Битрикс24 Коллабы: удобная коммуникация за пределами портала

Некоторые компании активно взаимодействуют с внешними контрагентами, но для эффективного сотрудничества им требуется единое пространство, где можно обмениваться информацией, управлять задачами и координировать действия. Битрикс24 Коллабы предоставляют такую возможность, объединяя все необходимые инструменты в одном месте.

Это удобное решение для согласования взаимодействия со сторонними командами. Если компания передает на аутсорсинг такие задачи, как обучение персонала, разработка и дизайн сайтов, рекламные кампании, бухгалтерские или юридические услуги, а также подбор кадров, она может организовать все эти процессы в коллабах. Для каждой задачи или команды подрядчиков можно создавать отдельные рабочие пространства. Сотрудники смогут работать с ними так же, как с внутренними проектами, а внешние исполнители получат доступ только к той информации, которая необходима для выполнения задач.

Еще один распространенный сценарий использования — взаимодействие с заказчиками. Клиент — один человек или целая команда — сможет участвовать в обсуждениях, просматривать задачи, назначать встречи, оставлять комментарии и принимать результаты работы. Если у него нет собственного аккаунта в Битрикс24, достаточно установить мобильное приложение для временного использования. Такой подход значительно облегчает управление проектами, позволяет быстро привлекать коллег и эффективно координировать работу прямо в Битрикс24.

Основные функции

Битрикс24 Коллабы — выделенная платформа на портале, упрощающая взаимодействие между сотрудниками компании и сторонними участниками. Она позволяет собрать всех представителей проекта для совместной работы, фиксировать тех, кто уже присоединился к коллабе, а тем, кто еще не вступил, отправить напоминание. Доступны следующие ключевые инструменты.

Приглашение участников

Внешние гости могут быть добавлены в коллабу несколькими способами: по электронной почте, номеру телефона, ссылке или QR-коду. Чтобы подключить сотрудника, достаточно просто добавить его в чат. После приглашения пользователи автоматически получают доступ к чату, файлам и задачам. Если участник покидает проект, — увольняется или его удаляют, — то он теряет доступ к платформе, но история его сообщений остается.

Мессенджер

Чаты в Битрикс24 — основной инструмент для обсуждения проектов, идей, условий. Здесь можно разбирать рабочие вопросы, создавать задачи и делать совместные созвоны. История переписки сохраняется, что позволяет легко находить нужную информацию. Дополнительно мессенджер поддерживает функции создания встреч, подписания документов и обмена файлами.

Удобно проводить видеоконференции, а во время звонков использовать CoPilot Follow-up — ИИ-инструмент, который запротоколирует встречу, проанализирует обсуждаемые идеи и предоставит рекомендации по их улучшению.

Задачи

Задачи легко создаются прямо из чата, что исключает потерю договоренностей из-за забывчивости сторон. Все они хранятся централизованно, их статус доступен участникам, даже если они не задействованы в них.

Реализована система прав доступа, она настраивается для четырех ролей: владелец, модераторы, все участники или только сотрудники. Владелец определяет, кто может создавать, редактировать и удалять задачи. Прогресс выполнения отслеживается через режимы: «Список», «Мой план», «Канбан», «Календарь» и другие, например, штатно канбан включает три стадии: «Новые», «Выполняются» и «Сделаны».

Единое пространство для файлов

Загруженные файлы сохраняются в общей папке, к которой имеют доступ все участники коллабы. Документы, прикрепленные к чату или задачам, автоматически размещаются в этой папке. При этом владелец коллабы может управлять правами доступа, задавая, кто из участников сможет просматривать, редактировать или распространять файлы.

Преимущества использования

Битрикс24 Коллабы предлагают несколько значительных преимуществ для компаний, стремящихся улучшить свою работу:

• упрощение взаимодействия со сторонними участниками — все инструменты собраны в одном месте, что исключает необходимость переключаться между разными приложениями, экономит время и снижает риск потери информации;

• безопасность данных — платформа защищена от спама и мошенничества, только приглашенные участники могут получить доступ к коллабе, а после завершения работы внешних подрядчиков, их можно легко удалить;

• гибкость настройки — владельцы коллаб могут настраивать уровни доступа для каждого участника, определяя, кто может только просматривать, а кто редактировать и делиться файлами и задачами.

Примеры использования

Коллабы подходят для различных сценариев работы. 

Распространенные примеры:

• обучение персонала — приглашение эксперта в коллабу, чтобы он мог развернуто объяснять материалы курса, проводить совместные созвоны и практические занятия;

• работа с подрядчиками — при сотрудничестве с внешними исполнителями, коллабы помогают организовать процесс таким образом, чтобы подрядчики могли участвовать в обсуждениях, работать с файлами и задачами, а также планировать встречи через общий календарь;

• проектная работа — модуль позволяет собрать всю команду в одном месте, где участники смогут видеть прогресс по задачам, обмениваться файлами и координировать свои действия через общий календарь.

Краткие итоги

Битрикс24 Коллабы предоставляют удобный и безопасный способ организации совместной работы. Платформа объединяет мессенджер, видеозвонки, задачи, файлы и календарь Битрикс24, что позволяет участникам проекта сосредоточиться на достижении целей, а не на поиске информации и подходящих каналов связи.

Инструмент особенно полезен предприятиям, активно взаимодействующим с внешними подрядчиками и клиентами. Он помогает минимизировать временные затраты, обеспечивает прозрачность процессов и гарантирует сохранность данных. Благодаря гибким настройкам прав доступа платформа подходит для любых типов проектов — от обучения сотрудников до управления сложными бизнес-процессами.