Складской учет: Как навести порядок в продажах / часть 1

Битрикс24 — платформа, предлагающая своим пользователям широкие возможности для автоматизации рутинных процессов и отчетности, в том числе — складского учета. В этом материале мы разберем основные шаги поэтапного внедрения и дальнейшего масштабирования складского учета в компании, используя функционал портала Битрикс24.

Статья содержит практические примеры, которые позволят освоить азы складского учета и создать свой первый каталог товаров и документы в системе Битрикс, следуя приведенным инструкциям. По сути это будет один большой текст, но разбитый на 2 части — это сделано для удобства восприятия и упрощения чтения.

Битрикс24 позволяет использовать различные способы складского учета:

• Складской учет — инструменты для самостоятельного ведения складского учета;
• Складской учет + CRM — автоматизация операций складского учета;
• Складской учет для маркетплейсов — автоматическое создание складов с учетом специфики работы конкретного маркетплейса: Wildberries, Ozon, AliExpress, «СберМаркет»;
• Учет материальных ценностей компании — реализация этого инструмента ожидается в ближайшее время.

Начать работу можно как с чистого листа, так и после переноса данных из других систем при помощи приложений для миграции или интегратора. Распространена практика, когда для добавления товаров привлекают фрилансеров — это позволит относительно недорого и быстро перенести все позиции, например, из Excel или записей в Битрикс24.

Создание товаров и документов, работа с ними

Для того чтобы вручную добавить товар, откройте портал и пройдите по пути «Сайты и магазины» → «Товары и Склады» → «Складской учет». Нажмите кнопку «Создать», расположенную рядом с пунктом «Документы прихода», далее «Товары» → «Создать товар» — откроется страница, позволяющая внести нужные характеристики.

Характеристики товара

Все поля, предлагаемые для заполнения, интуитивно понятны, но отдельно стоит отметить возможность задавать собственные свойства товара для разных позиций. Это позволяет указать собственные модификации товара, не ограничиваясь стандартными предложениями. Для этого необходимо нажать сноску «Создать свойство вариации» — она расположена под правым блоком страницы.

К примеру, для телефонов можно создать поле «Объем памяти» и задать несколько вариантов: 64 Гб, 128 Гб и 256 Гб. Также можно указать и любые другие характеристики: цвет, рисунок, фактуру ткани и так далее — при необходимости для каждой характеристики можно добавить свое изображение. Это избавляет от нужды создавать разные карточки под одинаковые товары, но с различающимися свойствами. В каталоге товаров, у наименований с добавленными характеристиками, они становятся сразу видны и доступны для выбора.

Отображение списка «Каталог товаров» можно дополнительно настроить, нажав на значок шестеренки — в Битрикс24 им принято отображать настройки. Всего для отображения доступно около 40 различных штатных показателей, включая такие как: «Ставка НДС», «Дата первого показа», «Закупочная цена», «Внешний код» и другие.

Документы прихода

Если вы только открыли свой магазин, то можете сразу приступать к оприходованию товаров. Делать это можно постепенно, разделив на сколько угодно этапов, но начинать лучше с популярных позиций, которые хорошо продаются, оставив менее востребованные на потом. Если вы переносите остатки из своего склада, постарайтесь внести все требуемые данные — хотя бы приблизительные, если точные сведения были утеряны.

Пройдите по пути «Сайты и магазины» → «Товары и Склады» → «Складской учет» и нажмите кнопку «Приход», а затем «Создать».

В верхнем левом углу выберите тип документа: «Оприходование» или «Приход» и заполните предлагаемые поля. Процесс не вызывает сложностей: добавляйте товар из каталога и заполняйте указанные поля.

Для одинаковых товаров с разными характеристиками нужно воспользоваться функцией «Копировать», расположенной в меню строки товара, и добавить товар еще раз, указав отличную от предыдущей характеристику. Кроме этого, если товара нет в каталоге, его можно создать внутри документа и задать ему характеристики.

Несмотря на то, что внедрение Битрикс24 позволяет организовать складской учет со сложными цепочками, в компании не забывают и о малом бизнесе, где зачастую не предусмотрено отдельного персонала, отвечающего за прием и обработку товаров, ценообразование, собственную логистику и так далее. Поэтому уже на этапе оприходования или прихода разработчики добавили возможность вносить в документ нужные показатели:

• закупочная цена;
• цена продажи;
• конкретный склад, на который необходимо поместить товар.

Результаты работы становятся сразу доступны: на странице товара, если нужна информация о конкретном товаре, или в пункте «Аналитика», размещенном в верхнем меню раздела «Складской учет», если нужна информация о всех товарах.

Важно: кнопка «Сохранить» просто сохраняет данные в документе, не передавая их в систему — это удобно для поэтапного заполнения. Для того чтобы данные поступили в систему, необходимо нажать кнопку «Сохранить и провести».

Штрихкоды

Каждому товару можно присвоить штрихкод. На данном этапе в системе полностью реализован только один тип штрихкода, позволяющий идентифицировать товар — EAN-13, но уже скоро появятся и другие возможности, задействующие эту технологию.

Штрихкод позволяет быстро найти/внести товар в систему, используя оборудование для считывания штрихкодов: специальный сканер, подключаемый к персональному компьютеру (пока поддерживается только USB-подключение) или приложение для мобильного телефона — очень удобный инструмент для начинающих продавцов. Сканировать телефоном можно сразу множество товаров — они автоматически добавляются и сохраняются в документ.

Перемещение товара

К примеру, вы не знаете, на какой именно склад нужно отправить товар в момент его оформления или возникла ситуация, когда определенный товар начал пользоваться повышенной популярностью в конкретном магазине или точке продажи. В таком случае этот товар можно перенести внутри системы на склад этой точки/магазина из других складов, где он менее востребован. Для этого нужно создать отдельный документ.

Пройдите по пути «Сайты и магазины» → «Товары и Склады»→ «Складской учет» и выберите пункт «Перемещение», расположенный в верхнем меню раздела. Нажмите «Создать», а затем «Товары».

В строке поиска или по штрихкоду найдите нужный товар, выберите количество, которое нужно переместить, укажите склад-отправитель и склад-получатель — система автоматически все пересчитает и проведет. При необходимости документ можно распечатать и передать сотруднику, который будет осуществлять физическое перемещение товара между складами.

Краткие итоги

Мы рассмотрели часть базовых возможностей системы, которые позволят начать вести подробный складской учет и навести порядок в продажах. Во второй части материала поговорим о дополнительных инструментах, облегчающих работу с учетом товаров: тех, что уже есть и тех, которые появятся в ближайшее время — таких тоже очень много.