О заказчике:
Архитектурное бюро, действующее на рынке проектирования жилых, общественных и промышленных зданий. В числе выполненных работ — проектная документация жилых комплексов площадью до 150 000 м², объекты коммерческого и производственного назначения.
Компания сочетает строгие инженерные стандарты (СНиП, ГОСТ, BIM-технологии) с архитектурной выразительностью и вниманием к деталям. Подобная деятельность требует дисциплины не только на чертежах, но и в управлении.
Когда количество задач и участников проектов стало расти, стандартный функционал CRM перестал обеспечивать нужный уровень контроля. Для команды, привыкшей к точности, решение было очевидным — заказать доработку Битрикс24, чтобы CRM-система соответствовала масштабу и логике их целей.
Исходная задача
Архитектурное бюро ведет десятки параллельных проектов — от жилых комплексов до производственных объектов. Каждый включает договоры, приложения, накладные, календарные графики и множество этапов. Документы и таблицы хранятся в разных местах, а согласования идут в переписках и чатах. Со временем становится трудно понять, какая версия договора актуальна и кто отвечает за очередной шаг.
Битрикс24 уже использовался, но стандартная схема «Сделки + Задачи» не отражала реальную механику процедур. Системе не хватало связности — единого пространства, в котором все участники видят актуальные данные и могут взаимодействовать с ними напрямую.
В техническом задании заказчик четко обозначил, что стандартная CRM должна превратиться в инструмент управления проектами. Основные требования включали:
возможность прикладывать договоры и приложения и согласовывать их с несколькими участниками;
комментарии прямо в карточке сделки, чтобы обсуждения не уходили в чаты;
автоматические уведомления ответственным при загрузке файлов и смене этапа;
отображение общих приходов и расходов по договору для управленческого учета;
переработку интерфейса карточки: убрать ненужное и сверстать ее заново под проектную логику.
Отдельным пунктом заказчик указал, какие разделы должны появиться в сделке: «Общее», «ТЗ», «Стоимость», «Календарный план», «Согласование» и «Подписание». Каждая вкладка отвечала за свой участок — от загрузки договора и приложений до формирования итоговой карточки проекта с финансовыми данными и календарем. Именно на этой структуре строилось дальнейшее решение: система должна была повторять логику проектного цикла, а не привычную воронку продаж.
Как подошли к решению задачи
Команда Integrator.Digital начала с детального разбора внутренних процессов бюро. Оказалось, что согласования, платежи и календарные планы идут параллельно и никак не связаны между собой. Стандартная сделка не отражала этих зависимостей: юридические шаги, графики и финансы существовали отдельно, из-за чего терялась целостная картина проекта.
Чтобы не усложнять систему множеством автоматизаций на задачах, специалисты решили часть доработки вынести в смарт-процессы. Основная логика проекта осталась в стандартных сделках — через воронки «Продажа», «Проект», «Работы» и «Счета». А смарт-процессы использовались там, где требуется гибкость: для ведения календарного плана, расчета платежей и формирования карточки проекта. Подобный подход позволил объединить все данные в единую структуру, но при этом не перегружать портал сложными сценариями.
Перед началом разработки команда подготовила прототип карточки и блок-схему воронок. На ней отразили весь путь сделки — от загрузки договора до актирования, с автоматическими задачами, уведомлениями и назначением ответственных. После того как заказчик утвердил порядок переходов и последовательность этапов, специалисты перешли к верстке интерфейсов и настройке автоматизаций.
Практическая реализация
После утверждения схемы команда перешла к разработке. Карточка сделки стала основным рабочим пространством, где сосредоточены все этапы проектного цикла — от заключения договора до актирования. Для удобства и наглядности ее разделили на несколько вкладок, каждая из которых выполняет собственную задачу.
Вкладка «Общее». В ней собраны ключевые данные: стоимость, сроки, перечень работ, сведения о заказчике и ответственных. Здесь же добавлено окно для переписки и отметки согласующих — юрист, тендерный специалист и руководитель проекта утверждают документ, после чего сделка автоматически переходит на следующий этап.
Вкладка «Техническое задание». Раздел предназначен для загрузки и хранения всех приложений к договору. Файлы можно просматривать прямо в карточке без скачивания. При создании сделки система автоматически формирует папку проекта на Диске и связывает ее с карточкой, чтобы все документы — ТЗ, графики, чертежи и приложения — хранились в одном месте.
Вкладка «Стоимость». Показывает общую сумму договора и распределение оплат по этапам. В ней задаются типы платежей — аванс, промежуточный и итоговый, а также проценты и суммы для каждого. Эти данные связаны с платежным календарем, в котором отражаются сроки и статусы оплат.
Вкладка «Календарный план». Планирование этапов реализовано через смарт-процессы, что обеспечивает гибкость при изменении сроков и составе участников. Каждый этап представлен отдельным элементом со своими датами, статусом и ответственным.
На стадии календарного графика формируется рабочая группа: ответственный выбирает исполнителей из списка сотрудников и подрядчиков, задает сроки и объем задач. После сохранения система автоматически создает элементы смарт-процесса «Работы» и ставит задачи участникам. Календарь синхронизируется с личными расписаниями сотрудников, а руководитель видит общий ход выполнения по разделам.
Вкладка «Согласование» и «Подписание». На этих этапах договор проходит коллективное утверждение. Участники оставляют комментарии, подключают коллег и выбирают шаблон — свой или заказчика. После согласования документ переходит в стадию подписания, где фиксируется способ оформления — ЭДО, бумажный вариант или площадка закупок.
Техническая структура
В основе решения — несколько связанных воронок: «Продажа», «Проект», «Работы» и «Счета». Сделки между ними объединены, и данные передаются автоматически. Каждая воронка имеет собственные правила: обязательные поля, автозадачи и уведомления.
При переходе по этапам система:
создает папку проекта на Диске;
назначает ответственных и ставит задачи;
проверяет наличие счетов и актов перед закрытием;
формирует карточку проекта при завершении цикла.
Карточка проекта стала итоговым и самым информативным элементом всей системы. Она формируется автоматически после прохождения всех стадий сделки и аккумулирует всю информацию, собранную на предыдущих шагах.
В карточке представлены:
наименование заказчика и объекта;
стоимость договора и разбивка по этапам оплат;
календарный план с указанием разделов и сроков выполнения;
перечень этапов и ответственных исполнителей;
способ подписания договора (ЭДО, бумага, площадка закупок)
Помимо основных данных, в карточке предусмотрен блок для документов: накладные, акты, допсоглашения, счета, сопроводительные письма, описи и внутренние шифры. Эти поля можно самостоятельно добавлять и настраивать под нужды конкретного проекта.
«Карточка проекта» обеспечивает заказчику полноценную базу проектов: каждый объект представлен как структурированная запись с документами, графиками и ответственными. Сотрудникам больше не приходится искать информацию в разных разделах — вся история, от подписания до актирования, видна в одном окне.
Дополнительные инструменты и воронка «Согласование проекта»
После настройки основной карточки сделки специалисты Integrator.Digital доработали внутренние инструменты, связывающие договор, платежи и документы в единую систему.
Интерфейс загрузки файлов
Для каждой сделки внутри проекта предусмотрен отдельный блок для загрузки документов. Файлы добавляются простым перетаскиванием (drag & drop), что упрощает работу с чертежами, договорами и приложениями. Связанную папку можно сменить через редактирование поля в карточке. Все документы сохраняются на внутреннем диске Битрикс24 и при необходимости синхронизируются с папкой на сервере компании.
Калькулятор расчета платежей
Во вкладке «График платежей» создан интерфейс для составления и контроля графика оплат. Таблица позволяет добавлять любое количество строк — каждая строка соответствует отдельному счету. Для платежа указываются название, сумма, дата и процент от общей стоимости договора. По умолчанию первый платеж задается как предоплата (30%), последний — как постоплата (30%). Между ними можно добавлять промежуточные этапы, проценты по ним рассчитываются автоматически.
Перед сохранением система проверяет корректность расчетов — общая сумма должна составлять 100%. Готовый график можно выгрузить через встроенный генератор документов в форматах Excel, PDF или DOC.
Воронка «Согласование проекта»
Тут собраны основные этапы работы с договором: вкладки «Общие», «График платежей», «График работ», «Счета», «Акты». В них отображаются статусы документов, суммы оплат и ход выполнения этапов. Эта воронка стала связующим звеном между юридическими, финансовыми и производственными процессами.
Краткие итоги
После внесенных изменений у архитектурного бюро исчезла путаница с договорами и версиями файлов. Все участники процесса видят, где находится документ, кто его согласовал и на каком он этапе. Финансовая часть и календарь теперь работают в одной логике: платежи, этапы и задачи связаны между собой. Руководитель проекта может открыть карточку и сразу увидеть — что сделано, что оплачено и кто отвечает за следующий шаг.
CRM стала полноценным инструментом управления проектами. Контроль силами сотрудников заменили автоматические проверки и уведомления, а документооборот стал прозрачным и независимым от человеческого фактора.
