«Формы» — удобный и многофункциональный инструмент из экосистемы Google Workspace, доступный совершенно бесплатно. С его помощью можно создавать опросы, анкеты, голосования, формы для регистрации или сбора данных. Благодаря своей простоте, гибкости и интуитивно понятному интерфейсу, сервис стал незаменимым помощником в самых разных областях бизнеса.
В маркетинге его используют для проведения исследований рынка и сбора контактов для email-рассылок. В сфере HR «Гугл-формы» помогают собирать резюме, заявки на вакансии и проводить опросы о вовлеченности сотрудников. Кроме этого, его активно задействуют для регистрации на разные мероприятия: вебинары, встречи и конференции.
Среди преимуществ обычно отмечают:
-
легкость использования — не требуется специальных технических навыков, все настраивается через визуальный редактор с хорошим набором готовых шаблонов;
-
интеграцию с другими распространенными сервисами корпорации — объединение сервисов «Таблицы», «Документы» и «Диск» обеспечивают удобство совместной работы в экосистеме;
-
автоматизацию сбора и анализа информации — исключает ручной ввод данных и минимизирует риск ошибок при их обработке.
Итак, Google Формы сочетают в себе простоту использования, автоматизацию обработки сведений и удобную интеграцию с экосистемой Google, что делает их эффективным решением для создания опросов и сбора информации. Тем не менее от него лучше отказаться, и вот почему.
Требования к хранению персональных данных в России
Законодательство РФ обязывает операторов хранить ПД российских граждан на серверах, расположенных в пределах страны. Поэтому компании, использующие Google Формы, сталкиваются с проблемой: серверы Google отсутствуют на территории России, если не брать в расчет Google Global Cache. В результате сведения о пользователях автоматически передаются в зарубежные дата-центры, что нарушает закон.
Недавно были внесены поправки, усиливающие правовые санкции за нарушения при обработке персональных данных. Изменения вступят в силу с 30 мая 2025 года и предусматривают значительное повышение штрафов, а также введение новых составов правонарушений.
Основные изменения
Закон увеличивает размеры штрафов за неправомерную обработку ПДн. Например, для населения они вырастут до 10-15 тысяч рублей, для госслужащих — до 50-100 тысяч рублей, а для организаций — до 150-300 тысяч рублей (против прежних 60-100 тысяч). За повторные нарушения суммы увеличиваются: для организаций они могут достигать 500 тысяч рублей.
Введена ответственность за невыполнение требований оповещать Роскомнадзор о намерении обрабатывать ПДн. Финансовое взыскание составляет от 5 до 10 тысяч рублей для населения, от 30 до 50 тысяч для должностных лиц и от 100 до 300 тысяч для организаций. Если нарушение сопровождается утечкой, суммы возрастают: для организаций — от 1 до 3 млн рублей.
Массовые утечки
Отдельные составы нарушений касаются масштабных утечек. Например, за утечку данных 1–10 тысяч субъектов организации могут оштрафовать на 3–5 млн рублей. При утечке более 100 тысяч записей штрафы достигают уже 10–15 млн рублей.
Особые категории
Обработка выделенных категорий данных — расовая принадлежность, религиозные убеждения, биометрия — карается наиболее строго. Штрафы за такие нарушения для организаций могут составлять до 20 млн рублей.
Новые правила значительно повышают ответственность операторов персональных данных, особенно в случае крупных утечек или работы с чувствительной информацией. Суммы штрафов впечатляют. Рисковать или нет, конечно, каждая компания решает самостоятельно, а мы посоветуем обратить внимание на другие инструменты.
Какие есть альтернативы?
Гугл Анкеты, несмотря на свою большую популярность, далеко не единственное решение, обладающее схожими характеристиками или, как минимум, позволяющее решать аналогичные задачи.
Яндекс.Формы
Первое, что приходит на ум — Yandex Forms: для частного использования или для бизнеса. С их помощью можно принимать заказы, обрабатывать обращения или проводить опросы среди коллег и клиентов. Для компаний, зарегистрированных на площадке, доступны дополнительные опции сервиса, ориентированные на корпоративное использование.
Допуск к Формам для бизнеса осуществляется через подключение к действующей организации в Yandex Cloud или создание новой. Пользователи, зарегистрированные в Yandex Cloud Organization, могут работать с формами, используя свои корпоративные аккаунты. Если в компании применяются различные системы управления, — Active Directory или Google Workspace, — доступ предоставляется через единую систему аутентификации (SSO).
Среди ключевых возможностей — интеграция с Tracker и Wiki, совместное редактирование форм, создание групп форм и ограничение круга лиц, работающих с формами, исключительно сотрудниками. Есть специализированные типы вопросов: «Люди», «Отделы», «Команды» и «Вики». При наличии нескольких организаций система отображает принадлежность каждой формы.
FOQUZ
Более заточенное на бизнес, а поэтому платное решение — самый дешевый индивидуальный тариф обойдется в 8 700 рублей за 3 месяца — для создания опросов, способное собирать и анализировать данные на каждом этапе взаимодействия клиента с брендом. Платформа предлагает готовые шаблоны, более 20 типов вопросов, логику и ветвление, интеграцию с Zapier и API, а также инструменты для брендирования. Опросы можно распространять через email, SMS, мессенджеры, пуш-уведомления или встроить на сайт. Автоматизация отправки и напоминаний повышает охват аудитории.
Сервис помогает измерять ключевые метрики клиентского опыта: удовлетворенность, лояльность, NPS, приверженность потребителей, их потребности и мотивацию. Это позволяет выявлять слабые места в процессах и совершенствовать продукты и сервисы. Чем больше информации собирается, тем точнее аналитика.
FOQUZ поддерживает командную работу: маркетологи исследуют точки контакта с клиентами, продакт-менеджеры получают обратную связь о продуктах, служба поддержки оптимизирует сервис, а HR-отдел улучшает взаимодействие с персоналом. Есть коробочная версия, но цена — только по запросу.
Битрикс24
Полностью отвечающий всем требованиям российского законодательства и обладающий широкими возможностями вариант замены уже доступен всем пользователям Битрикс24 — штатные CRM-формы, включенные в любой коммерческий тариф.
CRM-формы — инструмент для сбора данных от клиентов, обычно используется в виде анкеты, где пользователи могут оставить контакты, заказать товар или записаться на услугу. После внесения вся информация автоматически сохраняется в CRM-системе.
Частые сценарии использования CRM-форм включают:
-
сбор сведений — имя, телефон, адрес электронной почты, — которые передаются менеджерам для дальнейшего взаимодействия с потенциальными покупателями;
-
получение ответных реакций после оказания услуг для анализа качества работы;
-
форма обратного звонка на сайте, позволяющая посетителям оставить свой номер;
-
электронное бронирование услуги с выбором времени, специалиста и ее типа;
-
сбыт товаров и услуг через форму с возможностью оплаты;
-
размещение в соцсетях для сбора различных сведений через рекламные кампании.
Платформа предлагает готовые шаблоны для быстрого создания форм, а также настройку дизайна: фон, шрифты, стиль полей и другие элементы. CRM-формы совместимы с любыми сайтами независимо от CMS.
Краткие итоги
Законодательство РФ обязывает операторов хранить персональные данные российских граждан на серверах, расположенных в стране. Использование Google Форм в бизнесе создает серьезные риски, так как их серверы находятся за пределами России, что нарушает требования закона. С 30 мая 2025 года вступают в силу ужесточенные санкции за нарушения, включая повышенные штрафы и новые составы правонарушений.
Хорошей альтернативой является использование CRM-форм в Битрикс24 — они соответствуют законодательству и предоставляют широкие возможности для сбора данных: от обратной связи до онлайн-продаж. Платформа предлагает готовые шаблоны, настройку дизайна и совместимость с любыми сайтами.
Напишите или позвоните нам — мы настроим под потребности компании, протестируем и запустим функционал CRM-форм. Можем перенести вашу ИТ-инфраструктуру в Битрикс24 с других площадок автоматизации, сохраним бизнес-процессы и данные.
