Битрикс24 для службы HR

Ответственные менеджеры и грамотные специалисты своего дела — это именно то, на чем основывается успех предприятия. К выбору персонала стоит подходить серьезно. Небольшие компании сталкиваются с поиском персонала значительно реже, но даже в этом случае, для того, чтобы найти подходящего кандидата, придется потратить немало усилий: особенно, если речь идет о какой-то узкоспециализированной профессии.

Чем больше компания — тем острее стоит вопрос о внедрении автоматизации поиска и найма работников. Отсутствие автоматизации и грамотной организации приводят к тому, что часть кандидатов отсеивается по различным причинам, которых можно было избежать:

• менеджер забыл перезвонить / написать соискателю;
• потерялись контакты кандидата, так как первичное общение происходило через личные аккаунты;
• назначили собеседование, но забыли оповестить всех участников / руководство;
• потеряли тестовые задания / не согласовали сроки.

В общем, человеческий фактор может привести к тому, что самые хорошие специалисты так и не смогут устроиться к вам на работу. Чтобы этого не случилось, ответственные руководители заранее автоматизируют HR-процессы. Рассмотрим подробнее на примере недавнего кейса.

Требования заказчика

Заказчик хотел получить максимальную автоматизацию всех процессов, включая некоторые смежные, например, первичное обучение и ознакомление с необходимой документацией. Готовая система должна уметь отрабатывать различные ситуации, а не состоять из простой статичной воронки, которая приводит к найму или отказу. По мере продвижения соискатель должен взаимодействовать с автоматикой, видеть свое продвижение и понимать дальнейшие действия.

Централизованное хранение всей информации по работе с кандидатами, и возможность использовать ее в статистике и отчетах. Соискатель должен иметь способ самостоятельно ознакомиться с полной информацией, необходимой для принятия решения и оценки соответствия своих навыков желаемой должности. Вакансии с подробной информацией вызывают больше доверия и позволяют отсечь ошибочные заявки.

Реализация желаний заказчика

Нам удалось успешно реализовать все пожелания заказчика и даже немного больше. В процессе обсуждения мы вносили идеи, которые были одобрены и приняты в работу. Вот что получилось в итоге.

Настройка воронки

В качестве основы мы использовали универсальные списки: они позволяют тонко настроить все необходимые этапы. Если коротко, то заявки от кандидатов падают в воронку сделок и привязываются к заявке на подбор. В сделках ведется весь процесс подбора кандидата и завершается переходом в воронку с отчетами в которых подсчитывается процент успешных прохождений собеседований кандидатами.

Заявки централизованно собираются в CRM с выбранных источников — можно подключить самые различные каналы для их сбора, включая специально разработанные лендинги. Для создания страниц можно использовать сторонние CMS, необязательно Битрикс. В конкретном примере мы использовали:

• лендинг, созданный в Битрикс24;
• интеграцию с hh.ru;
• интеграцию с электронной почтой.

По мере необходимости сюда можно легко добавлять новые каналы.

Автоматизация

Это самый важный аспект этого проекта. Нам удалось автоматизировать все этапы продвижения по воронке, не требующие человеческого участия — очного собеседования, личного знакомства с соискателем и субъективной оценки его достоинств.

Первым делом мы систематизировали работу с общей документацией компании:

1. Для ознакомления кандидата с инструкциями, требованиями и должностными обязанностями мы использовали «Базу знаний» — встроенный инструмент Битрикс24, позволяющий размещать необходимые материалы на портале и предоставлять к ним разноуровневый доступ. Переход кандидата на определенный этап воронки инициирует автоматическую отправку доступа к нужным разделам с документами. Это позволяет автоматически поэтапно выдавать соискателю только нужную документацию, а работодателю не открывать сразу все карты перед теми, кто, возможно, не станет сотрудником.
2. Подготовили карту инструкций, которая поможет новому работнику самостоятельно найти ответы на большую часть вопросов, возникающих после трудоустройства. В ней мы создали не только разделы с должностными инструкциями и положениями компании, но и раздел с ответами на вопросы, волнующими лично сотрудника: по каким дням проводится оплата, в какое время обед и перерыв, куда обращаться с больничным, как написать заявление на отпуск и многое другое. Новому сотруднику стало проще акклиматизироваться на рабочем месте и получить ответы на свои вопросы.

Оповещения — неотъемлемая часть грамотно отлаженного процесса. За оповещение менеджеров HR-отдела отвечают внутренние уведомления CRM-системы. Она ставит автоматическую задачу или уведомление на сотрудника HR-службы: «обработать заявку кандидата», «пригласить на собеседование», «получить решение руководителя» и другие.

Для оповещения кандидатов используется электронная почта и SMS — мы настроили автоматическую рассылку для каждой стадии сделки, в зависимости от требований. В SMS отправляются короткие уведомления, а в электронных письмах развернутые инструкции о дальнейших шагах: Здравствуйте, ____ Вы успешно прошли первый этап! В ближайшее время с Вами свяжется представитель компании и пригласит на второй тур собеседования. Не забудьте подготовить ____ и так далее. При необходимости в рассылку можно добавить различные мессенджеры и социальные сети.

Мы не стали подключать запись телефонных разговоров с претендентами, хотя такая возможность есть, и в Битрикс ее легко реализовать. Заказчик посчитал, что такой функционал ему пока не нужен.

В перспективе

Автоматизация основной документации, используемой при собеседованиях и приеме не работу. К примеру, автоматически генерировать Job Offer по результатам прохождения всех этапов. Персонализация будет происходить за счет автоматического внесения следующих данных:

• имя соискателя;
• название позиции, на которую выходит соискатель;
• описание обязанностей и инструкции;
• график выхода на работу;
• испытательный срок (если есть);
• перечень документов, необходимых для трудоустройства;
• ссылку на правила компании: одежда, система пропусков и так далее;
• контакты наставника / руководителя;
• любые другие данные.

Таким образом можно автоматизировать большую часть документооборота, связанного с наймом сотрудников. Кроме этого, необходимо сделать шаблон задачи по найму, в котором все пункты будут выполнены в виде чек-листа — это позволит наглядно отслеживать исполнение всех условий.

Итоги

По сути, модернизировать и расширять возможности системы можно до бесконечности и настолько, насколько это требуется заказчику. Создание и внедрение интерактивной базы знаний, внедрение открытой системы KPI, различные мотивации — все это может стать частью автоматизированной системы найма и первичного обучения сотрудников.

Если вы заинтересовались возможностями Битрикс и решили автоматизировать рутинные бизнес-процессы компании — позвоните или напишите нам. Мы в короткие сроки реализуем ваши идеи, выполним проект любого масштаба и сложности.

Владимир БезюковРуководитель компании