Внедрение и настройка Битрикс24 для компании, управляющей детскими лагерями

Компания управляет тремя детскими лагерями. Сотрудники принимают заявки на путевки, оформляют договоры, работают с государственными сертификатами, собирают медицинские документы, сопровождают спортивные коллективы и организуют заезды и выезды детей.

По мере роста количества заявок возможностей предыдущей CRM стало недостаточно. Требовалось перенести продажи, документы, оплату, подготовку к заездам и аналитику в одну систему. Для этого выбрали коробочный Битрикс24.

Специалисты Integrator.Digital внедрили Битрикс24, импортировали данные, настроили интеграции и адаптировали корпоративный портал под специфику заказчика. Проект охватил весь путь путевки: от первой заявки до медкомиссии, посадочного талона, трансфера и управленческой отчетности.

Перенос данных и настройка Битрикс24

Организация уже вела клиентов в другой CRM, поэтому важно было сохранить историю обращений, накопленные контакты и текущие сделки. Перед переносом подготовили структуру Битрикс24: настроили лиды и сделки, карточки CRM, пользовательские поля, права доступа, телефонию, электронную почту и каналы коммуникации с клиентами.

Перенесли компании, контакты и сделки в Битрикс24. Благодаря этому сотрудники смогли продолжить оформление путевок без потери информации и истории взаимодействия с клиентами.

В рамках проекта выполнили:

• импорт компаний, контактов и сделок;

• настройку структуры CRM, лидов, сделок и стадий продаж;

• создание пользовательских полей и настройку прав доступа;

• подключение телефонии, электронной почты, онлайн-чата и мессенджеров;

• подготовку печатных форм документов;

• автоматизацию процессов с помощью роботов и триггеров;

• интеграцию с 1С;

• подключение PayKeeper и доработку механизма возврата чека с последующей отправкой клиенту.

Дальнейшая адаптация была посвящена особенностям бизнеса и процессам, связанным с организацией детского отдыха.

Настройка портала под специфику бизнеса

При оформлении путевки нужно учитывать ребенка, родителей, смену, лагерь, коллектив, тренера, сертификаты, оплату и медицинские документы. Все эти сведения должны быть синхронизированы между собой и доступны сотрудникам на разных этапах оформления.

Для этого в CRM настроили собственную структуру учета. Сделка используется для оформления путевки, карточка компании хранит информацию о ребенке, а контакты содержат сведения о родителях или законных представителях. В сделке отображаются смена, лагерь, коллектив, сертификат, статус оплаты и документы, необходимые для поездки.

Дополнительно настроили 11 смарт-процессов для работы со сменами, коллективами, коллективными заездами, тренерами, тренировками, корпусами, автобусами, спортивными залами и медицинскими проверками. Каждый элемент связан с другими разделами CRM и участвует в дальнейших сценариях оформления путевок, подготовки документов и организации заездов.

Индивидуальные путевки и спортивные коллективы

Компания принимает заявки как от родителей, так и от спортивных групп, приезжающих на сборы и соревнования вместе с тренерами. Для каждого варианта в Битрикс24 настроили отдельный порядок регистрации участников.

При индивидуальной заявке родитель самостоятельно заполняет форму на сайте. После отправки анкеты создается лид, система проверяет его на дубли, а менеджер продолжает работу с заявкой, связывая путевку с ребенком и родителями.

Для спортивных групп в смарт-процессе «Коллектив» формируется уникальная ссылка на анкету. Тренер передает ее родителям участников, а заполненные анкеты автоматически привязываются к нужной смене, заезду и группе.

Разделение избавляет сотрудников от распределения заявок вручную и позволяет автоматически учитывать принадлежность ребенка к конкретному тренеру и заезду.

Сертификаты, стоимость путевки и оплата

Отдельную доработку выполнили для учета государственных сертификатов. Создав заявку, клиент получает ссылку на форму, в которой указывает сведения по сертификату. На основании введенной информации система автоматически пересчитывает стоимость путевки и определяет сумму к оплате.

После согласования всех условий из сделки формируются договор и счет. Для приема платежей подключили и доработали PayKeeper — чек автоматически возвращается в Битрикс24 и отправляется клиенту.

В карточке сделки сотрудники видят стоимость путевки, сведения по сертификату, статус оплаты, договор, счет и чек. Вся информация собрана в одном месте и доступна на протяжении всего цикла оформления.

Личные страницы клиента, договоры и согласие

Для родителей настроили личные страницы клиента. В них отображается информация по путевке, договор и ссылка на оплату. 

Перед оплатой клиент должен ознакомиться с договором и подтвердить согласие. Дата подтверждения автоматически фиксируется в сделке, после чего открывается возможность внести средства.

На основании сведений из карточек система формирует договоры, путевки, билеты и документы для прохождения медкомиссии. Печатные формы заполняются автоматически, поэтому сотрудникам не приходится вручную переносить информацию в каждый документ.

Кроме этого, настроили отправку уведомлений по электронной почте и через мессенджеры. Родители получают сообщения на разных этапах: при оформлении путевки, оплате, подготовке документов и перед заездом.

Медкомиссия и подготовка документов

После оплаты автоматически создается смарт-процесс «Медкомиссия». В нем сотрудники собирают и проверяют документы, необходимые для поездки ребенка в лагерь.

В карточке медкомиссии видно:

• какие документы уже получены;

• каких справок не хватает;

• какие проверки еще предстоит пройти.

Когда все обязательные отметки заполнены — смарт-процесс завершается. Система формирует посадочный талон и перечень принятых документов.

Автоматизация помогает контролировать подготовку к заезду и быстро выявлять недостающие документы.

QR-коды, посадочные талоны и трансфер

После прохождения медкомиссии система формирует посадочный талон с уникальным QR-кодом. Код привязан к конкретной путевке и используется при заезде и выезде.

Во время посадки в автобус сотрудник считывает QR-код с талона — CRM автоматически переводит путевку на следующую стадию и фиксирует факт отправления. Аналогичная процедура выполняется по окончанию смены и подтверждает выезд из лагеря.

Лимиты, стоп-листы и контроль мест

Для смен и спортивных коллективов настроили лимиты по количеству участников. После достижения установленного лимита новые заявки автоматически получают пометку «Стоп-лист». Для таких заявок ссылка на оплату не отображается. Вместо нее система выводит сообщение о завершении приема оплат и предлагает связаться с менеджером.

При необходимости сотрудники могут вручную добавить заявку в стоп-лист или снять ограничение для конкретной путевки — это помогает точно контролировать набор и предотвращает прием оплат при достижении установленного лимита.

Роботы, триггеры и автоматизация процессов

Проект включает большое количество взаимосвязанных сценариев. Действия зависят от выбранной смены, лагеря, наличия сертификата, необходимости доплаты, статуса документов и других условий. Для каждого варианта предусмотрена собственная последовательность шагов.

Чтобы реализовать такую сложную логику, потребовалось разработать подробные бизнес-процессы с ветвлениями и проверками. Они определяют, какие действия должны производиться после регистрации сертификата, формирования договора, отправки ссылки на оплату, прохождения медкомиссии и других событий.

Роботы и триггеры обеспечивают выполнение этих процессов без участия сотрудников. Система самостоятельно запускает необходимые активности, создает документы, отправляет уведомления, обновляет связанные записи и переводит заявки между этапами оформления.

Для обмена информацией между Битрикс24, 1С и внешними сервисами настроили веб-хуки и интеграционные механизмы.

Отчеты для тренеров и BI-аналитика

Для тренеров настроили еженедельные отчеты по коллективам. По пятницам система формирует печатную форму со списком детей, статусами оплат, комплектом документов и сведениями по заезду. Отчет автоматически отправляется каждому тренеру.

Для руководства подготовили BI-отчеты. В системе настроено более 40 показателей по продажам, оплатам, сертификатам, коллективам, тренерам, сменам и загрузке лагерей.

Аналитика охватывает:

• продажи индивидуальных путевок и коллективных заездов;

• оплаты, сертификаты и финансовые показатели;

• загрузку лагерей, смен, корпусов и залов;

• сведения по тренерам, коллективам и заездам.

Отчеты позволяют контролировать финансовые и операционные показатели без подготовки отдельных таблиц и самостоятельного сбора информации.

Обучение и сопровождение

Для сотрудников собрали базу знаний в Битрикс24 с инструкциями по основным операциям. В нее вошли материалы по оформлению путевок, работе с коллективами, документами, оплатами, отчетами и другим процессам, используемым в ежедневной деятельности.

Провели обучение персонала. Команде показали порядок работы с основными функциями системы и ответили на возникающие вопросы. После сдачи проекта Integrator.Digital продолжает оказывать техническую поддержку, консультирует пользователей и выполняет доработки по мере появления новых задач.

Краткие итоги

Бизнес получил Битрикс24, адаптированный под организацию детского отдыха и работу со спортивными коллективами. Система охватывает оформление путевок, работу с сертификатами, подготовку документов, оплату, медкомиссию, заезды и выезды, а также аналитическую отчетность.

В рамках проекта коробочную версию Битрикс24 доработали под требования заказчика, настроили сложные бизнес-процессы, автоматизировали ключевые операции и интегрировали CRM с внешними сервисами.

Каждая компания использует собственные правила учета, документы и порядок работы с клиентами. Специалисты Integrator.Digital помогают безболезненно перенести эти процессы в Битрикс24 и автоматизировать их с учетом специфики бизнеса.