Кейс: перенос облачного корпоративного портала Битрикс24 в коробочную редакцию и последующая его кастомизация под конкретные сценарии использования компании.
Кратко о заказчике
ООО «Вивасити» — крупное предприятие, оказывающее комплексные услуги по установке и обслуживанию технических устройств для обеспечения безопасности: охранные и пожарные сигнализации, видеонаблюдение, системы допуска. Проекты сдаются «под ключ» — организация берет на себя весь цикл внедрения от проектирования до запуска и последующего сопровождения.
В последние годы ООО «Вивасити» показывала уверенный рост, среди ее клиентов появились большие торговые центры, банковские структуры, объекты транспортной системы. Все это привело к необходимости внесения изменений в работу портала, что и послужило поводом для обращения к нам.
Ознакомившись с требованиями, мы предложили руководству компании перенести Битрикс24 из облака на собственный сервер, поскольку облаченная редакция ограничена в возможностях кастомизации. После согласия мы приступили к реализации проекта переноса и последующей доработки.
Зачем нужно было переносить
Битрикс24 — программное обеспечение, способное предложить необходимые инструменты для управления бизнесом компаниям, ведущим любой вид деятельности. При этом несмотря на то, что «облако» относительно недавно было серьезно реорганизовано и предлагает мощности, сравнимые с коробочной редакцией Битрикс24, возможности кастомизации, тонкой настройки и интеграций с внешними сервисами у него немного скромнее.
В чем заключалась проблема
Компания накопила много клиентов с большим количеством объектов. Причем на одном объекте могут одновременно быть установлены и пожарная сигнализация, и охрана, и видеонаблюдение — это сотни датчиков, десятки камер, пульты, оборудование и так далее. Части клиентов — например, какой-то организации — могло принадлежать сразу несколько объектов, расположенных в разных локациях.
Вести учет всего оборудования, контрольных и гарантийных сроков эксплуатации, соответствий правовым нормам, а также принимать и обрабатывать заявки на ремонт или модернизацию, становилось невероятно сложно.
Ввиду особенностей системы и изначального подхода к организации ведения учета, все объекты и заявки сохранялись в CRM-систему в виде отдельных сущностей, что приводило к беспорядку с Контактами и Компаниями — не было привязки заявок или объектов, состоящих под наблюдением, к определенному заказчику. Разобраться с этой проблемой и стало основной задачей.
Что было сделано
Проект включал в себя 2 основных этапа: перенос корпоративного портала на сервер компании и последующая кастомизация Битрикс24 под непосредственные потребности.
Сложности:
- объем — свыше 350 Гб данных было накоплено за время работы;
- ограниченный срок — перенос нужно было выполнить за 3 дня.
Задача трудная, но выполнимая, поскольку мы заранее подготовились и разработали собственный мигратор, позволяющий перенести данные облачного портала в коробочную редакцию.
Битрикс24 перестал оказывать штатную услугу по переезду из облака в коробку, выполнить перенос портала привычными средствами не получится. Для переноса мы воспользовались собственной разработкой, позволяющей сохранить и в последующем развернуть в коробке все данные, используемые в облаке.
После переезда мы протестировали работу портала, выполнили необходимые для привычной работы интеграции, подключили ее к платформам, используемым в компании.
Кастомизация
Основной мотив, который преследовала компания — систематизировать, упорядочить и упростить работу с заявками, сделав ее удобной и понятной. В облачной версии Битрикс24 все данные хранились разрозненно, без привязки, автоматизировать работы с ними было очень сложно — менеджеры просто запускали поиск по CRM-системе и самостоятельно искали нужную информацию.
Чтобы исправить ситуацию, мы вынесли всю смежную информацию — за исключением непосредственно сущностей — за пределы системы и объединили ее в списки:
- информация по объекту — тип, юридическое или физическое лицо, ответственные, контактные лица, адрес;
- заявки на обслуживание — причина и дата вызова, кто поехал на вызов, отчет о проделанной работе и так далее.
Данные, добавленные в первый список, — информация по объекту, — требовали оптимизации: очистки и приведения к унифицированному виду. Поскольку менеджеры заносили ее вручную, было много дублей, опечаток, ошибок. Исправить силами сотрудников такой массив данных было бы сложно, поэтому нашли другой выход — выполнили интеграцию с сервисом DaData и прогнали данные из списка через него. На выходе получились точные адреса, правильные телефоны, имена и даже геокоординаты. Удалили дубли.
Дополнительные преимущества этой интеграции отразятся на дальней дистанции: теперь при внесении адреса, он будет автоматически корректироваться сервисом, что позволит избежать в будущем засорения CRM мусорными данными. Кроме этого, появилась карта, на которой отображаются объекты — можно заранее посмотреть удобный подъезд и другие сведения.
Еще одним важным изменением стала установка написанного нами расширения, функционал которого заключается в том, что он добавляет в карточки контактов и компаний связанные данные — в нашем случае «Заявки» и «Объекты».
Менеджеру больше не нужно никуда переходить и ничего вручную искать — все связанные с контактом или компанией заявки видны в интерфейсе. Это не просто сокращает время, но и позволяет быстро оценить взаимоотношения с клиентом, поскольку доступна сразу вся история взаимодействий с ним: работы, услуги, обращения.
Краткие итоги
Переезд из облака в коробку — сложная и трудоемкая задача, требующая как серьезного опыта, так и обычной внимательности к самым мелким деталям. Мы сохранили все данные клиента, систематизировали и унифицировали их, исключили дальнейшее внесение некорректных сведений — адреса, реквизиты, e-mail — сделали работу с ними быстрой и удобной. Задача, поставленная клиентом, полностью решена.
Если вашей компании не хватает интеграций и возможностей, предлагаемых облачной версией Битрикс24, мы можем перенести данные в коробочную редакцию и настроить ее работу в соответствии с потребностями бизнеса, которым вы управляете. Для этого мы разработали собственный инструмент, который непрерывно развиваем и совершенствуем. Напишите или позвоните нам — проведем консультацию, ответим на все интересующие вопросы.
