Модуль автоматизации расчетов и трудозатрат по проектам в коробочном Битрикс24

Клиенты часто отмечают, что Битрикс24 как будто написан программистами для программистов, а не для бизнеса. Разобраться в нем бывает непросто: много настроек, связей, и не всегда очевидной логики. Но в этом есть и практическое преимущество. 

Поскольку платформа в коробочной редакции допускает широкую кастомизацию, то ее можно гибко и точно модифицировать под конкретные бизнес-процессы компании. Этим занимаются высококлассные специалисты Integrator.Digital: дорабатывают Битрикс24 под непосредственные задачи и потребности бизнеса.

В проектах внутри Битрикс24 базой для расчетов служат трудозатраты и расходы: по ним оценивают стоимость выполнения и финансовый результат. Эти данные в системе есть — их можно учитывать в задачах и использовать в отчетах, поэтому в простых сценариях себестоимость проекта и счета сводят вручную. Но когда подключаются подрядчики, у специалистов появляются разные роли и ставки, а оплата зависит от лимитов и периодов закрытия, то расчеты быстро усложняются. Сформировать себестоимость, выплаты и итоговую сумму счета для клиента становится непросто.

Чаще всего компании сталкиваются со следующими проблемами:

• трудозатраты заложены в задачах, но не участвуют в расчетах;

• в одном проекте одновременно участвуют сотрудники и подрядчики;

• у специалистов несколько ролей с разной стоимостью часа;

• часть задач закрывается в одном периоде, а оплачивается в другом;

• пользователи не всегда своевременно создают задачи и списывают часы.

Кроме того, расчеты отнимают время, требуют внимательности и опыта, могут приводить к неточностям и зависят от сотрудника — возникает запрос на автоматизацию. В стандартной конфигурации Битрикс24 такой возможности нет, поэтому команда Integrator.Digital разработала модуль для автоматического выполнения этих расчетов внутри портала.

Модуль автоматизации расчетов по проектам

В расчетах используют данные из задач — фактические трудозатраты. Роли и ставки прописываются отдельно и применяются к этим часам. На их основе формируются себестоимость, выплаты специалистам и сумма для счета. Расчет выполняется по списанному времени, а не по статусу задачи.

Ставки и роли

В стандартной конфигурации Битрикс24 нельзя задать стоимость часа для сотрудника, роли или договора. Модуль добавляет функционал ставок, связывает их с часами из задач, а хранение и настройка ставок реализованы через смарт-процесс договоров.

Логика:

• часы берут из задач — учитываются фактические трудозатраты по исполнителям;

• для каждого сотрудника в проекте задают связку «роль — договор — ставка»;

• при выборе сотрудника, роли и договора ставка применяется автоматически через смарт-процесс;

• в задаче указывают роль, в рамках которой выполнялась работа — по ней рассчитывается стоимость;

• при изменении роли или ставки суммы в отчете пересчитываются автоматически.

Один сотрудник может участвовать в проекте в нескольких ролях. Для каждой роли действует своя ставка, а в задаче указывают ту роль, в рамках которой выполнялась конкретная работа.

Для руководителя проекта предусмотрена отдельная ставка. Управленческие часы рассчитываются как процент от клиентских часов проекта, учитываются в расчете и включаются в общую себестоимость.

Важно: несмотря на широкий функционал, для пользователя все сводится к простым действиям — выбор проекта, ролей и договоров, фиксация времени.

Чтобы настроить расчет по проекту:

• открыть проект;

• задать роли и договоры — ставки подставляются системой;

• указать роль в задачах;

• зафиксировать время по задачам.

Дальше все считается автоматически.

Отчеты по проекту

Отчет формируется по выбранному проекту и периоду на основе задач, по которым за это время зафиксировано списание часов. Можно выбрать режим отбора: учитывать только завершенные задачи или все задачи со списанием времени. Учет ведется по дате списания, поэтому дедлайн и статус задачи на результат не влияют — в него попадает только фактически выполненная работа за период.

В отчете отображаются:

• общее количество задач и число завершенных;

• объем трудозатрат по проекту;

• распределение часов по сотрудникам;

• суммы по ролям с учетом ставок;

• сводные финансовые показатели.

Дополнительно выводится прогресс проекта.

Расчет себестоимости, выплат и суммы счета

Расчет выполняется на базе времени из задач и заданных ставок. Часы сопоставляются с ролями, после чего рассчитываются расход, приход и прибыль по проекту.

В него входят:

• расход — затраты на оплату специалистов и подрядчиков;

• приход — сумма, которую оплачивает клиент;

• прибыль — разница между приходом и расходом.

Формируется итоговая сводка по проекту, в которой доступна детализация: задачи, часы специалистов, начисления по ролям и значения с учетом менеджмента.

Можно учесть НДС и другие параметры, влияющие на конечные суммы. Счет создается прямо из отчета — одной кнопкой. В него автоматически переносятся выполненные работы, суммы по ролям и итоговые значения по проекту.

Перенос между отчетными периодами

В проектах часть работ может выполняться в одном периоде, а оплата по ним — в другом. Для таких случаев предусмотрена отдельная опция: по конкретной задаче приход в текущем периоде обнуляют и переносят на другой, при этом расход остается в текущем.

В следующем отчетном периоде эта задача автоматически попадает в отчет с отметкой о переносе и ссылкой на исходный отчет. Сумма не дублируется: в текущем периоде учитывается только расход, в следующем — только приход. Это помогает сохранить корректный финансовый результат по каждому периоду и прозрачную связь между ними.

Дополнительный интерфейс «Менеджер задач»

Модуль опирается на данные из задач: перечень работ, исполнителей и фактически списанные часы. Если задачи и часы фиксируются с задержкой, часть из них не попадает в отчет на момент создания — показатели получаются неточными.

В проектах с участием внешних сотрудников и подрядчиков такие ситуации возникают регулярно: задачи оформляют постфактум, часы вносят не сразу, часть работ остается неучтенной.

Чтобы они возникали реже, реализовали в модуле отдельный интерфейс для управления задачами и учетом часов и вынесли его в левое меню портала для быстрого доступа. Он разделен на две вкладки: создание задач и списание времени.

Создание задач

Вкладка позволяет быстро создать задачу в проекте с указанием названия, описания, ответственного, дедлайна, объема в часах и даты списания. При оформлении задним числом ее можно отметить как завершенную, а согласованный объем — зафиксировать с нужной датой списания.

При последовательном добавлении нескольких задач ранее выбранные значения сохраняются, поэтому не требуется каждый раз заново указывать проект и ответственного.

Списание времени

Вкладка используется для быстрого списания времени по задачам без переходов по разделам. Часы можно списывать за специалиста, не ожидая, пока он сделает это сам.

Возможности:

• доступ к задачам через список последних и поиск внутри проекта;

• фиксация даты списания, количества часов и комментария;

• завершение задачи одновременно со списанием времени.

Форма сокращает количество действий при взаимодействии с задачами и ускоряет списание времени.

Краткие итоги

Разработанный командой Integrator.Digital уникальный модуль автоматизации расчетов и трудозатрат по проектам закрывает сразу несколько связанных процессов внутри коробочного Битрикс24. Компания получает единый контур, в котором проектные задачи, списание часов, ставки специалистов, расчет себестоимости, выплаты, прибыль и выставление счета собраны в привычном интерфейсе.

Решение учитывает реальные условия: один специалист может участвовать в проекте в нескольких ролях, у разных участников могут быть свои ставки и договоры, а клиентская оплата может смещаться на следующий отчетный период.

Интерфейс «Менеджер задач» ускоряет ежедневную работу: позволяет быстро создать задачу, завести ее задним числом, зафиксировать часы нужной датой и списать время за сотрудника.

Если вам необходимо считать экономику проекта в Битрикс24 — специалисты Integrator.Digital в короткие сроки настроят расчет себестоимости, выплат и счетов с учетом ролей, ставок и отчетных периодов.