Настройка генерации договоров в Bitrix24

В этой статье расскажем, как самостоятельно настроить создание договоров, а также любых других документов в Битрикс24.

Битрикс24 — универсальное программное обеспечение. С его помощью можно не только систематизировать работу с клиентами, но и автоматизировать создание различных документов, таких как договоры, счета-фактуры, акты и другие, задействованные на корпоративном портале.

Работа с шаблонами позволяет минимизировать ошибки и повысить скорость работы с документами. В CRM Битрикс24 уже есть ряд встроенных макетов, которые можно использовать из коробки. Все шаблоны хранятся в формате .DOCX. Если штатные заготовки не отвечают потребностям компании, их можно отредактировать — это один из вариантов получить нужный бланк. Еще одним способом добавить требуемый шаблон является его создание на основе документа.

Для этого нужно зайти в какую-либо CRM сущность, например в сделку в Битрикс24, в правом верхнем углу нажать «Документ» и выбрать «Добавить новый шаблон»:

Дальше можно скачать какой-нибудь документ для примера, чтобы ознакомиться с переменными, или зайти в соответствующий раздел «Список полей»:

Откроется довольно внушительный список полей, которые в данном примере привязаны к сделке:

Соответственно можно искать параметры при помощи фильтра:

В этом случае можно задать поиск по телефону контакта или компании, которые привязаны к сделке. Поддерживаются пользовательские поля.

Далее нужно открыть в Microsoft Word или LibreOffice пример договора, который используется в компании, и везде, где требуется вставить нужные параметры, прописать их:

Например реквизиты сторон, включая печать компании, настраиваются следующим образом:

Чтобы добавить печать и подпись, нужно выполнить два условия. Во-первых, загрузить печать и подписи в поля своей компании в разделе настроек CRM «Реквизиты ваших компаний»:

Во-вторых, при генерации документа нужно отметить чекбокс «с подписями и печатью»:

После внесенных в шаблон правок, необходимо сохранить его в формате .DOCX и загрузить в Битрикс24:

После загрузки откроется карточка настроек шаблона, где нужно задать его название, привязать к сущностям, выбрать сотрудников, кому он будет доступен, привязать к стране и настроить соответствующий нумератор:

Можно настроить существующий нумератор или создать новый. В качестве нумерации договоров, например, использовать номер сущности CRM, к которой прикреплен шаблон, поэтому можно выбрать параметр {SELF_ID}:

Затем нужно сохранить загруженный шаблон, в сделке нажать «Документ» и выбрать необходимый шаблон:

Начнется генерация документа, которая может занять некоторое время, главное не забыть отметить чекбокс «с подписями и печатью». По окончанию появится возможность скачать договор в формате .PDF или .DOCX. Также ссылка на документ будет доступна в истории карточки сущности.

После генерации документа можно нажать «Редактировать документ» и поправить вручную параметры, если это необходимо:

Добавить в счет реквизиты второй своей компании можно, выбрав их в выпадающем списке в самом низу блока редактирования документа, — все реквизиты в полях выше обновятся автоматически:⁠

В итоге должно получиться примерно следующее:

Шаблоны — эффективный инструмент для организации работы с документами. Помимо сокращения времени на создание договора, счета, накладной, доверенности, акта, они позволяют избегать ошибок, свойственных для ручного заполнения, особенно, если компания ведет интенсивную работу с документацией.