Кейс: Битрикс24 для компании-поставщика строительного оборудования

В компании работает 15 человек, у которых нет опыта работы в CRM-системах. Компания состоит состоит из трех региональных отделов продаж, во главе с коммерческим директором, есть отделы развития, закупок и логистики.

Цели, озвученные представителем компании

При обращении к нам, заказчик предоставил подробное техническое задание на внедрение. Обозначенные им цели выглядели следующим образом:

1. Создать единую клиентскую базу для всех отделов, с автоматической фиксацией клиентов и истории коммуникаций, с разграничением доступа для сотрудников.

2. Выстроить работу отдела продаж по стадиям лидов и сделок, получить воронки продаж по разным сценариям и направлениям.

3. Организовать передачу клиентов между отделами продаж и менеджерами.

4. Организовать контроль обработки запросов, поступающих из разных источников (работа с холодной клиентской базой, с текущими клиентами, обработка входящих обращений, посредством телефонии, единой корпоративной почты и заказов с сайта)

5. Перенести все рабочие процессы в один интерфейс.

6. Подключение телефонии.

7. Интеграция CRM-системы с почтой.
   

Выполненные работы

После ознакомления с техническим заданием и выявления основных потребностей заказчика, мы порекомендовали сделать выбор в пользу облачной версии Битрикс24, тариф Стандартный. Этот вариант отлично подходит для компании средних размеров, он не требует слишком долгой и сложной настройки и дает возможность масштабироваться в краткие сроки, при необходимости.

Далее, в соответствии с техзаданием заказчика, мы выполнили базовую настройку CRM: настроены направления сделок, стадии в этих воронках, добавлены нужные поля в карточках, настроены оргструктура и уровни доступа.

Следом была сделана автоматизация воронок:

• настроили автоматические задачи для каждого этапа воронок лидов и сделок, которые включали в себя пошаговую инструкцию с регламентом для менеджеров;

• настроили систему уведомлений для менеджеров о новых и забытых лидах, а для руководителей - о бездействии менеджеров в работе по сделкам;

• настроено автоматическое формирование нескольких  шаблонов документов, а именно:

1. Договора поставки

2. Спецификации к договору поставки

3. Коммерческого предложения

4. Счета на оплату
   
   

Отдельной задачей была организацию работы менеджеров в группах задач:

Работа с группами позволяла руководителю лучше ориентироваться в задачах по основным направлениям деятельности, а также, более эффективно контролировать сроки выполнения работ менеджерами по каждому из направлений.

После базовой настройки и автоматизации была подключена телефония, позволяющая прослушивать телефонные разговоры менеджеров, подключены рабочие почты сотрудников, а также разработано 6 CRM-форм для сайта, которые позволили принимать заказы напрямую в Битрикс24.

Завершение работ

После того, как мы закончили настройки, было проведено полуторачасовое обучение с сотрудниками предприятия в формате zoom-конференции. Записи обучения были предоставлены заказчику вместе с текстовыми инструкциями по работе в системе и ответами на самые распространенные вопросы. Этого было достаточно для того, чтобы сотрудники полностью освоили работу в системе.

Процесс аудита и настройки системы проходил в тесном сотрудничестве с руководителями компании, благодаря чему, внедрение было сдано в срок, заказчик был удовлетворен результатом, а сотрудники смогли быстро освоить систему и оперативно приступить к работе.

Итоги

Все требования заказчика были успешно реализованы. Новая CRM-система решила все те задачи, которые стояли перед началом внедрения.

Была организована работа сотрудников с единой клиентской базой. Вся история коммуникаций с клиентами сохраняется в CRM, а система уведомлений по запланированным делам позволяет не терять заказы и поддерживать их в актуальном состоянии.

Выстроена и регламентирована работа отдела продаж, настроено взаимодействие между отделами, а все рабочие процессы теперь протекают в одном интерфейсе, что было одним из главных пожеланий заказчика.

Контроль и обработка запросов из разных источников стали максимально комфортными и быстрыми: к CRM-системе подключена телефония, почты, сайт. Все коммуникации сведены в одно место, а история взаимодействий с клиентами наглядно сохранена в нужных разделах системы.