Кейс: организация закупок в Битрикс24 для производственной компании

Компания "Реми" использует CRM-систему Битрикс24 для эффективного управления своими бизнес-процессами. В стандартном функционале  Битрикс24  создает очень сложные многоуровневые таблицы , также  ограничена в отношении параметров товаров, которые необходимы для организации процесса закупок. Для решения этой проблемы был разработан модуль, позволяющий организовать процесс закупок в Битрикс24.

Модуль расширяет функциональность Битрикс24 в управлении закупками:

1. Менеджер формирует заявку на закупку;

2. Уведомление о согласовании заявки попадает ответственному сотруднику;

3. Менеджер по закупке, получив согласованную заявку, рассылает  по поставщикам запрос;

4. Система сама соотнесет информацию от поставщиков с заявками, и сформирует тендерную таблицу;

5. Заявка может быть разделена на составляющие и по каждому изделию внутри заявки можно будует отслеживать статус .

6. Счета на оплату попадают автоматически к руководителю на согласование, а согласованный счет отправляется сразу в бухгалтерию.

Как итог, новый модуль разработанный нашей компанией, позволяет сократить временные затраты на общение менеджеров по закупкам и поставщиков. Повысить финансовую эффективность закупок.

Как выглядит процесс закупки в разработанном Модуле Битрикс24:

1. Менеджер создает заявку и выбирает согласовывающего.

2. В заявке менеджер указывает позиции, которые необходимо закупить, а также обоснование для каждой из них.

3. Заявка отправляется на согласование.

4. Создается задача на согласование, в которой содержится встроенная таблица с информацией о закупке и процессе согласования.

5. Менеджер распределяет позиции, объединяя их в одну заявку или создавая несколько заявок, если у какого-то поставщика не хватает позиций.

6. Далее, менеджер создает закупку и вносит в нее согласованные заявки.

Стадии процесса закупки:

1. Создается новая закупка.

2. Менеджер создает несколько запросов разным поставщикам.

3. Менеджер заполняет аналитическую справку, указывая, у какого поставщика выбрать каждую позицию.

4. В случае, если позиция частично доступна у одного поставщика и частично у другого, ее можно разделить на две позиции и выбрать разных поставщиков для каждой из них.

5. После получения согласования на покупку статус запросов к поставщикам изменяется, отображая актуальное количество товаров для закупки. Это существенно сокращает время, которое закупщик затратил бы на отслеживание информации в разных источниках.

Организация процесса закупок в Битрикс24 для производственной компании "Реми" позволяет эффективно управлять всем жизненным циклом закупок, от создания заявки и согласования до выполнения заказов и обновления статусов. Это обеспечивает более прозрачный и автоматизированный процесс закупок, сокращает время и ресурсы, связанные с организацией закупок, и повышает эффективность работы компании.