Синхронизация задач между двумя порталами Битрикс24

Во многих крупных компаниях со временем появляется несколько порталов Битрикс24. Чаще всего это связано с развитием холдинга, разделением бизнеса между несколькими юридическими лицами или самостоятельной работой отдельных подразделений. Подобная структура помогает разграничить доступ к данным, повысить безопасность и сохранить независимость внутренних процессов.

Кроме того, две организации могут участвовать в одном проекте, используя собственные Битрикс24. При этом изменения по общим задачам должны своевременно передаваться между порталами.

В обоих сценариях отдельные CRM необходимо связать между собой. Доработка Битрикс24 позволяет автоматически передавать изменения, комментарии, файлы и статусы между порталами, чтобы сведения по общим задачам были актуальными во всех связанных системах.

С какой проблемой столкнулся клиент

Две компании вели совместные проекты, используя собственные порталы Битрикс24. Для каждой общей задачи создавались две карточки — по одной в каждой CRM. Информация между ними переносилась вручную.

Поначалу изменения происходили редко, поэтому сотрудники успевали вносить их в обе карточки. Со временем проектов стало больше. Менялись сроки, ответственные, описания, добавлялись документы и комментарии. Каждую правку приходилось повторять во втором портале.

Постепенно карточки перестали совпадать:

• часть изменений оставалась только в одном портале;

• документы и комментарии расходились;

• статусы одни и тех же задач отличались;

• руководителям приходилось сверять информацию перед принятием решений.

В результате сотрудники разных компаний могли работать с разными данными по одной и той же задаче. Любое пропущенное изменение приводило к повторным согласованиям, ошибкам или срыву сроков.

Клиенту требовалось синхронизировать общие задачи между двумя порталами.

Что мы сделали

Настроили двустороннюю синхронизацию задач между порталами Битрикс24. Задача, созданная в одной CRM, автоматически появляется во второй. Все последующие изменения передаются в обоих направлениях, поэтому данные в обеих задачах всегда одинаковы.

Синхронизация охватывает не только саму задачу, но и связанные с ней файлы, комментарии, подзадачи и служебные уведомления. Сотрудникам больше не приходится заводить одну и ту же задачу дважды и самостоятельно переносить данные.

Автоматическое создание связанных задач

Перед началом обмена компании связывают проекты через специальный модуль. Одна сторона отправляет заявку, указывает свой проект и адрес портала партнера. Вторая получает входящую заявку, выбирает соответствующий проект и подтверждает связь. После этого созданная в одном Битрикс24 задача автоматически появляется во втором.

В связанную задачу передаются название, описание, крайний срок, приоритет, ответственный, комментарии и файлы. Изменения синхронизируются между порталами, поэтому обе компании видят одни и те же данные и могут работать с задачей в своей CRM.

Для контроля созданных связей запущен отдельный раздел. В нем отображаются все связанные проекты, портал-партнер, направление обмена и текущий статус. При необходимости связь можно разорвать, не удаляя сами задачи.

Передача изменений и статусов

Просто создать связанные задачи — недостаточно. В процессе меняются сроки, приоритет, описание, статус и другие данные.

Мы настроили автоматическую передачу изменений между связанными задачами. Если в одном Битрикс24 перенесли крайний срок, изменили название или завершили задачу, обновления автоматически передаются во второй Битрикс24.

Механика исключает расхождения между двумя Битрикс24. Если одна команда задерживает свой этап или завершает его раньше, вторая сразу видит изменения и корректирует дальнейшую работу.

Синхронизация файлов

В совместной работе компаниям требуется обмениваться договорами, техническими заданиями, макетами, отчетами и другими материалами. В Битрикс24 файлы могут прикрепляться непосредственно к задаче или добавляться в комментариях, поэтому мы предусмотрели синхронизацию для обоих вариантов.

Файл из одного Битрикс24 автоматически передается в связанную задачу во втором. Система отслеживает уже синхронизированные вложения, не создает дубликаты и не запускает повторную пересылку между порталами.

Обе организации получают доступ к одним и тем же материалам в связанных задачах. Менеджерам не приходится отдельно пересылать документы и проверять, какая версия договора, технического задания или макета актуальна.

Передача комментариев и договоренностей

Значительная часть обсуждений по проекту проходит в комментариях к задачам. В них уточняют детали, согласовывают изменения, фиксируют замечания и сообщают о завершении отдельных этапов.

Раньше комментарии оставались только в том Битрикс24, где были добавлены. Второй команде приходилось передавать договоренности отдельно, поэтому часть информации могла потеряться или поступить исполнителю с опозданием.

Мы настроили автоматическую передачу комментариев между связанными задачами. В каждом сообщении сохраняется имя автора и указание, из какого Битрикс24 оно поступило. Технические уведомления, не предназначенные для второй компании, отфильтровываются.

Обе команды видят полную историю обсуждения в своих задачах. По комментариям можно восстановить ход согласования, проверить формулировку поручения и определить, на основании какой договоренности было принято решение.

Сохранение связей между задачами и подзадачами

При реализации крупных проектов одна задача зачастую включает несколько подзадач. Для каждой из них можно назначать ответственных, устанавливать сроки, изменять статусы и контролировать выполнение отдельных этапов.

Мы настроили синхронизацию таким образом, чтобы при передаче данных между двумя Битрикс24 сохранялись связи между родительской задачей и подзадачами. Благодаря этому обе компании получают равное представление о ходе выполнения.

Защита от дублей и зацикливания

Одной из главных сложностей при реализации двусторонней синхронизации становится защита от дублей и зацикливания. Изменение, переданное с одного портала, не должно вернуться обратно и повторно запустить обработку, иначе система начнет бесконечно обмениваться одними и теми же данными.

Для этого реализовали механизм распознавания уже синхронизированных изменений, исключающий их повторное участие в процессе. Задачи и файлы сопоставляются по надежным признакам, а не только по внутренним идентификаторам, которые на разных порталах могут отличаться.

В итоге синхронизация поддерживает одинаковое состояние данных на обоих порталах. Задачи, комментарии и файлы не дублируются, а механизм защиты от зацикливания исключает бесконечный обмен одними и теми же изменениями.

Отображение источника изменений

При обмене данными между двумя порталами важно понимать, откуда поступило изменение. Без этой информации сложно определить, какая сторона обновила срок, комментарий или файл, а также требуются ли действия со своей стороны.

Сделали так, что для каждого синхронизированного изменения отображается его источник. Сотрудник сразу видит, с какого портала поступило дополнение и какие данные были изменены, что упрощает совместную работу между компаниями, помогает быстрее разобраться в причинах обновления карточки и позволяет обходиться без дополнительных уточнений.

Краткие итоги

Синхронизация задач между двумя порталами Битрикс24 избавила участников проекта от постоянной сверки изменений и дублирования информации. Обе компании продолжают работать на своих порталах, а изменения автоматически передаются между связанными задачами, благодаря чему данные в обеих CRM всегда совпадают.

Если вашей компании необходимо организовать взаимодействие между несколькими порталами Битрикс24, специалисты Integrator.Digital проанализируют существующие бизнес-процессы, предложат оптимальную схему обмена данными и разработают решение, максимально соответствующее требованиям проекта.