В условиях жесткой конкуренции бизнес должен использовать любые преимущества. Одним из конкурентных преимуществ является автоматизация бизнес-процессов. Она помогает грамотно выстроить отношения с покупателем, ускорить рабочие процессы и избежать репутационных потерь из-за человеческих ошибок. Компании, работающие «по старинке», ежедневно теряют клиентов из-за забывчивости менеджеров и потерянных заявок. Чтобы не оказаться в числе таких компаний, к нам обратилась студия дизайна интерьеров The Home.
О компании
The Home — дизайн-студия с собственным складом продукции и интернет-магазином. Компания предлагает все для ремонта ванной комнаты и туалета:
-
ванны, смесители, инсталляции, унитазы, душевые кабины и наборы;
-
светильники, торшеры, трековое освещение, технический свет, светодиодные ленты;
-
отделочные материалы для стен, напольные покрытия, различные виды плитки и керамогранита;
-
стеллажи, диваны, столы, прихожие, стенки;
-
прочие товары, предназначенные для декора помещений.
Помимо проектирования дизайна и поставок материалов, компания оказывает услуги по отделке помещений и подключения сантехники. Ее специалисты выезжают к клиенту и выполняют замеры, составляют план помещения, определяют фронт работ, по желанию заказчика делают ремонт «под ключ».
Задачи и основной функционал
Основная задача, которую предстояло решить, заключалась в автоматизации рабочего процесса и взаимодействия с клиентом. Помимо базового функционала CRM, компании необходимо было реализовать поэтапное продвижение сделки по воронке, с подключением на каждом этапе нужных специалистов. Для этого требовалось настроить соответствующие этапы и распределить права доступа ответственных за реализацию, а также добавить право прикреплять сопутствующие материалы.
Клиент со своей стороны должен иметь возможность скачивать документацию (эскизы, чертежи, планы, визуализации) и давать обратную связь в личном кабинете, оценивать выполненные работы.
Как мы это сделали (поэтапно)
Мы настроили воронку таким образом, чтобы были учтены все основные этапы работы, актуальные для The Home. Определили роли и распределили права доступа на каждом из таких этапов. Подробнее это выглядит так:
Создание сделки и клиента, начало работы:
-
Менеджер создает сделку, затем привязывает к ней существующий контакт либо создает новый, затем заполняет начальные поля сделки.
-
Менеджер переводит сделку в стадию «Первый контакт» и заполняет данные формы, после чего переводит сделку в стадию «Выезд назначен» и вносит дату выезда.
-
Назначается ответственный замерщик — его роль определена как «помощник дизайнера» — он получает уведомление, содержащее информацию по выезду и последующим действиям.
Отправка доступа клиенту:
-
Клиент получает доступ в личный кабинет: пока что менеджеры отправляют доступ самостоятельно, но в ближайшее время процесс будет полностью автоматизирован.
Проведение выезда и загрузка результатов:
-
После получения уведомления помощник дизайнера выезжает на замер, по результатам которого добавляет в сделку необходимые документы: обмерный план, аудиозапись разговора, фото- и видеоматериалы.
-
Сделка переходит на следующую стадию — «Отправить в работу», ведущему дизайнеру приходит оповещение о загруженных материалах и необходимости их проверить и передвинуть сделку на стадию «Разработка проекта», указав ответственных.
Планировочное решение:
-
Ведущему дизайнеру приходит уведомление о необходимости загрузить планировочное решение, после чего отправить его главному дизайнеру, загрузив в сделку и выбрав кнопку «Опубликовать».
-
Главный дизайнер получает уведомление, и после проверки может отправить планировочное решение клиенту или вернуть на доработку ведущему дизайнеру.
-
Клиент просматривает планировочное решение и выносит свой вердикт: «Согласовано» или «Отклонено» — оповещение о решении отправляется ведущему и главному дизайнерам.
Предварительные чертежи:
-
После одобрения планировочного решения чертёжнику поступает уведомление о необходимости загрузить предварительные чертежи и отправить их на проверку ведущему дизайнеру.
-
У ведущего дизайнера появляется задача «Проверить» (по каждому чертежу в отдельности) и отправить на утверждение главному дизайнеру.
-
Главный дизайнер просматривает чертежи и отправляет их на утверждение клиенту или возвращает на доработку: сразу или после внесенных клиентом замечаний.
Визуализация по помещениям:
-
Ведущий дизайнер получает уведомление о необходимости загрузить техническое задание на визуализацию, загружает ТЗ и указывает ответственного визуализатора.
-
Визуализатор, получив техническое задание, приступает к выполнению: в бизнес-процессах появляется задача, где визуализатор должен загрузить визуализацию.
-
Загруженные материалы направляются на проверку главному дизайнеру для согласования, после чего система автоматически отправит их на утверждение клиенту.
Итоговые чертежи:
-
После утверждения клиентом визуализации, чертёжнику потребуется выполнить и загрузить итоговые чертежи, которые по очереди пройдут проверку у ведущего и главного дизайнера.
-
После всех проверок итоговые чертежи направляются клиенту, а затем, после согласования клиентом, сделка переходит на этап «Итоговый дизайн-проект».
-
Ответственные стороны согласовывают итоговый дизайн-проект и публикуют его для клиента.
Результат
Дизайн-студия The Home получила в свое распоряжение мощный инструмент автоматизации, позволяющий контролировать все этапы сделки, централизованно работать с документами и сопутствующими материалами. Сотрудники видят свои роли и четко понимают задачи, следят за сроками, исполнением, решениями по доработке и одобрению — все сосредоточено в одном месте, нет необходимости использовать сторонние программы и мессенджеры.
Если вы хотите внести четкий порядок в бизнес-процессы своей компании, сократить сроки выполнения заказов и повысить эффективность работы — напишите или позвоните нам. Современные IT-решения позволяют уменьшить расходы и оптимизировать рабочие процессы.
