Ответственные менеджеры и грамотные специалисты своего дела — это именно то, на чем основывается успех предприятия. К выбору персонала стоит подходить серьезно. Небольшие компании сталкиваются с поиском персонала значительно реже, но даже в этом случае, для того, чтобы найти подходящего кандидата, придется потратить немало усилий: особенно, если речь идет о какой-то узкоспециализированной профессии.
Чем больше компания — тем острее стоит вопрос о внедрении автоматизации поиска и найма работников. Отсутствие автоматизации и грамотной организации приводят к тому, что часть кандидатов отсеивается по различным причинам, которых можно было избежать:
- менеджер забыл перезвонить / написать соискателю;
- потерялись контакты кандидата, так как первичное общение происходило через личные аккаунты;
- назначили собеседование, но забыли оповестить всех участников / руководство;
- потеряли тестовые задания / не согласовали сроки.
В общем, человеческий фактор может привести к тому, что самые хорошие специалисты так и не смогут устроиться к вам на работу. Чтобы этого не случилось, ответственные руководители заранее автоматизируют HR-процессы. Рассмотрим подробнее на примере недавнего кейса.
Требования заказчика
Заказчик хотел получить максимальную автоматизацию всех процессов, включая некоторые смежные, например, первичное обучение и ознакомление с необходимой документацией. Готовая система должна уметь отрабатывать различные ситуации, а не состоять из простой статичной воронки, которая приводит к найму или отказу. По мере продвижения соискатель должен взаимодействовать с автоматикой, видеть свое продвижение и понимать дальнейшие действия.
Централизованное хранение всей информации по работе с кандидатами, и возможность использовать ее в статистике и отчетах. Соискатель должен иметь способ самостоятельно ознакомиться с полной информацией, необходимой для принятия решения и оценки соответствия своих навыков желаемой должности. Вакансии с подробной информацией вызывают больше доверия и позволяют отсечь ошибочные заявки.
Реализация желаний заказчика
Нам удалось успешно реализовать все пожелания заказчика и даже немного больше. В процессе обсуждения мы вносили идеи, которые были одобрены и приняты в работу. Вот что получилось в итоге.
Настройка воронки
В качестве основы мы использовали универсальные списки: они позволяют тонко настроить все необходимые этапы. Если коротко, то заявки от кандидатов падают в воронку сделок и привязываются к заявке на подбор. В сделках ведется весь процесс подбора кандидата и завершается переходом в воронку с отчетами в которых подсчитывается процент успешных прохождений собеседований кандидатами.
Заявки централизованно собираются в CRM с выбранных источников — можно подключить самые различные каналы для их сбора, включая специально разработанные лендинги. Для создания страниц можно использовать сторонние CMS, необязательно Битрикс. В конкретном примере мы использовали:
- лендинг, созданный в Битрикс24;
- интеграцию с hh.ru;
- интеграцию с электронной почтой.
По мере необходимости сюда можно легко добавлять новые каналы.
Автоматизация
Это самый важный аспект этого проекта. Нам удалось автоматизировать все этапы продвижения по воронке, не требующие человеческого участия — очного собеседования, личного знакомства с соискателем и субъективной оценки его достоинств.
Первым делом мы систематизировали работу с общей документацией компании:
- Для ознакомления кандидата с инструкциями, требованиями и должностными обязанностями мы использовали «Базу знаний» — встроенный инструмент Битрикс24, позволяющий размещать необходимые материалы на портале и предоставлять к ним разноуровневый доступ. Переход кандидата на определенный этап воронки инициирует автоматическую отправку доступа к нужным разделам с документами. Это позволяет автоматически поэтапно выдавать соискателю только нужную документацию, а работодателю не открывать сразу все карты перед теми, кто, возможно, не станет сотрудником.
- Подготовили карту инструкций, которая поможет новому работнику самостоятельно найти ответы на большую часть вопросов, возникающих после трудоустройства. В ней мы создали не только разделы с должностными инструкциями и положениями компании, но и раздел с ответами на вопросы, волнующими лично сотрудника: по каким дням проводится оплата, в какое время обед и перерыв, куда обращаться с больничным, как написать заявление на отпуск и многое другое. Новому сотруднику стало проще акклиматизироваться на рабочем месте и получить ответы на свои вопросы.
Оповещения — неотъемлемая часть грамотно отлаженного процесса. За оповещение менеджеров HR-отдела отвечают внутренние уведомления CRM-системы. Она ставит автоматическую задачу или уведомление на сотрудника HR-службы: «обработать заявку кандидата», «пригласить на собеседование», «получить решение руководителя» и другие.
Для оповещения кандидатов используется электронная почта и SMS — мы настроили автоматическую рассылку для каждой стадии сделки, в зависимости от требований. В SMS отправляются короткие уведомления, а в электронных письмах развернутые инструкции о дальнейших шагах: Здравствуйте, ____ Вы успешно прошли первый этап! В ближайшее время с Вами свяжется представитель компании и пригласит на второй тур собеседования. Не забудьте подготовить ____ и так далее. При необходимости в рассылку можно добавить различные мессенджеры и социальные сети.
Мы не стали подключать запись телефонных разговоров с претендентами, хотя такая возможность есть, и в Битрикс ее легко реализовать. Заказчик посчитал, что такой функционал ему пока не нужен.
В перспективе
Автоматизация основной документации, используемой при собеседованиях и приеме не работу. К примеру, автоматически генерировать Job Offer по результатам прохождения всех этапов. Персонализация будет происходить за счет автоматического внесения следующих данных:
- имя соискателя;
- название позиции, на которую выходит соискатель;
- описание обязанностей и инструкции;
- график выхода на работу;
- испытательный срок (если есть);
- перечень документов, необходимых для трудоустройства;
- ссылку на правила компании: одежда, система пропусков и так далее;
- контакты наставника / руководителя;
- любые другие данные.
Таким образом можно автоматизировать большую часть документооборота, связанного с наймом сотрудников. Кроме этого, необходимо сделать шаблон задачи по найму, в котором все пункты будут выполнены в виде чек-листа — это позволит наглядно отслеживать исполнение всех условий.
Итоги
По сути, модернизировать и расширять возможности системы можно до бесконечности и настолько, насколько это требуется заказчику. Создание и внедрение интерактивной базы знаний, внедрение открытой системы KPI, различные мотивации — все это может стать частью автоматизированной системы найма и первичного обучения сотрудников.
Если вы заинтересовались возможностями Битрикс и решили автоматизировать рутинные бизнес-процессы компании — позвоните или напишите нам. Мы в короткие сроки реализуем ваши идеи, выполним проект любого масштаба и сложности.
