Роботизация бизнеса (или RPA, от «robotic process automation») — инструмент Битрикс24, который помогает автоматизировать рутинные процессы без привлечения программиста. Для работы RPA используются так называемые роботы, которые выполняют необходимые действия вместо вас: отправляют письма сотрудникам, создают на них задачи, согласовывают оплату счетов. Они следуют заданному вами алгоритму, освобождая от рутины и позволяя лишь наблюдать за ходом действия.
Для автоматизации работы в Битрикс24 уже имеются бизнес-процессы. Однако для их создания и настройки приходилось использовать специализированный конструктор. RPA стал ответом на просьбы пользователей об упрощении этого инструмента. Он не заменяет уже имеющуюся функциональность, но упрощает создание небольших бизнес-процессов, вроде согласования простого отчёта.
Для роботизации бизнеса Битрикс24 впервые в мире применил концепцию канбан. Сперва создаются стадии движения процесса, а затем для каждой стадии создаются действия. Например, если мы решили автоматизировать процесс с командировками, нужно создать этапы «Утверждение командировки» и «Оплата билетов». На первом этапе мы создадим для руководства задачу утвердить командировку, а на втором — отправим счета бухгалтеру для оплаты.
Процессы запускаются всего за пару кликов или по расписанию. Вы всегда видите, на каком этапе находится бизнес-процесс, кто из сотрудников ответственен за задержку.
Роботизация бизнеса полноценно работает на бизнес-тарифах: тариф «Компания» позволяет создать неограниченное число процессов, тариф «Команда» — 5 штук. Остальные тарифы, в том числе и бесплатный, позволяют создать лишь один процесс, чтобы пользователи могли протестировать функциональность.
Посмотрите 12-минутную презентацию RPA от компании Битрикс:
Это меню содержит всего три вкладки:
Роботизация бизнеса. Здесь находятся все шаблоны бизнес-процессов, доступные для запуска. Отображаются в виде списка или карточек, отсюда можно изменять настройки процессов.
Бизнес-процессы. В этом разделе можно видеть прогресс отдельного процесса: на какой стадии сейчас находится процесс, какие задания и действия предусмотрены для каждого этапа. По стандарту стадии выводятся в виде канбана, но есть возможность переключиться на отображение в виде списка.
Все задания. Отображаются процессы, требующие вашего участия. Руководство видит задачи подчинённых, администраторы — задачи сотрудников.
Перед тем, как создавать процесс непосредственно в Битрикс24, важно заранее продумать его детали:
сколько этапов понадобится для этого процесса?
какие действия нужно будет выполнить на каждом этапе?
кто будет участником процесса?
какие нужны права доступа и кому?
Попробуйте заранее расписать процесс в текстовом редакторе или схематически нарисовать на бумаге. Это поможет сэкономить большое количество времени, так как в Битрикс вы будете вносить уже готовую информацию.
Если вы уже готовы, то переходите во вкладку «Роботизация бизнеса (RPA)» и нажимайте на «Новый процесс».э
В открывшемся слайдере указываются основные параметры:
Название процесса
Кто может запускать процесс
Поля, которые надо заполнить при запуске. Например, если вам необходимо согласовать командировку, то создайте поле типа «Деньги», чтобы руководитель мог указать выделенную вам сумму.
Кто может изменять процесс
Изображение процесса. На выбор предоставляется 7 вариантов иконок.
После сохранения настроек откроется страница «Бизнес-процессы», в которой по умолчанию будут отображаться три стадии: «Запуск», «Утверждение руководителем» и «Утверждение бухгалтером».
Настройка процесса отображается в виде канбана и состоит из трёх частей:
стадии;
задания;
роботы.
Для начала редактирования на вкладке «Роботизация бизнеса» выбираем нужный нам процесс.
По умолчанию Битрикс24 предлагает три стадии, которые можно редактировать и удалять. При необходимости можно добавлять собственные.
Для добавления нового этапа жмём на плюс, расположенный в верхней правой части любой из колонок. Рядом с ним находится иконка карандаша, нажатие на которую переводит в режим редактирования: можно изменить название и цвет колонки.
Пример использования: если необходимо согласование нескольких лиц, можно создать стадию похожие стадии для каждого из согласований.
Задания показывают, какое действие в данный момент требуется совершить ответственному: оплатить счёт, утвердить назначение, указать дату.
Нажав «Добавить задание» мы увидим четыре типа:
Утвердить или отклонить
Запросить информацию
Ознакомиться с информацией
Просто передвинуть.
Выбираем подходящий вариант.
Откроется окно создания задания, слева которого расположены две вкладки:
Основные. Здесь указываются основные параметры задания: название, текст, очередь ответственных и вид кнопки действия. В конце отмечается на какую стадию перейдёт выполненное задание.
Поля, которые надо показать. Выбираем поля, которые будут видны сотруднику, выполняющему это задание.
Пример использования: если на какой-то из стадий необходима оплата счёта, сотрудник может предоставить необходимые для бухгалтерии документы.
На канбане можно размещать не только задания, но и роботов. С их помощью помощью можно взаимодействовать и с теми сотрудниками, которые не являются ответственными за данный этап. Для добавления роботов нажмите на одноименную кнопку, расположенную справа от канбана.
Откроется окно с отображением всех возможных стадий, для каждой из которых можно добавить робота.
Пример использования: если руководитель согласовал заявление сотрудника на отпуск, то сотруднику приходит уведомление об этом.
Создать процесс может любой пользователь. Однако в случае, если необходимо предотвратить внесение изменений в процесс или потерю данных, понадобятся права доступа. Например, можно разрешить редактирование и удаление процессов только опытным администраторам Битрикс24.
Хотя роботизация бизнеса предлагает тонкую настройку прав доступа, администратору портала доступны все действия независимо от заданных настроек.
При создании процесса в разделе «Права доступа» можно указывать сотрудников, которые смогут его редактировать и удалять.
Эти права можно будет изменить позже, выбрав в меню процесса «Действия → Настроить».
Сотрудники, у которых ограниченные права на редактирование и удаление, всё равно могут просматривать полный список процессов и стадий.
При создании нового процесса в разделе «Запуск» можно указывать сотрудников, которые смогут запускать этот процесс.
Просматривать элементы могут все сотрудники. Те же сотрудники, у которых есть права на создание элементов, также могут изменять или удалять элементы.
Добавлять и видеть все комментарии могут любые сотрудники. Изменять и удалять комментарий может только его автор.
Роботизация бизнеса — гибкий и удобный инструмент Битрикс24, упрощающий рабочие процессы. Каждый сотрудник в визуальном редакторе может самостоятельно настроить нужный бизнес-процесс, автоматизировав ряд согласований и отправки документов.
Все участники процесса сразу получают всю необходимую информацию и могут мгновенно реагировать. Вся функциональность доступна не только с компьютера, но и с мобильного телефона.