К нам обратилась компания "НеоДекор", которая занимается производством эксклюзивной мебели и интерьеров. Им требовалось рассчитать себестоимость на изготовление конструкторской документации сложных объектов с многоэтапной реализацией, а также автоматизировать создание бухгалтерских документов.
На момент обращения в нашу компанию, они лишь приблизительно оценивали свои трудозатраты на этапе проектирования. Часто получалось, что этап проектирования затягивался и проект оказывался вне бюджета.
Для решения этой задачи нужно было анализировать трудозатраты на каждом из этапов. Для фиксирования и анализа этапов проекта использовался модуль «Проекты и задачи» Битрикс24.
Так как проекты и задачи в Битрикс24 могут анализировать затраченное время конкретного специалиста, этих данных оказывалось недостаточно для формирования полной картины финансовых затрат на этапе проектирования.
Все косвенные затраты и финансовые показатели хранились в УПП клиента. В связи с этим стало очевидно, что для точного расчета себестоимости проектов необходимо передавать данные о трудозатратах специалистов в 1С УПП, где уже производить финансовые расчеты исходя из стоимости рабочих часов конкретных сотрудников.
После того, как все расчеты на стороне 1С произведены, их необходимо передавать обратно в портал Битрикс24 в виде цифр и записывать в пользовательские поля задач. После чего на основе этих данных на стороне Битрикс24 строились отчеты с графиками, где были отражены не только себестоимости проектов в целом, но и финансовые затраты на конкретные задачи.
Так как вся финансовая информация по проектам содержится в сделках в CRM, то требовалось сделать автоматический расчёт авансовых платежей, чтобы эти данные использовать при автоматической генерации документов. Эта задача была реализована при помощи настройки бизнес-процессов в CRM.
Менеджеру достаточно было ввести начальные данные в пользовательские поля, такие как адрес доставки, рабочие сроки, размер авансового, промежуточного и финального платежей в процентах, а бизнес-процесс автоматически рассчитывал суммы платежей и НДС, который входил в эти суммы.
После того, как все расчеты в сделке были произведены, менеджер нажимал на кнопку «Документ» и выбирал шаблон договора, который мы предварительно разработали и загрузили в систему. После чего все данные из сделки и реквизитов компании, связанной с этой сделкой, подставлялись в договор и менеджер мог его распечатать, подписать и отправить клиенту.
Важные моменты при постановке задач
Штатный режим работы, когда проектировщики будут сами нажимать кнопку «начать учет моего рабочего времени»1. Руководитель отдела, когда ставит задачу проектировщику, должен обязательно поставить в настройках галочку «учет времени», и назначить ответственного.
Также, если он хочет проконтролировать выполнение работы при завершении задачи, нужно поставить галку
2. Ответственный проектировщик, когда начинает работать с данной задачей, нажимает кнопку «начать учет моего рабочего времени».
в Битрикс24 начинает тикать таймер:
3. Ответственный проектировщик, когда хочет приостановить работу над данной задачей и заняться другой, то он должен нажать кнопку «на паузу». Таймер по этой задаче тикать перестанет.
4. Возобновление работы над задачей происходит аналогично пункту 2.
5. Ответственный проектировщик, когда хочет завершить работу над данной задачей, должен нажать кнопку «завершить». Тогда задача перейдет в статус «завершена» или «ожидает контроля».
6. Руководитель отдела, который является постановщиков задачи, получит уведомление о завершении задачи, и если она требует контроля, может одобрить её или вернуть в работу.
Достигнутые результаты
На основе финансовой аналитики конкретных задач были выявлены самые неэффективные задачи. После чего был принят ряд управленческих решений, позволивших повысить рентабельность этапа проектирования до 26%.
Был автоматизирован процесс создания документов, что упростило работу менеджеров и свело к минимуму вероятность появления ошибок в документах.
