Как сменить или уволить главного администратора в коробочной версии Битрикс24

Когда в компании меняется ответственный за Битрикс24, портал нужно передать другому сотруднику, но просто назначить его не получится. У этой роли есть особенность: текущий главный администратор должен подтвердить передачу прав.

В коробке Битрикс24 смена полномочий реализована через запрос. Отправить его может только администратор, поэтому на портале должен быть как минимум еще один сотрудник с такими правами. После отправки запроса потребуется подтверждение главного администратора — без его согласия перенос прав невозможен.

Передача прав и увольнение проходят по одной и той же схеме, но итог у них разный. После передачи пользователь продолжает работать в системе уже без статуса главного администратора. При увольнении учетная запись отключается — доступ к порталу закрывается.

Этапы передачи управления

Механизм встроен в систему и доступен прямо в интерфейсе портала. Все действия можно выполнить через настройки, без привлечения специалистов.

В профиле главного администратора нужно выбрать «Администратор» → «Забрать права администратора» и подтвердить отправку запроса. После этого действующему владельцу прав поступит сообщение от Админ-бота с указанием инициатора запроса.

Чтобы завершить процесс, главный администратор должен открыть это сообщение, выбрать «Передать права» и одобрить действие — для этого нужно ввести слово «Передать» в предложенном поле.

В результате подтверждения статус перейдет пользователю, отправившему запрос. Учетная запись прежнего владельца останется в системе. При необходимости ее можно будет отключить.

Что проверить перед отключением учетной записи

Перед отключением важно проверить, не остались ли за пользователем задачи, CRM-элементы и настройки, в которых он фигурирует.

Что учесть перед закрытием доступа:

• задачи и проекты — переназначить ответственного;

• CRM — просмотреть сделки, лиды и контакты;

• автоматизация — проверить роботов и бизнес-процессы с участием пользователя;

• интеграции — убедиться, что доступы и ключи не привязаны к его учетной записи.

После этого аккаунт можно деактивировать.

Смена без подтверждения

Если главный администратор не подтвердит запрос, передать права не получится — без его согласия процедура не завершится. В такой ситуации стоит связаться с ним, объяснить, что именно требуется сделать и зачем это необходимо. Причина отказа или молчания не всегда связана с конфликтом: сотрудник мог не разобраться в уведомлении, не понять последствий или просто отложить вопрос. После разговора запрос можно отправить повторно.

Важно: к назначению главного администратора нужно относиться очень внимательно. Эта учетная запись имеет полный доступ к порталу — с ее помощью можно изменять любые настройки, управлять пользователями и разделами. На нее же приходят служебные уведомления от Битрикс24 — продление тарифа, новости и приглашения на вебинары.

Если доступ к учетной записи утрачен

Если текущий администратор не выходит на связь и подтвердить передачу не удается, штатный механизм не поможет. Смену через интерфейс портала выполнить не удастся — обойти это ограничение нельзя.

В этом случае остается только один вариант — восстановление управления через поддержку Битрикс. Потребуется подтвердить права на портал: предоставить данные об оплате, реквизиты компании и документы. Процедура займет время и требует корректного оформления заявки, иначе запрос могут отклонить или вернуть на доработку.

Чтобы ускорить процесс и избежать ошибок, лучше привлечь опытного интегратора. Специалисты подготовят необходимые заявления и помогут пройти процедуру восстановления доступа максимально быстро.

Ограничения по тарифам

На старших тарифах применяется описанный выше механизм — смена выполняется через запрос с подтверждением со стороны текущего администратора.

Базовый тариф работает иначе. Отдельного механизма с подтверждением здесь нет — единственный администратор сам назначает другого пользователя и после этого теряет этот статус.

На бесплатных тарифах смена главного администратора не предусмотрена.

На что обратить внимание после смены администратора

После передачи прав главного администратора нужно убедиться, что управление порталом полностью перешло новой учетной записи и не осталось связей с прежним администратором.

В первую очередь стоит проверить:

• уведомления — приходят ли системные сообщения на новую учетную запись;

• интеграции — не используют ли внешние сервисы учетные данные прежнего администратора;

• доступ к настройкам — открываются ли административные разделы без ограничений.

Проверка позволит выявить зависимости от прежней учетной записи и устранить их, чтобы избежать ограничений и проблем в работе портала.

Краткие итоги

Смена главного администратора затрагивает доступ к настройкам и ключевым разделам портала. После передачи важно проверить роли, права и элементы, в которых был указан прежний владелец — задачи, процессы и отдельные автоматизации могут оставаться привязанными к его учетной записи.

Когда текущий администратор не выходит на связь или отказывается подтвердить передачу, стандартный механизм не сработает. В этом случае остается только один вариант — восстановление управления через поддержку Битрикс с подтверждением прав на портал.

Если вы хотите корректно сменить главного администратора, передать управление без ошибок и проверить портал после процедуры, напишите в Integrator.Digital. Специалисты помогут пройти все этапы, приведут в порядок роли и доступы и проконтролируют, не осталось ли зависимостей от прежней учетной записи.

Если доступ к управлению уже потерян и портал нужно вернуть, команда подготовит информацию и документы для обращения в поддержку, поможет оформить заявку и запустить процедуру восстановления.