Кейс: импорт данных из облачного портала Битрикс24 и миграция на 1С-Битрикс

Перенос ИТ-инфраструктуры организации из облачного Битрикс24 в коробочный перестал быть штатной услугой. В качестве причины сервис указывает сложность переноса — на протяжение многих лет функционал «облака» и «коробки» развивался в разных направлениях — и хороший апгрейд облачной редакции: новые инструменты, выделенные серверные мощности для крупных компаний, чей штат состоит из тысяч сотрудников.

Тем не менее процедура осталась востребованной, что сподвигло нас на разработку собственного мигратора — инструмента, позволяющего переносить данные из облачного портала в коробочную редакцию. В этом кейсе приведем один из таких случаев.

Немного о клиенте

Компания AG-Technologies специализируется на импорте и дистрибуции экипировки для активной жизни и отдыха, а также спецодежды и обуви. Офисы и выставочные площади предприятия расположены в Москве и Санкт-Петербурге, а на складах находится порядка 160 000 наименований продукции, готовой к продаже. По желанию клиентов, на товары добавляются их собственные логотипы. Ассортимент включает около 6000 моделей от 40 признанных мировых брендов.

Задача

Это не первое наше сотрудничество с компанией AG-Technologies, до этого мы уже успешно выполняли некоторые задачи, но кардинально ситуацию исправить не удавалось. Проблема заключалась в том, что в организации использовали облачный Битрикс24 и отдельные базы данных SQL — это не позволяло полноценно сформировать работу с данными в режиме «единого окна».

Общий перечень проблем выглядел так:

• нет единой удобной базы истории взаимодействий с клиентом — не работает поиск, нет возможности вывести всю информацию в удобном формате;
• данные о клиентах сложно интегрировать в инструменты портала — не работает нативно аналитика и отчетность, сложно, например, структурировать клиентскую базу для отдела маркетинга.

При этом заказчик достаточно активно использовал Битрикс24, в частности модуль «Задачи и проекты», персонал был зарегистрирован на портале с учетом их должностей в компании — структура существовала и поддерживалась в актуальном виде. В общем, работа на портале клиенту нравилась, но он хотел бы сделать ее более эффективной.

Решение

Готовых решений, отвечающих требованиям клиента, не было. Поэтому, после нескольких совещаний с заказчиком, мы пришли к тому, чтобы сначала грамотно настроить работу портала в облаке и посмотреть, сможет ли Битрикс24 в целом, без компромиссов — за исключением собственных ограничений облачной редакции — удовлетворить все его требования. Если все хорошо — переносить в коробку и добавлять уже функционал, доступный только в коробочной редакции Битрикс24.

Упрощенные этапы получились такие:

• импорт клиентской базы в CRM действующего портала;
• простейшая интеграция с SQL базой и тестирование;
• перенос портала из облака в коробку;
• автоматизация и настройка бизнес-процессов;
• создание двунаправленной синхронизации между продуктами от «1С» и Битрикс24.

Приступили к задаче.

Импорт данных и интеграция

Поскольку на данный момент штатных автоматизированных решений, удовлетворяющих требованиям проекта, нет, мы подготовили документы для импорта, содержащие множество записей: они включали данные о покупателях, заказах и дополнительных услугах, например, внешнее брендирование одежды логотипами заказчика или выездные демонстрации. Импортировали их в Битрикс24 пакетами:

• клиенты — компании, контакты;
• сделки — продажа, гарантийное обслуживание, дополнительные услуги, например, нанесение логотипа.

Интеграция с базами данных прошла в несколько этапов:

• самостоятельный импорт в .CSV — особенно сложно было сохранить связи, для этого добавили «идентификаторы», чтобы правильно связать элементы;
• конфигурация обмена — тут не стали ничего выдумывать, использовали вебхуки и REST, оповещения о событиях;
• запуск обработчика — он размещен на отдельном сервере и обладает доступом к порталу и базам данных.

Такая простая интеграция позволила системам обмениваться нужной информацией.

Перенос в «коробку»

После полугода работы — все это время мы активно дорабатывали систему в рамках ограничений облачной редакции — заказчик принял решение о переходе на коробочную версию Битрикс24 и окончательную настройку. Даже с учетом облачных ограничений было понятно, что система сможет удовлетворить текущие и нарастающие требования компании, особенно в «коробке», где этих ограничений нет.

К сожалению, привычная возможность быстрого создания бекапа — силами технической поддержки Битрикс24 — и развертывание его на новый портал, пропала. Для переноса мы задействовали собственный мигратор, позволяющий переносить большую часть данных из облачного портала в коробочный.

Можно перенести:

• Компании;
• Пользователи;
• Статусы сущностей CRM;
• Статусы сущностей CRM, например, лидов и сделок;
• Привязка друг к другу сделок, контактов, лидов и компаний;
• Смарт-процессы;
• Пользовательские поля CRM;
• Каталог и товары;
• Направления сделок;
• Таймлайн;
• Лиды;
• Открытые линии;
• Проекты;
• Задачи;
• Группы;
• Привязка к лидам и сделкам товаров;
• Контакты;
• Таймлайн;
• Файлы.

Мигратор активно дорабатывается и обрастает функционалом, со временем его возможности станут еще больше.

Развернув коробочный портал, мы стали наполнять его данными, взятыми из «облака», по сути выстраивая все заново. Непрерывная настройка и тестирование — так можно описать дальнейший процесс переноса, работа была сложная.

После того как портал уже мог работать в привычном режиме, начали добавлять ранее недоступный по причине ограничений «облака» функционал — пожеланий, завязанных на такие возможности, накопилось у заказчика много. Это говорит о том, что несмотря на то, что хотя SaaS Битрикс24 и шагнул далеко вперед, точная кастомизация коробочной редакции будет еще долго пользоваться повышенным спросом.

В «коробке» мы смогли реализовать полноценную двустороннюю синхронизацию с решениями от «1С», что существенно упростило работу на стороне Битрикс24, позволяя менеджерам и техническим специалистам организации вести всю деятельность в одном привычном интерфейсе портала.

Краткие итоги

В результате нашего сотрудничества была проведена масштабная работа, по итогам которой клиент получил полноценный инструмент для контроля и управления всеми бизнес-процессами компании в одном месте. К примеру, отдел маркетинга стал существенно эффективней, после того, как у него появились инструменты для сегментации и анализа клиентской базы по любым показателям в любых системах аналитики — коробочная редакция при необходимости легко интегрируется с нужными внешними платформами.

Если вы задумываетесь о том, чтобы перенести облачный портал на собственный сервер или мигрировать с другой платформы в Битрикс24 — напишите или позвоните нам. У нас большой опыт в переносе, доработке и сопровождении корпоративных порталов компаний самого разного размера и направлений деятельности. Мы можем настроить работу системы именно так, как это нужно для вашего бизнеса, и обеспечить максимальную скорость и эффективность бизнес-процессов.