Новый инструмент Битрикс24.Скрам

Битрикс24 предлагает эффективные инструменты управления бизнесом. Команда сервиса тщательно выбирает и адаптирует различные решения, позволяя пользователям получать в свое распоряжение передовые технологии контроля, планирования и управления компанией в рамках одной площадки.

Доступны быстрые интеграции с большим количеством социальных сетей, интеграция с почтовыми сервисами, организация массовых рассылок, колл-трекинг, создание и управление сайтом и интернет-магазином и все это не говоря об основном функционале — одной из самых гибких и надежных CRM-систем.

Помимо этого, Битрикс24 предлагает встроенный сервис сквозной аналитики, возможность автоматизации большинства бизнес-процессов и обширный функционал для организации офисной работы: внутренние видеозвонки, мессенджер, дисковое пространство, календарь, приложения для ведения учета рабочего времени, разделение прав доступа, роботизация офиса. Теперь к этому добавится и возможность использовать методологию Scrum при работе с проектами, без привлечения сторонних специалистов для внесения доработок на портале.

Общая информация про Scrum

Scrum — это методика организации рабочего процесса в соответствии с определенными правилами. Scrum позволяет повысить эффективность разработки или создания продукта за счет командной работы: при этом в команде должны состоять представители всех отделов, а также владелец продукта.

Таким образом стираются барьеры между разными подходами к продукту, и команда может сформировать общее видение проекта. Непрерывное отслеживание помогает правильно распределить ресурсы, например, уже на ранних стадиях становится понятно, если привлеченных сотрудников не хватает, или, напротив — переизбыток.

Изначально этот метод использовали в IT, исключительно в сфере разработки программного обеспечения, но эффективность такого подхода приглянулась и участникам других отраслей, практикующих командную работу. В целом такой подход позволяет не только разработать новый продукт, но и реструктуризировать саму методику ведения бизнеса, например — продаж или маркетинга.

Принципы организации работы

Основные принципы организации работы заключаются в подходе к созданию команды, организации ее рабочего времени и управлении сроками проекта.

Команда

В Scrum состав команды включает не только тех, кто непосредственно занимается созданием или реализацией продукта, но и его владельца (или представителя), а также специального участника — Scrum Master. Владелец продукта отвечает за ценность продукта, а Scrum Master за организацию работы: при этом он не раздает задачи, а просто создает среду, в которой команда сможет эффективно решать возникающие вопросы, а также приучает всех к ответственности за то, каким получится конечный результат.

Остальные участники входят в группу разработчиков, или Scrum team — они непосредственно участвуют в создании продукта, или реализации определенной кампании по достижению цели. В команде должны присутствовать специалисты всех направлений, так или иначе затрагивающих продукт: в продажах это могут быть маркетологи, аналитики, разработчики и другие. Однако, число Scrum team не должно превышать 9 человек, иначе это отразится на эффективности.

Процесс

В самом начале составляется Product Backlog — список, включающий все задачи и требования. Он в свою очередь делится на определенные небольшие задачи — Sprint Backlog, — которые нужно будет выполнить в отчетный период (Sprint). Планирование Product Backlog происходит в самом начале работы, но он может меняться по мере продвижения по проекту.

В основе Scrum лежат итерации, которые принято называть спринтами. Спринт (Sprint) — промежуток времени, чаще всего от 1 до 3 недель, отводимый на выполнение отведенной задачи: части проекта. Под каждый спринт формируется своя задача, и, как правило, в процессе формирования следующего спринта учитываются результаты, полученные в предыдущем.

Ежедневное обсуждение продукта — это еще одна из особенностей Scrum. Время и длительность обсуждения подбираются индивидуально, главное, чтобы в процессе все участники были максимально открыты и учились коротко и доходчиво доносить информацию до других членов команды. Цель совещаний — не полемика или прения, а обмен подробной информацией о том, как обстоят дела у каждого из них. Примерные вопросы, на которые должен ориентироваться при ответе участник, выглядят так:

• что было выполнено с момента последнего обсуждения;
• что запланировано на сегодняшний день;
• какие трудности могут возникнуть и кто мне может помочь их решить.

Такие частые совещания позволяют грамотно перераспределять ресурсы в режиме реального времени и контролировать весь процесс. После завершения каждого спринта проводят Sprint Review — совещание с подведением итогов этапа.

Плюсы и минусы технологии

К плюсам методики традиционно относят:

• прозрачность задач — каждый человек точно понимает, что он делает, сколько на это отведено времени, кто ему может помочь и так далее;
• минимизация ошибок и легкая корректировка — все процессы на виду и разбиты на маленькие отрезки;
• продукт полностью отвечает требованиям заказчика — ведь он принимает непосредственное участие в разработке;
• скорость — сама методика исключает бюрократические препятствия: длительные согласования, множество инстанций;
• больший контроль над бюджетом и сроками.

Минусы тоже присутствуют:

• все новые участники нуждаются в обучении, должны принять и следовать правилам Scrum;
• от заказчика требуется постоянная обратная связь и участие в проекте — не всегда это легко сделать;
• необходима слаженная работа команды и опытный скрам-мастер.

Scrum в Битрикс24

Несмотря на то, что изначально вся философия Scrum была построена вокруг живого общения — сейчас это уже не актуально. Технологии позволяют проводить видеоконференции с любым количеством участников, а электронные инструменты с легкостью заменят физическую доску. Более того, они намного удобнее и доступны в любой момент из любого места.

Кроме того, организация обсуждения в онлайне намного проще: ведь гораздо проще уделять всего 15 минут в режиме видеоконференции, если это в итоге будет положительно влиять на ценность конечного продукта.

Модуль с инструментами для организации рабочего процесса по методологии Scrum позволит всем участникам платформы использовать ее в своих проектах и получать максимально быстрый и качественный результат.

Платформа Битрикс24 содержит все инструменты, которые требуются для организации полноценного офиса, состоящего из работающего удаленно персонала, и Скрам — не исключение. Часть сотрудников может перейти на SCRUM, при этом оставаясь в едином информационном пространстве с другими пользователями.

Создание команды

Для того чтобы создать команду, выполните следующее:

• перейдите в раздел левого меню «Задачи и проекты», нажмите вкладку «Скрам» и создайте новую команду;
• заполните предлагаемые поля, установите тему оформления и аватар;
• настройте уровень доступа во вкладке «Конфиденциальность» и пригласите участников.

Всего представлено 3 уровня доступа:

• открытый — задачи и информация доступны всем пользователям портала;
• закрытый — пользователи могут найти команду, но не видят задачи;
• секретный — команду видят только ее участники.

Встречи и чаты

Встречи — очень важная часть методологии SCRUM. Поэтому инструменты для их планирования сразу включены в Мастер настройки. В шаблонах представлены 4 вида встреч:

1. Ежедневный Скрам — 10 – 20 минутные встречи на каждый день, предназначенные для обсуждения текущего состояния дел. Проводятся обычно по утрам, а повестка состоит из рассказа о том, что участник сделал вчера, что будет делать сегодня и не возникает ли у него трудностей.
2. Планирование спринта — проводится в зависимости от выбранного командой длины спринта. Для двухнедельных спринтов, соответственно, раз в 2 недели, перед спринтом.
3. Обзор спринта — встреча, на которой проходит демонстрация результата, достигнутого за спринт.
4. Ретроспектива — как правило, проходит после Обзора спринта. Эта встреча служит для обсуждения вопросов, направленных на улучшение процессов и взаимодействия.

Для настройки встреч достаточно выбрать нужное время и отметить необходимые даты. После этого они появятся у участников команды в календаре Битрикс24, и в назначенные дату и время платформа будет автоматически создавать чат для каждой встречи.

Бэклог

Все существующие задачи по проекту лучше сразу перенести в бэклог. Так они станут доступны всей команде для просмотра, обсуждения и дополнения. При добавлении задачи можно использовать характеристики, к которым она относится. Для этого используются эпики — заранее заданные категории.

Чтобы создать эпик, нажмите кнопку «+Эпик», размещенную рядом с кнопкой создания задач, и введите нужную характеристику, например, «Маркетинг». После этого при создании задачи будет возможность сразу отнести ее к теме «Маркетинг». Можно добавить любое количество эпиков и быстро помечать задачи нужными из них. При этом для визуального облегчения поиска задачи все эпики можно выделять различными цветами, а если кликнуть по эпику, то отфильтруются все отмеченные им задачи.

Критерии завершения задач

Необязательный, но рекомендуемый пункт. Позволяет участнику команды перед завершением задачи еще раз проверить свои действия по пунктам. Если сотрудники часто забывают выполнять какие-то действия при закрытии задачи, то этот функционал будет очень полезным. Можно создать несколько списков и в задаче указывать, по какому именно списку нужно проверять корректность выполнения задачи перед закрытием.

Заключение

Битрикс непрерывно внедряет новые инструменты для управления бизнесом. Портал старается полностью обеспечить любые базовые нужды пользователя, заменив собой различные разрозненные площадки и сервисы. Из-за этого неподготовленному человеку знакомство с ним может показаться сложным.

Если у вас возникли вопросы по методологии Scrum или использованию Битрикс24 — напишите или позвоните нам. Более 10 лет мы помогаем бизнесу, оказывая техническое сопровождение: внедрение CRM, разработка приложений, объединение информационных порталов — предоставляем любые услуги.