Все о модуле «Битрикс24 База знаний 2.0»

База знаний помогает собрать инструкции, служебные положения, учебные пособия и накопленный опыт сотрудников внутри корпоративного портала. Вместо разрозненных файлов, ссылок и сообщений компания получает структурированную систему, в которой можно быстро найти актуальные правила, шаблоны и ответы на рабочие вопросы.

В 2026 году в Битрикс24 появилась новая версия инструмента — 2.0. Она получила другой интерфейс, древовидную структуру документов, быстрый поиск, поддержку Markdown и полноценную работу в мобильном приложении. Пользователи могут создавать и совместно редактировать материалы в том же пространстве, в котором общаются, ставят задачи и хранят файлы.

Как централизованное хранение информации помогает бизнесу

Нередки ситуации, когда специализированные корпоративные знания известны только отдельным специалистам либо распределены между перепиской, локальными документами и папками на облачном диске. Найти информацию сложно, а после увольнения сотрудника часть накопленного опыта может быть утрачена.

Кроме того, руководителям и HR приходится многократно отвечать на одинаковые вопросы, а новым специалистам — обращаться к коллегам даже за базовыми инструкциями.

База знаний формирует общий источник проверенной информации. В ней можно разместить регламенты компании, инструкции по программам и оборудованию, описания бизнес-процессов, стандарты обслуживания клиентов, шаблоны документов, материалы для обучения и ответы на частые вопросы. Сотрудник самостоятельно открывает нужную страницу и получает сведения, не ожидая ответа руководителя.

Для разных направлений можно создавать отдельные справочники. Например, сектор продаж получает скрипты и правила ведения CRM, бухгалтерия — инструкции по документообороту, HR — материалы для адаптации, а технические специалисты — документацию по внутренним системам. Количество баз знаний не ограничено.

Организация страниц и разделов

База знаний 2.0 имеет древовидную структуру. Документы можно вкладывать друг в друга, формируя разделы и подразделы. Документ с вложенными страницами становится разделом, но при этом сохраняет собственное содержимое.

Например, базу отдела продаж можно разделить на блоки «Продукты», «Работа в CRM», «Скрипты» и «Отчетность», а внутрь добавить отдельные инструкции. Глубина вложенности позволяет перейти от общей темы к конкретной операции. Чтобы упорядочить материалы, достаточно перетащить документ в нужный раздел, изменить уровень вложенности или выбрать другую базу знаний.

Для удобной навигации материалы распределены по нескольким разделам:

• «Базы знаний» — все базы, открытые сотруднику;

• «Поделились со мной» — документы, которыми поделились коллеги;

• «Все документы» — полный перечень страниц выбранной базы;

• «Мои документы» — страницы, созданные сотрудником;

• «Архив» — временно убранные базы и документы.

После удаления база или документ попадут в «Корзину» и будут храниться там 30 дней.

Создание и оформление документов

Новую базу можно создать пустой или сразу добавить в нее первый документ. Первый вариант удобен для предварительной настройки структуры и прав, второй позволяет сразу приступить к наполнению.

Визуальный редактор рассчитан на сотрудников без навыков программирования и верстки. Изменения сохраняются автоматически. Поддержка Markdown ускоряет подготовку материалов для тех, кому привычна текстовая разметка, но знать ее для работы не требуется.

Редактор умеет:

• выбирать заголовки четырех уровней, менять цвет, фон и выравнивание текста, выделять его жирным, курсивом, подчеркиванием или зачеркиванием;

• создавать маркированные и нумерованные списки, чек-листы, цитаты, цветные блоки для примечаний и горизонтальные разделители;

• добавлять таблицы, ссылки, изображения, видео и файлы, менять размер и положение медиаматериалов;

• оформлять фрагменты текста и отдельные блоки как код;

• применять верхний и нижний индекс для формул и специальных обозначений;

• упоминать через символ @ сотрудников, задачи, документы и другие базы знаний;

• отменять последнее действие или повторять отмененное.

Упоминания связывают справочные материалы с другими объектами портала. В регламенте можно сослаться на ответственное лицо, в инструкции — на связанную задачу. Наличие упоминания не предоставляет доступ к закрытой информации.

Для длинных документов предусмотрены сворачиваемые разделы. Ссылку можно скопировать как на всю страницу, так и на конкретный заголовок. После перехода коллега сразу увидит нужный пункт инструкции.

Редактор поддерживает загрузку файлов, изображений и видео размером до 5 ГБ. Изображения объемом до 48 МБ отображаются непосредственно на странице, более крупные загружаются как файлы. Максимальное разрешение изображения составляет 7000 × 7000 пикселей.

Совместное редактирование

Несколько сотрудников могут одновременно редактировать один документ. Изменения отображаются у всех участников в реальном времени и сохраняются автоматически. Один специалист может подготовить содержание, другой — проверить факты, а руководитель — внести итоговые правки.

Ссылку на документ или всю базу знаний можно отправить в чате либо прикрепить к задаче, доске и другим элементам Битрикс24, но открыть материал смогут только сотрудники с доступом.

Права доступа и защита информации

По умолчанию раздел Базы знаний 2.0 открыт только администраторам портала, а новая база доступна ее создателю. Остальным сотрудникам назначаются разрешения лично, через отдел или проект.

Настройка привилегий:

• раздел «База знаний 2.0» — определяет, кто увидит его в меню и получит право просматривать, создавать, редактировать и импортировать базы;

• отдельная база — задает права на все размещенные в ней материалы, чтобы сотрудники разных отделов и проектов видели только предназначенную для них информацию;

• документ — ограничивает просмотр или редактирование конкретной страницы, не меняя настройки всей базы.

Для баз знаний и отдельных документов действуют три уровня прав. «Просмотр» открывает чтение материалов и скачивание вложений. «Редактирование» дополнительно включает изменение текста, добавление блоков и файлов. «Администрирование» предоставляет полный доступ к документам, настройкам прав и удалению базы.

Права назначаются отдельным сотрудникам, отделам и проектам. Если для одного человека установлены разные уровни доступа, Битрикс24 применит более высокий. Например, при личном праве на просмотр и праве отдела на редактирование он получит право изменять документ.

Поиск и навигация

Строка поиска расположена в боковой панели. После ввода ключевых слов система выведет подходящие документы. Первые результаты появятся сразу, а кнопка «Показать все результаты» откроет полный список совпадений. Точное название и расположение страницы знать не обязательно: поиск проверит содержимое всех баз, доступных сотруднику.

Боковая панель умеет сворачиваться, освобождая больше места для документа. В интерфейсе доступны светлая и темная темы. Выбранное оформление изменится только у текущего пользователя и не повлияет на отображение раздела у коллег.

Архив и корзина

«Архив» предназначен для материалов, которые больше не нужны в текущей работе, но должны сохраниться на будущее. После архивации они исчезнут из общего доступа, однако останутся в Битрикс24 для последующего восстановления.

Если в «Архив» отправить всю базу, входящие в нее документы будут показаны отдельно с указанием исходной базы. После восстановления вернутся прежняя структура и права доступа.

Удаленные базы и документы попадут в «Корзину» и останутся там на 30 дней, после чего Битрикс24 автоматически сотрет их. При восстановлении в течение этого срока материал вернется на прежнее место вместе с настройками доступа. При этом документ, удаленный из «Архива», снова окажется в «Архиве».

Работа с телефона

Версия для смартфонов почти полностью повторяет возможности инструмента на компьютере. В мобильном приложении доступны создание баз и документов, поиск материалов, настройка прав и редактирование страниц. Текст поддерживает форматирование, упоминания сотрудников и других элементов Битрикс24, изображения, видео и блоки с кодом.

Одно из основных отличий связано с управлением структурой. В мобильном приложении нет перетаскивания документов между разделами и базами — эта функция доступна только на компьютере.

Переезд с другой платформы

Если инструкции и прочие корпоративные материалы уже собраны на другой платформе, создавать их заново не придется. Для переноса разработчики предлагают воспользоваться специальным решением «Мигратор Базы знаний 2.0».

Приложение напрямую переносит данные из Notion, Яндекс Вики, GitBook и Yonote. Для переноса из пока не поддерживаемых сервисов содержимое сначала нужно экспортировать в виде файлов Markdown, затем упаковать их в ZIP-архив размером до 100 МБ и загрузить в мигратор.

В процессе необходимо выбрать материалы и указать, куда их добавить: в новую или уже созданную базу. Приложение сохранит исходную структуру — пространства, коллекции и папки станут разделами, а документы — отдельными страницами.

Перенос большой базы с множеством страниц и вложений может занять некоторое время. Процедура выполняется на сервере, поэтому после ее запуска вкладку браузера можно закрыть и вернуться к результатам позже.

Вложения размером до 25 МБ попадут в новую базу вместе с текстом. По умолчанию более крупные и неподдерживаемые файлы будут пропущены и отмечены в отчете. Когда объем одной страницы превышает 1 МБ, приложение разделит ее на несколько связанных страниц. Итоговый отчет покажет, какие материалы перенесены полностью или частично, какие пропущены согласно выбранным настройкам, а какие не удалось загрузить из-за ошибок.

Если часть данных не загрузилась или содержимое исходной базы изменилось, перенос можно запустить повторно. Мигратор найдет уже добавленные страницы и предложит пропустить их либо обновить содержимое. Дубликаты при этом не появятся.

Функция доступна только в доменной зоне ru. Перенос из Яндекс Вики поддерживается для организаций с платным тарифом Яндекс 360.

AI-функции

AI-агент BitrixGPT уже умеет находить сведения во внутренних базах знаний. Достаточно задать вопрос в чате, чтобы получить ответ на основе корпоративных материалов и не просматривать документы самостоятельно.

Среди ближайших нововведений заявлены подготовка структуры и черновика статьи, создание FAQ, краткие выжимки из длинных документов и персональные подборки изменений.

Доступность

Пользователи «Энтерпрайза» получают новый модуль в обеих версиях продукта. Кроме того, он предоставляется:

• в облаке — на «Профессиональном»;

• в коробке — в редакции «Корпоративный портал».

Для коробочной установки также потребуется обновление модуля note.

Краткие итоги

Новая версия заметно расширила возможности корпоративной базы знаний. В ней появились древовидная структура, отдельные права для баз и документов, совместное редактирование, архив, корзина и легкий перенос материалов из других сервисов. Страницы стало проще распределять по разделам, дополнять и обновлять вместе с коллегами.

Integrator.Digital поможет не просто подключить новый модуль, а адаптировать его к структуре и реальным процессам компании. Команда продумает порядок размещения материалов, распределит права и организует перенос накопленной информации.

За годы работы Integrator.Digital накопила большой опыт адаптации Битрикс24 к реальным потребностям бизнеса. Команда не ограничивается подключением готовых функций, а настраивает и дорабатывает портал с учетом процессов, задач и особенностей конкретной компании. В результате заказчик получает не стандартный набор инструментов, значительная часть которого часто остается невостребованной, а систему, рассчитанную на его повседневную работу и цели.