Все о КЭДО в Битрикс24

Битрикс КЭДО — модуль Битрикс24, обеспечивающий электронный обмен кадровыми документами. Он позволяет подготавливать, согласовывать и заверять кадровые документы в электронном виде. Электронная подпись имеет юридическую силу при соблюдении требований закона. Процедура запускается напрямую в интерфейсе портала: указывается провайдер и назначаются участники процесса.

Электронные документы в КЭДО представляют собой не сканы и не письма, а структурированные файлы, проходящие оформление, согласование и подписание через специализированные сервисы. В Битрикс24 порядок работы стандартный: выбирается шаблон или создается новый документ, назначается представитель организации, указывается провайдер и список участников. После этого документ уходит на подпись, а статусы и оповещения отображаются в портале и чатах.

Эффект от использования КЭДО заметен сразу. Средний срок утверждения сокращается с нескольких дней до минут, отпадает необходимость в курьерах, бумажных экземплярах и архивных помещениях. HR-специалисты меньше отвлекаются на сопровождение документации, снижаются риски утери и просрочек. Для удаленных и смешанных команд преимущество особенно ощутимо, поскольку все HR-операции можно проводить без визита в офис.

Поставщики: Битрикс24, Госключ, Такском-Ручка

Во встроенном КЭДО Битрикс24 документы заверяются ПЭП (Простая Электронная Подпись). Функция активна по умолчанию и работает прямо на портале, без установки дополнительных компонентов.

Битрикс24 КЭДО + Госключ — мобильное приложение Минцифры, с помощью которого сотрудники могут подписывать документы со смартфона. Подключение осуществляется через Битрикс24 и Госуслуги, сервис работает на тарифах «Профессиональный» и «Энтерпрайз».

Такском-Ручка поддерживает неквалифицированную и квалифицированную подпись для работников, а также несколько способов заверения документов уполномоченными лицами компании, включая использование токена и облачного сервиса. Подключение выполняется напрямую в интерфейсе портала после регистрации у провайдера.

Права, роли и контроль доступа

В КЭДО права задаются через роли. По умолчанию доступны базовые — сотрудник видит только свои документы, а администратор и руководители управляют всеми процессами. При необходимости можно создавать дополнительные роли и назначать им конкретные функции: просмотр, редактирование, подписание, удаление документов, работа с шаблонами или сейфами. Настройка выполняется непосредственно на портале, а статусы и напоминания приходят в чат, что позволяет избежать задержек в документообороте.

КЭДО 1С Битрикс: интеграция с 1С

Интеграция КЭДО с 1С решает две задачи: автозаполнение кадровых документов данными из 1С и возврат подписанных файлов в её электронный архив. Настройка выполняется через модуль-расширение и коннектор в Битрикс24, а для упрощения предусмотрен специальный встроенный помощник настройки. Сопоставление сотрудников и полей делает перенос данных предсказуемым, а при выгрузке новых работников сохраняется их связь с КЭДО. Для стабильности предусмотрены регламенты: при дублировании конфигураций коннектор переустанавливается с очисткой старых настроек.

Интеграция также позволяет синхронизировать расчетные листки, отпуска и другие кадровые данные, чтобы сотрудники получали их прямо на портале. Подписанные документы автоматически возвращаются в 1С, формируя единую историю кадровых процессов и избавляя HR-отдел от лишних действий.

Соответствие закону и подготовка к запуску

Перед переходом на КЭДО в Битрикс 24 работодатель утверждает локальный акт о ведении КЭДО и заключает соглашение с сотрудниками о переходе на электронный кадровый документооборот. Исключения и особые случаи описаны в справке: не все виды документов доступны к переводу в электронный формат, поэтому юридическую политику фиксируют заранее, а список шаблонов и маршрутов согласуют с юристом. 

Ключевые возможности:

• использование шаблонов и маршрутов для документов с запуском из десктоп-, веб-версии и мобильного приложения, статусы и уведомления отображаются в чатах;

• подписание через Госключ на телефоне или через Такском-Ручку с выбором УНЭП или УКЭП, допускается параллельное использование нескольких провайдеров;

• гибкая система прав, при которой сотрудник видит только свои документы, а HR-специалисты и руководители обладают расширенными возможностями;

• интеграция с 1С с автоматической подстановкой реквизитов, сохранением документов в архиве и сопоставлением сотрудников;

• подключение КЭДО и Госключа на тарифах «Профессиональный» и «Энтерпрайз».

Перечисленные возможности покрывают основные кадровые сценарии: трудовые договоры, приказы, заявления, уведомления, расчетные листки, отпуска и командировки — без распечатывания и пересылок

Как запускают проект на практике

Компания формирует перечень кадровых документов, переводимых в электронный вид, утверждает локальный акт, выбирает провайдера подписи и распределяет роли. В Битрикс24 настраиваются шаблоны, маршруты согласования и уведомления. При использовании 1С устанавливается расширение, подключается коннектор и выполняется сопоставление сотрудников. После пилотного запуска нескольких документов решение распространяется на остальные процессы, и организация постепенно переходит к полноценному электронному кадровому документообороту.

Что получает компания от внедрения

На портале создается единый контур кадровых документов с прозрачными маршрутами и статусами. Руководство видит, на каком этапе находится каждый экземпляр, фиксируется история действий, ответственность распределяется по ролям. Риски просрочек снижаются за счет понятных регламентов и автоматических оповещений, а единый архив упрощает контроль и подготовку к проверкам.

Система безболезненно масштабируется вместе с ростом штата и количества кадровых операций. Мобильный доступ и веб-интерфейс обеспечивают заверение документов без привязки к офису, интеграция с 1С поддерживает целостность данных и исключает дублирование ввода. В результате кадровые процедуры становятся управляемыми и предсказуемыми, а юридическая корректность поддерживается встроенными механизмами разграничения доступа и фиксированными маршрутами согласования.

Почему стоит выбрать Integrator.Digital

Мы берем на себя проект целиком: аудит процессов и юридической готовности, внедрение КЭДО, настройку провайдеров и интеграции с 1С, а также обучение HR-специалистов и руководителей. На выходе заказчик получает готовую схему электронного документооборота в Битрикс24, понятные регламенты и при необходимости дальнейшее профессиональное сопровождение проекта.

Что входит во внедрение:

• проработка юридической части и шаблонов, настройка ролей и маршрутов в КЭДО;

• подключение Битрикс24 КЭДО Госключ и/или Такском-Ручки с проведением тестовых подписей;

• настройка интеграции КЭДО Битрикс24 с 1С: установка модуля и коннектора, сопоставление сотрудников и полей, проверка возврата подписанных документов в архив 1С и выгрузки кадровых данных в портал (расчетные листки, отпуска).

Комплексный подход гарантирует корректное внедрение КЭДО, минимизирует риски ошибок и ускоряет переход компании на электронный кадровый документооборот.

Краткие итоги

КЭДО в Битрикс24 — практичный способ перевести кадровые процессы в электронный формат, повысить их скорость и прозрачность и избавить сотрудников от необходимости личного присутствия для подписания документов. Команда Integrator.Digital внедряет систему под ключ: от подготовки регламентов и настройки ролей до подключения Госключа и интеграции с 1С, обеспечивая компании полный переход к современному электронному кадровому документообороту.