Кейс по настройке документооборота и согласованию отпусков в Битрикс24
Клиент — ИТ-компания, внедряющая собственные решения для крупных промышленных предприятий. В штате — около 60 сотрудников, большое количество параллельных проектов и непрерывный поток обращений. При этом единой системы для контроля и управления не было.
Заказчику требовалась платформа, на которой можно выстроить все ежедневные процессы: внутренние коммуникации, задачи, документооборот, согласования, работу с клиентами, продажами и проектами. Отдельно было сформулировано техническое задание с конкретными условиями — о нем дальше.
Цели проекта
Заказчик так сформулировал цели внедрения:
выполнить базовую конфигурацию портала;
настроить в системе связанные реестры договоров, актов и счетов;
автоматизировать согласование отпусков по четырем сценариям, описанным в регламентах и схемах, с фиксацией статусов и истории;
выстроить оргструктуру и ролевую модель портала, чтобы каждый пользователь находился в своем контуре, а руководство получало целостную картину;
включить резервное копирование и обучить администраторов, обеспечив независимость сопровождения коробочной версии;
заложить основу для дальнейшего развития.
Важно: в каждой сделке есть договор, акт и счет. Особенность заключается в том, что сначала формируется акт по выполненным работам (формы у всех разные, как и договоры — они зависят от заказчика), а уже затем выставляется счет — он стандартизирован.
В результате обсуждения остановились на коробочной редакции Битрикс24: широкая кастомизация, CRM с автоматизацией, управление задачами и проектами, единое файловое хранилище, инструменты для коммуникаций, КЭДО и встроенные бизнес-процессы — все, что нужно, чтобы сосредоточить управление в одном месте.
Однако штатно система не отражала актуальную модель процессов компании: портал надо было не просто запустить, а внести доработки Битрикс24 под непосредственные потребности организации.
Смарт-процессы договоров, актов и счетов: структура и связи
Для размещения корпоративного портала выбрали инфраструктуру Yandex Cloud. После запуска Битрикс24 мы настроили роли, доступы и базовые параметры системы, а затем перешли к следующей задаче — сформировать в CRM рабочую схему документооборота в том виде, в котором она используется в компании: есть договор, по договору создаются акты, а после подписания актов выставляются счета.
Создали отдельные смарт-процессы, отражающие реальные бизнес-процессы заказчика:
«Договоры» — отдельная сущность, связанная с компаниями и сделками. В карточке хранится сумма договора, реквизиты и статусы. В эту же карточку попадают данные по связанным документам: сколько закрыто актами и какие суммы выставлены и оплачены по счетам.
«Акты» — отдельный смарт-процесс, вынесенный из «Счетов». Заказчику была нужна собственная карточка акта, в которой отражены параметры конкретного документа: набор работ, сумма, статус, история изменений. Акт связан с договором и передает сумму в расчет закрытого объема.
«Счета» — стандартные счета Битрикс24, связанные с договорами и актами. Счет создается после подписанного акта и проходит свои стадии (выставлен, отправлен, оплачен). Стадии позволяют видеть, какие суммы находятся в производстве, а какие уже фактически оплачены.
Дополнительно настроены реестры договоров, актов и счетов и отчеты по каждому типу документа. Можно выводить договоры по заказчикам и ответственным, фильтровать акты по статусу и сумме, анализировать счета по выставленным и оплаченным. Руководитель видит по каждому договору, какие работы закрыты актами и какие суммы уже прошли оплату.
Реализация процесса согласования отпусков
Согласование отпусков — второй крупный блок внедрения. В регламентах и схемах у заказчика описаны четыре сценария:
отпуск по утвержденному графику;
отпуск нового сотрудника без графика;
перенос отпуска по инициативе сотрудника;
перенос отпуска по инициативе компании.
Мы реализовали бизнес-процесс «Согласование отпусков» через раздел «Автоматизация» → «Бизнес-процессы» → «Процессы в ленте новостей» в Битрикс24. Сотрудник создает заявление по нужному сценарию, далее запускается маршрут согласования: документ проходит по шагам, указанным в регламенте (руководитель, руководство компании, бухгалтерия).
Каждый этап согласования фиксируется в Битрикс24: уведомления автоматически отправляются участникам, история процесса сохраняется в системе. Кадровая служба ориентируется по данным Битрикс24 и календарю отсутствий.
От автоматической отправки документов в ЭДО по итогам согласования отпуска заказчик отказался: в текущей версии Битрикс24 модуль бизнес-процессов не связан с ЭДО, поэтому итоговые документы формируются и передаются по действующему у компании распорядку.
По результатам внесенных изменений специалисты Integrator.Digital провели обучение и записали видеоинструкции, чтобы сотрудники могли сами запускать заявки и отслеживать статусы без обращения к разработчикам или администраторам.
Дополнительные настройки
Помимо основной логики договоров и отпусков, в проект вошел большой блок технических и организационных настроек, формирующих рабочую среду в Битрикс24. Они напрямую влияют на то, как сотрудники взаимодействуют с системой и какие данные видят.
Что было сделано:
Оргструктура — созданы подразделения, должности, руководители, связи между отделами;
Профили сотрудников — оформлены карточки с должностями, контактами, ответственными, настроено отображение отпускной информации: сотрудник и руководитель видят запланированные даты и накопленные дни, данные синхронизируются с календарем отсутствий;
Права доступа — настроена ролевая модель для CRM, задач, документов и разделов корпоративного портала;
Воронки CRM — настроены этапы Лидов и Сделок, добавлены необходимые параметры и поля;
Карточки сущностей — переработаны структуры сделок, компаний и контактов: добавлены поля, отражающие специфику проектов и порядок документооборота;
Календарь отсутствий — подключен и настроен под схему согласования отпусков;
Уведомления — настроена основная механика для задач и дел, далее сотрудники смогут корректировать параметры под свои потребности;
База знаний — создан набор разделов: информация о компании, страница новичка, база знаний по проектам, внесены материалы заказчика и документация по доработке;
Подключение файлового хранилища — настроена автоматизация: при создании сделки или проекта система формирует папку в определенной структуре и помещает туда сопутствующие документы;
Почта — заказчик не хотел беспокоить своих клиентов письмами, поэтому отказался подключать корпоративную почту всем сотрудникам. Мы объяснили, почему протоколирование переписки важно, и по согласованию на пробу подключили почтовую интеграцию одному сотруднику, чтобы оценить ее реальную пользу;
Резервное копирование — включено, протестировано: внутренние администраторы обучены контролировать бэкапы и при необходимости выполнять восстановление.
Внесенные настройки создают инфраструктурную основу, на которой может строиться дополнительный функционал.
Краткие итоги
В результате внедрения компания получила полноценный корпоративный портал, закрывающий ее потребности: договоры с привязками, акты со своей карточкой, счета после подписания актов, реестры и аналитику, а также прозрачное согласование отпусков по всем сценариям.
Были настроены роли, структура, карточки сущностей, календарь отсутствий, базы знаний, файловое хранилище, воронки и другие элементы, обеспечивающие высокую продуктивность сотрудников и предприятия в целом.
Задачи по адаптации Битрикс24 под конкретные регламенты и бизнес-процессы — специализация Integrator.Digital. Настраиваем систему так, чтобы она повторяла фактическую модель работы компании.
