Программа мониторинга, контроля работы сотрудников за компьютерами и учета рабочего времени персонала

Каждый руководитель хоть раз сталкивался с тем, что сотрудники не соблюдают дедлайны проектов, задачи выполняются некачественно, прибыль перестает расти, хотя на первый взгляд вроде все в порядке. Возможно, вы тоже испытывали ощущение, что контроль над процессами ускользает, а ресурсы компании расходуются впустую, но не понимали, в чем причина.

В большинстве случаев проблема кроется в том, что руководители не могут точно определить, как именно персонал использует свое рабочее время. Зачастую у главы компании также отсутствует объективная информация, которая могла бы помочь оценить реальную нагрузку на сотрудников и выявить проблемы в организации работы. Чтобы разобраться в эффективных методах управления и получить ценные инсайты по оптимизации внутренних процессов, приглашаем вас принять участие в бесплатном вебинаре «От тотального контроля к экологичной системе самоорганизации команды».

Избавиться от информационного вакуума помогают специализированные системы мониторинга активности персонала за ПК. Эти ПО фиксируют все действия сотрудников за компьютерами, помогают анализировать продуктивность, учитывать рабочее время и предотвращать утечки данных. Благодаря автоматизации процессов контроля вы не только улучшаете дисциплину в коллективе, но и получаете объективную картину того, чем заняты сотрудники в течение дня.

Лучшее решение на современном рынке — система мониторинга и оценки эффективности работы «ИНСАЙДЕР». Программа зарекомендовала себя как надежный инструмент контроля действий сотрудников и учета рабочего времени — более двух тысяч компаний по всей России активно используют ее в своей работе. Простая настройка, удобный интерфейс и мощные аналитические возможности делают «ИНСАЙДЕР» незаменимым помощником для любого бизнеса.

Какие возможности предлагает ИНСАЙДЕР

Система мониторинга деятельности сотрудников за компьютерами и смартфонами «ИНСАЙДЕР» автоматически учитывает рабочее время, делает скриншоты рабочего экрана, анализирует продуктивность, отмечает нарушения, и оформляет данные в удобные отчеты. Программа также позволяет отслеживать передвижение сотрудников по GPS, нажатия клавиш на клавиатуре, запуск программ и посещение сайтов.

Все это — лишь часть функционала «ИНСАЙДЕРа», благодаря которому руководитель сможет принимать решения на основе объективных данных и реализовать меры для повышения производительности команды и эффективности всего бизнеса. Предлагаем подробнее разобрать возможности этой многофункциональной системы.

Онлайн-мониторинг сотрудников

«ИНСАЙДЕР» позволяет руководителям видеть реальную картину активности персонала. Программа в режиме реального времени отслеживает все действия сотрудников, включая набор текста, использование приложений и посещение веб-ресурсов, что помогает выявлять неравномерную загруженность и фиксировать действия, вредящие компании.

Система также упрощает контроль удаленных специалистов и обеспечивает прозрачность их работы. Подробная статистика и наглядные дашборды позволяют оценивать трудозатраты на выполнение конкретных задач, отслеживать изменения уровня продуктивности и фиксировать отклонения в поведении сотрудников.

Автоматический учет рабочего времени

Система фиксирует время начала и окончания работы, общее количество отработанных часов, а также случаи опозданий и отвлечений. Помимо этого, «ИНСАЙДЕР» автоматически рассчитывает длительность использования программ и сайтов.

На основе собранной информации сервис формирует отчет, который отражает фактически отработанное время, соотношение продуктивной и непродуктивной активности, отклонения от графика и периоды простоя.

Табель учета рабочего времени позволяет выявить сотрудников, которые часто отвлекаются от профессиональных задач, а также тех, кто трудится сверхурочно. Полученные данные помогают справедливо рассчитывать зарплату в соответствии с реальными трудозатратами персонала, тем самым оптимизировать ФОТ и сократить расходы на премирование.

Создание снимков экрана ПК

«ИНСАЙДЕР» позволяет фиксировать все действия сотрудников за компьютером в течение рабочего дня. Специальная программа-агент, установленная на каждом рабочем ПК, в реальном времени считывает происходящее на экране и с определенной периодичностью делает скриншоты.

Перед отправкой на сервер снимки зашифровываются с помощью алгоритма AES-256, то позволяет обеспечить безопасную передачу данных. Все скриншоты хранятся в базе «ИНСАЙДЕРа», руководитель или другое уполномоченное лицо может просматривать их в любое удобное время. Особенно это выручает в спорных ситуациях, когда нужно найти примеры взаимодействия сотрудника с конкретной программой, а также расследовать нарушения информационной безопасности и трудовой дисциплины.

Анализ продуктивности сотрудников

Сервис предоставляет все необходимые инструменты для оценки эффективности персонала. Программа фиксирует время начала и окончания работы, общее количество отработанных часов, а также случаи опозданий и отвлечений, в том числе на социальные сети и другие развлекательные ресурсы.

На основе собранной информации «ИНСАЙДЕР» создает детализированные отчеты по ключевым аспектам работы сотрудников:

• Активность. В нем собраны все случаи использования приложений и веб-ресурсов в рабочее время.

• Динамика. Позволяет наглядно увидеть изменение уровня продуктивности в течение дня и понять, в какие периоды наступает пик/спад мотивации.

• Программы и сайты. Предоставляет статистику часто используемых приложений, помогает оценить целесообразность взаимодействия с теми или иными ресурсами.

• Детали дня. Отражает всю активность сотрудника в течение рабочей смены с точностью до минуты.

При необходимости можно настроить индивидуальные параметры продуктивности для отдельных сотрудников, должностей или подразделений: установить соответствующие графики работы, определить допустимые к использованию программы и сайты.

Контроль переписок с помощью кейлоггера

Кейлоггер, интегрированный в систему «ИНСАЙДЕР», представляет собой инструмент для перехвата и регистрации нажатий клавиш на рабочих компьютерах сотрудников. Он фиксирует ввод текста во всех приложениях, включая электронную почту, социальные сети, мессенджеры и офисные программы.

Руководитель может в любое время просмотреть, о чем переписываются сотрудники в конкретных программах. В случае фиксации нарушений система предоставляет скриншоты, которые позволяют выявлять случаи распускания сплетен, эскалации конфликтов в чатах, сотрудничества с конкурентами или занятия фрилансом в рабочее время.

Для более точного контроля нарушений можно настроить список ключевых слов, употребление которых система будет фиксировать как инцидент. Это может быть нецензурная лексика, названия компаний-конкурентов, имена клиентов или руководства и т. д. Также фразы можно группировать по категориям, так у вас будет возможность сразу понять, чем занимался подчиненный в конкретный момент времени.

Анализ использования программ и сайтов

С помощью «ИНСАЙДЕРа» руководители могут получать подробную информацию о том, с какими приложениями и веб-ресурсами взаимодействует персонал в течение рабочего дня и сколько времени затрачивается на каждое из них.

Все программы и сайты классифицируются на продуктивные и непродуктивные. Например, работа в офисной программе считается продуктивной, тогда как просмотр фильмов или серфинг в социальных сетях — непродуктивной деятельностью. Отчеты отображают время использования приложений согласно этим категориям, что позволяет оценить эффективность работы сотрудников.

«ИНСАЙДЕР» также предоставляет возможность самостоятельно настраивать списки продуктивных и непродуктивных ресурсов для каждой должности или отдельных сотрудников. Так, для SMM-специалистов будет нормой посещать социальные сети, тогда как для бухгалтера или программиста такое действие считается нарушением.

Анализ поисковых запросов

Благодаря этой функции руководство сможет получать подробную информацию о том, что подчиненные ищут в Яндекс и Google в течение рабочего дня. Система фиксирует введенный текст запроса, дату и время, поисковую систему и результаты выдачи.

Анализ поисковых запросов происходит в режиме реального времени, что позволяет оперативно выявлять случаи отвлечения от рабочих задач, пресекать попытки использования нежелательных ресурсов и отслеживать ввод запрещенных слов.

Создание сводки по сотрудникам

«ИНСАЙДЕР» формирует цифровое досье на каждого сотрудника и добавляет в него всю информацию о рабочей активности подчиненных: расписание смен, количество фактически отработанных часов, отклонения от графика, статистика по продуктивности, перечень нарушений, скриншоты и т. д. Данные представлены в удобном формате, что упрощает доступ к актуальным показателям сотрудников и отчетам за определенный период.

Мониторинг мобильных устройств

Система мониторинга «ИНСАЙДЕР» выгодно отличается от других ПО тем, что предлагает инструменты не только для контроля действий персонала за ПК, но и для фиксации активности специалистов с разъездным характером работы. Так, сервис использует GPS для отслеживания текущего местоположения персонала, расчета времени пребывания в конкретной точке и контроля перемещений в течение дня. Все пройденные маршруты отмечаются на карте, что позволяет наглядно увидеть отклонения от заданного пути.

Помимо этого, мобильный агент «ИНСАЙДЕР» каждую минуту делает снимки экрана смартфона, что позволяет узнать, какие мобильные приложения использует сотрудник, с кем переписывается в мессенджерах, что ищет в поисковых системах и т. д.

Система мониторинга «ИНСАЙДЕР» заслуженно занимает лидирующие позиции в отрасли благодаря своему комплексному подходу, передовым технологиям и глубокой аналитике данных. Чтобы лично испытать все преимущества мониторинга и оценить, как эта программа может улучшить показатели вашей компании, воспользуйтесь бесплатной триал-версией. А пока предлагаем рассмотреть другие решения для контроля персонала, которые обладают более узким функционалом и могут стать неплохим дополнением к имеющимся инструментам управления.

Другие виды ПО для мониторинга сотрудников

Программы бывают разными, но у большинства из-них схожий набор инструментов. Они отмечают начало рабочего дня и определяют, тратят ли специалисты время на выполнение задач или на отдых: игры, социальные сети и серфинг интернета. Также многие системы мониторинга делают фотографии экрана и формируют заполненные отчеты на основе собранных данных в виде Excel-таблиц, таймшитов, графиков и текста. Некоторые сервисы позволяют хранить карточки сотрудников, личные дела, ведомости, приказы, книги учета и другую кадровую и административную информацию.

Рассмотрим наиболее популярные виды ПО для контроля сотрудников.

Программы удаленного доступа

Одна из самых ранних методик контроля сотрудников на рабочем месте. Эти специализированные программы не предназначены для слежки, но они предоставляют доступ к ПК, включая устройства удаленного персонала.

Возможности таких сервисов довольно обширны. В теории они позволяют выполнять практически все те же действия, что и при непосредственной работе с устройством. Можно получить доступ к жесткому диску, запускать приложения, изменять настройки и даже просматривать историю активности пользователя.

Компании часто используют последнюю функцию для контроля команды. Программы для удаленного управления ПК помогают предотвратить нарушения как внутренних процессов, так и государственного законодательства, и обеспечить безопасность компании. Они позволяют не просто следить за сотрудниками, но и выявлять сложности в ходе работы, и помогать преодолеть их.

Среди популярных систем удаленного доступа — Ammyy Admin, Supremo Remote Desktop, mRemoteNG, TightVNC и Remote Utilities. Особенность этих приложений в том, что они работают в открытом режиме, и сотрудники знают о мониторинге своих действий.

Если вам нужно программное обеспечение для скрытого мониторинга, обратите внимание на лидеров рейтинга — «ИНСАЙДЕР», StaffCop и Kickidler. Все они имеют схожие функции, но первый сервис предлагает более доступные цены.

Кейлоггеры

Скрытые программы очень эффективны, потому что сотрудник не знает о наблюдении и ведет себя естественно.

Простейший шпионский софт — это keylogger (кейлоггеры). Они до сих пор популярны среди небольших компаний. Эти сервисы не следят напрямую за действиями сотрудников, но фиксируют каждое нажатие клавиш на компьютере и движения мыши. Принцип их работы прост: администратор получает файл с логами, в котором указано, что пользователь вводил на клавиатуре в течение дня. Технически шпиона можно установить так, чтобы он функционировал в фоновом режиме или маскировался под системную задачу.

Кейлоггер показывает все, что сотрудники писали в разных программах. Так руководитель может отследить, упоминают ли подчиненные какое-либо ключевое слово, например, имя клиента компании или другую информацию под NDA.

Популярные клавиатурные шпионы: Actual Spy, Revealer Keylogger Free, ArdamaxKeylogger, Spyrix Personal Monitor, All In One Keylogger, SpytechSpyAgent, Refog Personal Monitor, Elite Keylogger, Spytector.

Если вы ищете программу с расширенными возможностями мониторинга сотрудников, помимо отслеживания текста, обратите внимание на «ИНСАЙДЕР». Это многофункциональный инструмент от российских разработчиков, который фиксирует все действия пользователей за компьютером и сохраняет историю их активности на сервере.

Видеологгеры — еще один тип шпионских сервисов. Они записывают видео, прослушивают звонки или делают скриншоты рабочего стола с определенным интервалом в скрытом режиме. Техническая характеристика программы позволяет настроить ее под конкретные задачи. Руководитель получает собранные результаты в виде готового отчета, который можно скачать на ПК.

Одна из важных функций шпионского софта — создание автоматических скриншотов. Снимки экрана помогают зафиксировать все действия работника за компьютером. Программа отправляет изображения на сервер в сжатом и проиндексированном виде. Это позволяет просматривать активность сотрудника в течение всего дня, проводить профилактику нарушений и расследовать обстоятельства инцидентов.

Существуют также сервисы, которые отслеживают историю посещений сайтов, отправленные на печать или внешние носители файлы, содержимое буфера обмена и электронной почты. Самые популярные из них — NeoSpy, Real Spy Monitor и Spy Go.

Однако у перечисленных программ есть общий минус — отсутствие многопользовательского режима. Обычно их используют в личных целях для самоконтроля или в небольших коллективах. Для организаций большего размера подойдет «ИНСАЙДЕР». Разработчики предлагают разные тарифы в зависимости от количества сотрудников, а также бесплатный двухнедельный trial-период. Информацию о ценах и обзор продукта можно найти на официальном сайте.

Сервисы учета рабочего времени

EMS (Employee Monitoring Software) — это программное обеспечение, которое помогает контролировать посещаемость сотрудников, опоздания, время прихода и ухода с рабочего места. СУРВ — неотъемлемый помощник специалистов HR-отдела и проджект-менеджеров. Учет рабочего времени помогает справедливо рассчитывать и начислять зарплату сотрудникам, в том числе поденную, тем самым оптимизировать фонд оплаты труда. «ИНСАЙДЕР» при анализе данных также учитывает особенности сменных и индивидуальных графиков персонала. Помимо этого, многие системы автоматически составляют timesheet`ы и позволяют легко определить, кто действительно выполняет задачи, а кто уклоняется от дел и только создает видимость активности.

Большинство современных EMS-систем имеют одинаковый базовый набор функций:

1. Учет времени (таск-трекинг): запись статистики и составление табеля использования рабочего компьютера, в том числе включение и выключение устройства, переход в спящий режим, хронометраж дня и трудозатраты на различные задачи.

2. Статистика активности: показывает, сколько времени подчиненные проводят в разных программах.

3. Аналитика: автоматическое формирование журнала отчетов на основе собранных данных с удобными дашбордами для просмотра активности сотрудников в разные дни недели и время суток.

В «ИНСАЙДЕРЕ» и других продвинутых сервисах доступны дополнительные функции: кейлоггер, снимки экрана и уведомления. Среди похожих программ — Kickidler, Disciplina, Lanagent Enterprise, Mipko Employee Monitor и NeoSpy.

Сервисы онлайн-мониторинга сотрудников

Многие современные программы мониторинга предлагают инструменты, благодаря которым вы можете следить за действиями подчиненных на компьютере в online-режиме. Таким образом, руководитель видит, какие программы и веб-сайты открыты на устройстве сотрудника в данный момент.

DLP-системы для информационной безопасности

DLP (Data Leak Prevention) — это мощные сервисы информационной безопасности, которые создают надежный цифровой барьер вокруг компании и анализируют весь входящий и исходящий трафик. В переводе с английского термин означает «предотвращение утечки данных». Эти продукты контролируют не только передачу информации по сети, но и документы, которые сотрудники переносят на физических носителях, распечатывают на принтерах и передают через Bluetooth.

Однако покупка и обслуживание такого ПО требует значительных экономических затрат, поэтому многие компании выбирают альтернативные решения, которые также гарантируют информационную безопасность, но при этом предлагают дополнительные функции. Так, «ИНСАЙДЕР» позволяет отслеживать действия сотрудников, автоматически учитывать рабочее время, предотвращать возможные инциденты, защищать интеллектуальную собственность и обеспечивать надежную конфиденциальность сведений предприятия.

GPS-трекеры и системы слежения

Такие устройства фиксируют передвижение за пределами офиса. Это позволяет противодействовать несанкционированному доступу сотрудников в определенные зоны, или, наоборот, помочь тем, кто отклонился от заданного маршрута.

Ранее использовали GPS-маячки, с помощью которых руководство следило за движением транспорта, и GPS-браслеты. Информация с этих устройств уходила на центральный сервер, компьютер или мобильное устройство руководителя.

Многие компании также внедряют комплексные продукты, которые фиксируют вход и выход из помещения — системы контроля и управления доступом (СКУД). Они позволяют отследить рабочий график каждого сотрудника, время посещения здания, а также продолжительность обеденного перерыва. Контроль доступа осуществляется через карту, брелок или другое средство идентификации. Тем не менее, установка таких систем требует крупных финансовых вложений, из-за чего может не подойти небольшим организациям.

Сегодня владельцам малого и среднего бизнеса, которые хотят отслеживать перемещения сотрудников, не обязательно внедрять СКУД, покупать трекеры, устанавливать их в автомобили и подключать оборудование к бортовой сети. Вместо таких моделей можно использовать клиентское приложение на телефонах работников — его механизмы позволяют отслеживать их местоположение и действия с устройством в течение дня.

Среди русскоязычных программ можно отметить «ИНСАЙДЕР». Сервис фиксирует не только перемещения сотрудников на карте, но и время их пребывания в определенных местах. Благодаря этому руководитель может сравнить реальные показатели с установленными нормами и оценить, насколько ответственно разъездной персонал выполняет свои задачи.

Зачем это нужно бизнесу

Когда сотрудники выдают качественный результат, продажи растут и компания достигает стратегических целей. Система мониторинга помогает определить, какие специалисты эффективны и заслуживают денежного вознаграждения, а кому недостает мотивации и профессионализма. Программа позволяет своевременно обнаружить ошибки персонала, скорректировать стратегию управления, быстро устранить проблемы без ущерба для процессов и риска потери репутации в деловой среде. Кроме того, мониторинг предотвращает утечку информации, которая является коммерческой тайной, и помогает выявлять слабые элементы в infosec-окружении предприятия.

Классификация систем мониторинга обширна, но их внедрение несет сильные преимущества для бизнеса любого размера и направления деятельности:

1. Сотрудники четко понимают критерии достижения поставленных коэффициентов KPI, цели стратегического развития компании и возможные последствия нарушений правил безопасности. Прозрачность контроля не только обеспечивает психологический комфорт в общении между начальником и подчиненным, но также позволяет расследовать инциденты и быстро реагировать на внешние угрозы.

2. Специалистам легче соблюдать дедлайны на проектах и выдавать результат в установленные сроки без переработок. Это стимулирует рост бизнеса, повышает культуру договоренностей, регулирует нагрузку на команду, помогает завоевать доверие партнеров и расширить их круг.

3. Руководители могут выявлять потенциальных инсайдеров — под этим понятием подразумевают сотрудника или группу лиц, которые передают секретную информацию за пределы организации.

4. Контроль обеспечивает адаптивность и гибкость в отношениях между начальством и подчиненными, что стабилизирует бизнес. При внедрении грамотной концепции управлении компания быстрее реагирует на изменения рынка, легче переживает кризисы и повышает свою конкурентоспособность.

5. Мониторинг мотивирует сотрудников, стимулирует развивать навыки и заставляет соблюдать дисциплину. Заинтересованные специалисты быстрее выполняют задачи, лучше справляются с тайм-менеджментом и стремятся преуспеть в карьере. Это, в свою очередь, влияет на позиции компании и расстановку сил на рынке.

Основная цель контроля рабочих процессов — обнаружение недисциплинированных, ненадежных или неквалифицированных сотрудников. Если руководитель замечает, что специалист не справляется со своими обязанностями, он может определить причину и предпринять соответствующие предиктивные меры — например, дать ему другую роль в команде, установить систему штрафов или отправить на обучение.

Также нельзя забывать об угрозе инсайдеров и мошенников, которые похищают коммерческие ресурсы организации. Один из плюсов мониторинга персонала — минимизирование рисков непредвиденных ситуаций.

Подведем итог

Не стоит стремиться к тотальному контролю — ряд исследователей полагает, что это может привести к выгоранию, развитию синдрома самозванца, увольнениям и ухудшению моральной атмосферы в команде. Советуем отслеживать только важные для компании показатели. Прислушивайтесь к мнению сотрудников и используйте полученную информацию для улучшения условий труда и повышению уровня мотивации в коллективе.

При выборе программного обеспечения рекомендуем определиться с приоритетной целью: контроль персонала, обеспечение безопасности, диагностика потенциальных угроз или все перечисленное. Убедитесь, что продукт включен в реестр российского ПО, чтобы избежать лишних затрат и возможных проблем с обслуживанием.

Программа «ИНСАЙДЕР» создана для контроля работы сотрудников в компании. Она предлагает встроенные инструменты для мониторинга активности и производительности персонала. Сервис с функциями task- и time-tracker позволяет отслеживать время и порядок выполнения задач, а также какие приложения использует специалист в течение дня. Платформа суммирует полученные данные и формирует содержательные отчеты, которые помогают руководству увидеть полную картину работы команды, при необходимости пересмотреть порядок расчета зарплат, исправить и оптимизировать другие внутренние процессы.

Функции «ИНСАЙДЕРА» включают контроль активности на компьютере, возможность устанавливать временные ограничения, а также уведомления о событиях. Это своего рода BPMS (Business Process Management System), которая помогает оптимизировать внутренние процессы и улучшить производительность команды. Мониторинг экрана позволяет наблюдать за действиями сотрудников в режиме реального времени. Эта система дает возможность выявлять неэффективные рабочие привычки и быстро реагировать на нарушения корпоративного режима. Сервис предоставляет 14-дневный пробный период с доступом к полному набору инструментов мониторинга.