У компании есть свой отдел производства, состоящий из работников лаборатории и руководителей, которые контролируют изготовление и отгрузку продукции своим водителям, а также отдел продаж, который занимается реализацией товара и контролем доставок.
Количество сотрудников предприятия - 45 человек. Сотрудники компании ранее работали в CRM Мегаплан, но т.к. данная CRM не предоставляла достаточного количества инструментов контроля за работой с клиентами, то было принято решение сменить CRM-систему.
Цели, озвученные представителем компании
Первоначально, заказчик обратился по вопросу импорта клиентских баз в Битрикс24 с их последующей базовой настройкой для комфортной обработки заявок менеджерами.
В процессе обучения персонала работе с клиентской базой стало понятно, что требуется детальный бизнес-аудит предприятия с дальнейшей углубленной настройкой CRM под бизнес заказчика.
Цели внедрения:
-
систематизация работы и взаимодействия всех отделов в CRM-системе;
-
организация контроля работы менеджеров;
-
настройка работы с клиентской базой (формирование базы, прогрев клиентов, работа с отказами);
-
введение работников отдела производства в CRM-систему;
-
настройка базовой отчетности по продажам.
Выполненные работы
После выявления потребности заказчика и формирования техзадания мы посоветовали выбрать облачную версию Битрикс24, тариф Стандартный. Этот вариант отлично подходит для компании средних размеров, он не требует слишком долгой и сложной настройки и дает возможность масштабироваться в краткие сроки, при необходимости.
Сначала мы провели двухчасовой аудит с составлением маршрутной карты бизнес-процессов компании в программе Miro.
Далее, на основании аудита, нашим аналитиком был составлен прототип автоматизации в соответствии с требованиями заказчика и слабыми местами в бизнес-процессах. Заказчик утвердил прототип внедрения, после чего мы смогли приступить к настройке.
В первую очередь была выполнена базовая настройка CRM: настроены направления сделок, стадии в этих воронках, добавлены нужные поля в карточках, настроены оргструктура и уровни доступа.
Далее мы начали настраивать автоматизацию воронок:
-
настроили автоматические задачи для каждого этапа воронок лидов и сделок;
-
настроили систему уведомлений для менеджеров о новых и забытых лидах, а для руководителей - о бездействии менеджеров в работе по сделкам;
-
автоматизировали регламенты для менеджеров на каждой стадии, с пошаговой инструкцией, что нужно делать на данном этапе;
Отдельно была организована работа с отказниками:
В новой воронке можно было отсортировать компании по причинам отказа, выбрать сегменты для дальнейшего прогрева и возврата в работу, а руководителю стало наглядно видно, по каким причинам чаще всего уходят клиенты.
После базовой настройки и автоматизации была подключена телефония для прослушки телефонных разговоров менеджеров, а также подключены рабочие почты сотрудников.
Оставалось только настроить базовую отчетность по продажам для руководителя:
Завершение работ
После того, как мы закончили настройки, было проведено двухчасовое обучение с сотрудниками предприятия в формате zoom-конференции. Записи обучения были предоставлены заказчику вместе с текстовыми инструкциями по работе в системе и ответами на самые распространенные вопросы. Этого было достаточно для того, чтобы сотрудники полностью освоили работу в системе.
Процесс аудита и настройки системы проходил в тесном сотрудничестве с руководителями компании. Благодаря их содействию, внедрение Битрикс24 было осуществлено в максимально быстрые сроки, а заказчик остался доволен результатами.
Итоги
Все требования заказчика были успешно реализованы. Новая CRM-система решила все те задачи, которые стояли перед началом внедрения, а все проблемы предыдущей CRM были компенсированы.
Теперь четко настроен процесс распределения лидов между менеджерами с системой уведомлений для сотрудников, что позволяет не терять заявки и поддерживать их в актуальном состоянии.
Работа с клиентской базой стала проще, менеджеры стали тратить меньше времени на обработку заказов, так как теперь задачи и крайние сроки по ним ставятся автоматически, по всем запланированным делам приходят напоминания. Работа с отказниками стала более системной, что позволило больше и чаще возвращать клиентов в работу после их ухода.
Эффективность работы менеджеров стала расти, благодаря настройке системы уведомлений для руководителя и настройки отчетности по продажам.
