В условиях жесткой конкуренции бизнес должен использовать любые преимущества. Одним из конкурентных преимуществ является автоматизация бизнес-процессов. Она помогает грамотно выстроить отношения с покупателем, ускорить рабочие процессы и избежать репутационных потерь из-за человеческих ошибок. Компании, игнорирующие внедрение CRM, ежедневно теряют клиентов из-за забывчивости менеджеров и потерянных заявок. Чтобы не оказаться в числе таких компаний, к нам обратилась Онлайн-школа YOU-STUDY.RU.
YOU-STUDY.RU — компания, работающая в сфере образовательных услуг, разрабатывающая собственные обучающие курсы по разнообразной тематике и предоставляющая услуги дистанционного и очного обучения. Компания предлагает как уже готовые курсы, так и разработку кастомизированных (индивидуальных) программ обучения. Занятия проводятся в онлайн-формате, а также есть возможность проведения курсов в офлайн-формате, в Санкт-Петербурге и Москве.
Задачи и основной функционал
Основная задача, которую предстояло решить, заключалась в автоматизации рабочего процесса продаж учебных курсов и взаимодействия с клиентом. Помимо базового функционала CRM-системы, компании необходимо было реализовать две индивидуальных стадийных модели (воронки), поэтапное продвижение сделок по воронке, с подключением на каждом этапе нужных сотрудников. Для этого требовалось настроить соответствующие стадийные модели, привязать к ним автоматизации, создать и настроить ролевые модели (права доступа) ответственных за продажи. Также необходимо было создать и настроить кастомизированные виджеты, размещенные на дашбордах руководителей отделов, для отображения сквозной аналитики по сделкам, в реальном времени.
Клиент со своей стороны должен иметь возможность отправить заявку на обучение по e-mail, c веб-сайта, через Whatsapp и Telegram.
Как мы это сделали (поэтапно)
Создали для объекта Сделки две индивидуальные стадийные модели (воронки) - “Продажа готовых курсов” и “Продажа кастомизированных программ”. Настроили привязанные к стадиям Сделки автоматизации, создали ролевые модели и назначили их сотрудникам компании. Добавили необходимые дополнительные поля, настроили макеты форм создания и изменения Сделок.
Создание сделки и клиента, начало работы:
Менеджер создает сделку, затем привязывает к ней существующий контакт и компанию, либо создает новые, а затем заполняет начальные поля сделки. При этом возможно автоматическое заполнение реквизитов компании по ИНН.
Заполнив первичную информацию, менеджер переводит сделку в стадию “В работе”. При этом, автоматически ставиться задача ответственному за сделку - позвонить клиенту.
Далее менеджер проводит переговоры и в случае успеха переводит Сделку в стадию “Заполнение анкеты”. При этом автоматически, по шаблону, генерируется анкета и отправляется клиенту на указанный им e-mail. В анкету автоматически подставляются название компании и её ИНН, выбранный курс, ФИО и контакты ответственного менеджера.
При получении заполненной анкеты, менеджер переводит сделку на стадию “Подготовка договора”. На этой стадии стадии менеджер добавляет в Сделку слушателей. При этом поля “Количество слушателей” и “Общая сумма сделки” считаются и заполняются автоматически, по формулам, в соответствии с числом добавленных в сделку слушателей. Если общая сумма сделки превышает 5000000 рублей - автоматически отправляется уведомление руководителю ответственного за сделку.
После заполнения данных о слушателях, менеджер прямо из Сделки генерирует договор по заранее шаблону, на основании заполненных в сделке данных, подписывает со своей стороны и отправляет его клиенту для подписи.
Далее сделка перемещается в стадию “Договор подписан”. При этом автоматически создается задача - приложить к сделке скан-копию подписанного обеими сторонами договора. После завершения данной задачи менеджером, сделка автоматически перемещается в стадию успешного завершения. Далее сделка передается в другой отдел, для оплаты и организации обучения. Этот процесс реализуется вне CRM.
Результат
Онлайн-школа YOU-STUDY.RU получила в свое распоряжение мощный инструмент автоматизации, позволяющий контролировать все этапы сделки, централизованно работать с заявками клиентов, документами и сопутствующими материалами. Сотрудники видят свои роли и четко понимают задачи, следят за сроками, исполнением, решениями по доработке и одобрению — все сосредоточено в одном месте, нет необходимости использовать сторонние программы и мессенджеры.
Если вы хотите внести четкий порядок в бизнес-процессы своей компании, сократить сроки выполнения заказов и повысить эффективность работы — напишите или позвоните нам. Современные IT-решения позволяют уменьшить расходы и оптимизировать рабочие процессы.
