отсутствий».
Поскольку проблема распределения отпусков в большей степени касается крупных предприятий, — нужно сделать так, чтобы проекты, отделы и задачи не оставались брошенными, — то инструмент доступен только на старших облачных тарифах «Профессиональный» и «Энтерпрайз», а также в коробочной редакции Б24.
Отпуска есть в любой структуре, независимо от направления ее деятельности и других условий. «График отсутствий» в Битрикс24 обеспечивает возможность грамотно рассчитывать распределение нагрузки в их период, сохраняя достаточное для выполнения текущих задач количество сотрудников.
Как понятно из названия, инструмент позволяет учитывать не только отпуска, но и любые другие отсутствия на рабочем месте, что способствует прозрачности при краткосрочном и долгосрочном планировании рабочих процессов. Кроме этого, оформление отпуска, командировки или отгула становится проще и быстрее.
Как выглядит график отпусков в Битрикс24
Пройдите по пути «Сотрудники» → «Время и Отчеты» → в выпадающем списке кликните на «График отсутствий». Откроется форма, в которой отображены все зафиксированные события.
Просматривать можно как сразу за месяц, так и за неделю или отдельный день. При этом выбранный метод отображения влияет на представленные в нем данные. Если нужно посмотреть короткие пропуски рабочего времени в несколько часов, необходимо выбрать «День», при выборе «Месяц» показываются только события длительностью от суток и более.
Чтобы быстро ознакомиться с небольшой уточняющей информацией об отсутствии, достаточно навести указатель мыши на запись — всплывет окошко с пояснением, если оно было внесено, например, «посещение офтальмолога».
Есть возможность отсортировать все элементы по типу, нажав кнопку «Типы отсутствий» и отметив нужные: отпуск ежегодный, отпуск декретный, командировка и другие. Когда требуется проверить только какой-то определенный отдел, его можно выбрать в поле «Подразделение».
Как поставить отпуск в Битрикс24
Отпуск в Битрикс24 может установить администратор портала, открыв расположенный по пути «Сотрудники» → «Время и Отчеты» → «График отсутствий» модуль.
Затем нужно нажать в верхнем правом углу «+ Добавить отсутствие», указать пользователя, который берет отпуск, и тип — в нашем случае «отпуск ежегодный». Если надо — обозначить причину, после чего установить дату начала и окончания и нажать «Добавить».
Чтобы удалить или отредактировать запись, достаточно кликнуть по событию и выбрать необходимый шаг.
Сотрудник может и сам внести данные об отсутствии в график, воспользовавшись событиями в календаре. Потребуется указать название и период, затем в поле «Занятость» из выпадающего списка выбрать пункт «Отсутствую (Занести в график отсутствий)».
Для упрощения процедуры оформления отпусков можно воспользоваться опцией «бизнес-процессы». Администратор должен настроить бизнес-процесс, расположенный по пути «Лента» → «Еще» → «Процессы» → «Заявление на отпуск».
При первой активации портал предложит указать параметры:
-
кто окончательно утверждает отпуск — директор, заместители, можно указать несколько руководителей на случай недоступности одного из них;
-
кто оформляет отпуск — бухгалтер или главный бухгалтер.
После настройки нужно зафиксировать конфигурацию, нажав кнопку «Сохранить».
Теперь сотруднику не обязательно обходить руководителей с бумажным заявлением, он может просто запустить процесс «Заявление на отпуск», указать желаемый временной период, комментарий, если необходимо, и нажать кнопку «Отправить» — процесс пойдет по цепочке руководителей, финалом которой станет ответственный за окончательное утверждение. Положительное решение автоматически перенаправит заявление в бухгалтерию для оформления.
Бизнес-процесс по оставшимся отпускным дням в Битрикс24
Если к описанному выше процессу «Заявление на отпуск» добавить некоторые изменения, его можно сделать еще более информативным и удобным, заставив автоматику самостоятельно рассчитывать количество доступных в этом году работнику отпускных дней.
Подходит для компаний, в которых сотрудники часто делят отпуск на части, а не берут целиком. В основе автоматизации лежит расчет отпускного стажа — стаж работы, позволяющий получить оплачиваемый отпуск согласно ТК РФ.
Сотрудник запускает «Заявление на отпуск», указав период — система сверяет количество запрашиваемых дней с количеством доступных:
-
оставшихся дней хватает — процесс отправляется на согласование;
-
оставшихся дней не хватает — процесс прерывается.
В обоих случаях пользователю приходит уведомление о количестве доступных дней отпуска в этом году.
Краткие итоги
Битрикс24 — универсальная система, способная упростить управление и контроль над персоналом, предлагая современные инструменты и способы автоматизации бизнес-процессов.
Позвоните или напишите нам, если считаете, что вашей компании нужны свежие решения для повышения скорости и эффективности рабочих процессов, а значит, и конкурентоспособности. Настроим текущий рабочий портал или выполним внедрение «под ключ», по запросу перенесем проекты с других платформ в Битрикс24.
