CRM Битрикс24 показывает воронку продаж — сделки, стадии, суммы, ответственных и историю коммуникаций. Руководитель видит, сколько сделок в работе и на каком этапе они находятся.
Однако из стандартных отчетов нельзя понять, ведется ли по каждой сделке регулярный исходящий контакт. Она может находиться в активной стадии, но фактически по ней давно не было звонка или сообщения со стороны менеджера.
При большом количестве открытых сделок это становится проблемой управления. Невозможно ежедневно просмотреть каждую карточку и проверить дату последнего контакта. В результате часть сделок остается без движения, при этом формально они продолжают числиться в работе.
Все это отражается на показателях:
-
увеличивается средний срок закрытия сделки;
-
часть клиентов теряет интерес из-за пауз в коммуникации;
-
руководитель получает неполную картину реальной загрузки менеджеров.
Для того чтобы сделать контроль активности системным, нами был разработан модуль ежедневного автоматического мониторинга сделок — с проверкой даты последнего исходящего контакта по каждой позиции и формированием сводных показателей по сотрудникам.
Архитектура и логика
Решение реализовано для коробочной версии Битрикс24 с использованием Bitrix Framework D7. Логика вынесена в отдельный модуль и не затрагивает стандартные механизмы CRM. Расчетные данные сохраняются в Highload-блоках — это позволяет не нагружать основные таблицы сделок и хранить историю показателей отдельно.
В основе — агент, запускающийся по расписанию один раз в сутки. Он выполняет аудит всех сделок, попадающих в заданный период анализа.
Глубина анализа
В отчете предусмотрена настройка глубины анализа. Руководитель указывает количество дней — например, 14 — и система проверяет сделки, созданные в пределах этого периода. Архивные и устаревшие позиции в анализ не включаются, поэтому отчет отражает текущее состояние работы.
Проверка активности
Система анализирует каждую сделку из сформированной выборки и проверяет связанные с ней активности.
Используются данные из источников:
-
записи телефонии — фактически совершенные исходящие звонки менеджера клиенту;
-
сообщения из «Открытых линий», включая Telegram, WhatsApp и другие подключенные каналы.
Для каждой сделки определяется дата последнего исходящего контакта и вычисляется интервал до момента выполнения проверки. В реализованной версии установлен критерий 72 часа: если за последние три дня по сделке не зафиксировано ни исходящего звонка, ни сообщения в чатах, сделка помечается как проблемная.
Расчет показателей
После завершения ежедневной проверки система формирует сводную статистику по каждому менеджеру.
В отчете отражаются:
-
общее количество сделок в анализируемом периоде;
-
количество активных сделок;
-
количество сделок, по которым зафиксировано отсутствие исходящей активности в течение 72 часов;
-
коэффициент эффективности (Success Rate).
Идеальное значение коэффициента — 1.0. Это означает, что по всем сделкам в выбранном периоде ведется работа без просрочек активности.
Расчетные данные сохраняются в Highload-блоках, что позволяет использовать их для построения динамики показателей и отображения изменений в аналитическом разделе.
Интерфейс аналитики
Реализован отдельный раздел внутри Битрикс24 с дашбордом. В нем отображаются график динамики эффективности отдела и таблица по менеджерам с общим количеством сделок, числом активных и количеством сделок без исходящей активности.
Клик по числу проблемных сделок запускает всплывающее окно с перечнем конкретных позиций. Список подгружается порциями, поэтому корректно работает даже при выборках из 500 и более сделок.
Интерфейс содержит интерактивные элементы:
-
ФИО менеджера — открывает профиль сотрудника;
-
название сделки — открывает карточку сделки;
-
имя клиента — открывает карточку контакта или компании.
Переход выполняется напрямую из отчета, без дополнительной навигации по разделам CRM, что сокращает время на разбор конкретной ситуации и упрощает контроль.
Уведомления
После завершения ежедневного анализа система отправляет руководителю персональное сообщение в чат Битрикс24.
В нем перечисляются менеджеры, по которым выявлены сделки без исходящей активности, и указывается точное количество таких сделок по каждому сотруднику. В уведомление встроена параметризованная ссылка на отчет, открывающая его с автоматически установленным фильтром на текущую дату.
Практический эффект для бизнеса
Ежедневный автоматический аудит снимает с руководителя необходимость выборочной проверки сделок. Контроль перестает зависеть от просмотра карточек и субъективной оценки менеджеров. Показатель активности фиксируется системой и обновляется по расписанию.
Руководитель получает не только общую картину по отделу, но и конкретные сделки, по которым нарушен период контакта. Это позволяет оперативно вмешаться до того, как сделка фактически перестанет обрабатываться и перейдет в разряд потерянных.
Соблюдение регламента фиксируется в виде расчетного показателя по каждому сотруднику. Видно, по какому количеству сделок соблюден интервал контакта и где нарушены сроки — появляются точные цифры, которые можно использовать в управлении отделом.
В результате:
-
сокращается количество остановившихся сделок;
-
уменьшается риск потери клиента из-за отсутствия контакта;
-
руководитель тратит меньше времени на контроль;
-
работа менеджеров становится прозрачной.
Если вашей компании нужен системный мониторинг активности по сделкам в коробочной версии Битрикс24, обращайтесь в Integrator Digital. Мы внедрим и настроим механизм с учетом ваших потребностей и структуры отдела продаж.
