Поставщики в Складском учете Битрикс24

Управление компанией — сложный процесс, требующий максимальной концентрации и ответственного подхода даже к самым простым вещам. Программное обеспечение для бизнеса Битрикс24 позволяет автоматизировать значительную часть рутинных операций, повысить эффективность и скорость бизнес-процессов, а также сократить число ошибок, возникающих из-за человеческого фактора.

При этом разработчики стараются учитывать реальные потребности пользователей платформы, добавляя функционал, который действительно помогает в организации работы предприятия. Например, дает возможность упростить работу с поставщиками — предприятиями или физическими лицами, поставляющими товар для реализации. Грамотно выстроенная работа с поставщиками поможет держать под контролем как текущие, так и будущие поставки.

Как работать с поставщиками

Битрикс24 позволяет вносить в систему полную информацию о поставщике сразу при заполнении приходного документа — эта возможность появилась в последних обновлениях, в ответ на запросы пользователей. Теперь при заполнении прихода можно указать:

• для контакта — ФИО, контактный телефон, адрес электронной почты, реквизиты, адрес и другую информацию;
• для компании — название компании, контактный телефон, адрес электронной почты, реквизиты, адрес и другую информацию.

Причем для каждой компании можно добавить сколько угодно контактов, которые будут привязаны к этому поставщику.

Как вносить данные

Откройте «Складской учет» → пункт верхнего меню «Приход» → «Создать».

Вверху страницы, в пункте «Создание оприходования» выберите из раскрывающегося списка «Приход» → «Общие».

Помимо прочих, в открывшимся окне для формирования документа есть блок «Поставщик», содержащий поля «Контакт» и «Компания».

Важно: данные о поставщике — название, адрес, телефон и прочее — необходимо вносить в поле «Компания», а в поле «Контакт» можно добавить информацию о контактном лице. Таких контактов может быть несколько: директор, ответственный менеджер, бухгалтер и так далее.

Добавить контакт можно через поиск и выбор существующего или добавление нового. Начните вводить информацию о контакте (имя, телефон или электронную почту) в поле — система выполнит поиск по этим данным. В случае, если совпадений не обнаружится, она предложит создать новый контакт. Нажмите «Создать новый контакт» и заполните поля: Телефон, E-mail и Адрес.

В поле «Реквизиты» выберите нужный пункт из выпадающего списка: «Организация», «ИП» или «Физическое лицо».

К примеру, при выборе пункта «Организация» откроется окно для ввода реквизитов, по умолчанию содержащее поля:

• Поиск реквизитов — Умные реквизиты: выполните поиск по ИНН, а остальные данные загрузятся автоматически;
• Шаблон — позволяет быстро переключаться между шаблонами: «Организация», «ИП», «Физическое лицо»;
• ИНН;
• Сокращенное наименование организации;
• Полное наименование организации;
• ОГРН;
• КПП;
• Дата государственной регистрации;
• ОКПО;
• ОКТМО;
• Генеральный директор;
• Главный бухгалтер;
• Адрес — можно ввести вручную или выбрать на карте с помощью сервиса OpenStreetMap.

Поля можно редактировать, перемещая вверх и вниз, а также настраивать, выбрав значок настройки, расположенный справа от каждого поля.

Доступны опции смены названия поля и его видимости. Набор предустановленных полей для других шаблонов — «ИП», «Физическое лицо» — будет различаться, но сама процедура внесения данных в систему остается без изменений.

Ниже размещены 2 кнопки, позволяющие добавить подпись и печать — для этого их нужно нажать, а в открывшейся форме выбрать и загрузить в файл, размер которого не превышает 3 МБ.

Заключительный блок «Банковские реквизиты» содержит поля:

• Наименование банка;
• БИК;
• Расчетный счет;
• Корреспондентский счет;
• Валюта счета;
• Адрес банка;
• SWIFT;
• Комментарий.

После заполнения всех данных не забудьте сохранить изменения, нажав соответствующую кнопку.

Если нужно добавить дополнительный контакт, достаточно нажать ссылку «Добавить участника», расположенную под полем ввода информации о контактах, а чтобы удалить — нажать на крестик, размещенный справа.

Работа с карточкой поставщика

Карточка поставщика — удобный инструмент для контроля и управления поставками товаров. С его помощью менеджер может выполнять все базовые операции, планировать и отслеживать задачи. Попасть в карточку можно 2 путями:

• CRM → «Клиенты» → «Поставщики» → «Контакты/Компании»;
  
• CRM → «Товары и Склады» → «Складской учет» → «Клиенты» → «Поставщики» → «Контакты/Компании».
  

Откройте требующую внимания карточку поставщика и выполните необходимые действия. Можно звонить или писать поставщику, используя различные доступные каналы коммуникации, создавать задачи и напоминания, отправлять счета, соглашения. История звонков, сообщений, писем отражается в таймлайне, обеспечивая руководству полный контроль над любыми взаимодействиями менеджеров с поставщиками.

Во вкладке «Связи» отображаются контактные лица поставщика и операции с документацией прихода. Это позволяет осуществлять надзор за всеми текущими и будущими поставками, не совершая переходы в другие разделы портала.

Разрешения для сотрудников

Для работы с CRM пользователям портала необходимо выставить в системе соответствующие права доступа: добавление, изменение и чтение. Управление правами расположено по пути CRM → пункт верхнего меню «Еще» → «Настройки» → «Права доступа».

Краткие итоги

Битрикс24 — платформа, обеспечивающая точное управление компанией и высокий уровень автоматизации бизнес-процессов. Портал содержит множество инструментов, позволяющих роботизировать рутинные операции, сократить число человеческих ошибок, повысить скорость и качество выполнения задач. Напишите или позвоните нам, и мы проведем бесплатную консультацию, в которой расскажем, какие конкурентные преимущества Битрикс24 может предложить именно для вашего бизнеса.