УПД в Битрикс24: единый документ современного бизнеса

Универсальный передаточный документ объединяет функции первичных и налоговых форм, включая накладную, акт и счет-фактуру, позволяя зафиксировать выполнение обязательств по сделке и учесть операцию в одном документе. Он используется как единый источник данных для бухгалтерского и налогового учета и в зависимости от статуса может применяться для подтверждения хозяйственных операций или расчетов по НДС.

Назначение и особенности

УПД используется как единый источник данных, фиксирующий факт отгрузки, выполнения или оказания услуг, а также фиксирующий налоговые обязательства между сторонами. Он может иметь два статуса: при статусе 1 документ совмещает функции первичного учетного документа и счета-фактуры, при статусе 2 применяется только как накладная или акт. Подобный подход упрощает оформление процедур, сокращает объем документов и снижает риск ошибок при учете.

Во втором квартале 2025 года вступил в силу обновленный формат 5.03, утвержденный ФНС для электронных счетов-фактур и УПД. С этой даты операторы ЭДО принимают эти документы только в нем — предыдущие версии выведены из обращения.

УПД в Битрикс24

Битрикс24 позволяет формировать универсальный передаточный документ прямо в CRM, используя сведения о сделке, контрагенте и номенклатуре. Все ключевые поля — реквизиты компании, контрагента, дата, номер, список позиций, сумма и ставка НДС — заполняются автоматически.

На портале есть штатная система электронного документооборота, позволяющая создавать, подписывать и отправлять  их прямо из CRM без подключения внешних сервисов.

Для юридически значимых УПД используется усиленная квалифицированная электронная подпись (УКЭП). Она подтверждает подлинность документа и необходима, если организация работает с НДС или передает документы через ЭДО.

Получить подпись можно в любом аккредитованном удостоверяющем центре, например:

• Такском — крупный оператор ЭДО и удостоверяющий центр;

• Контур — выпускает сертификаты и поддерживает их подключение к CRM;

• Тензор (СБИС) — предоставляет УКЭП и сервисы обмена документами.

Если у компании уже есть действующий сертификат электронной подписи, его можно использовать и в Битрикс24 — повторно получать ничего не нужно. Внешний оператор, например 1С-ЭДО, Контур или Такском, подключается только в том случае, если компания уже обменивается документами через этот сервис и хочет сохранить привычный порядок работы.

Для внутреннего обмена или договоров, не связанных с налоговым учетом, допускается простая электронная подпись — она подходит для актов, договоров и иных документов, утверждаемых по соглашению сторон.

Битрикс24 поддерживает автоматическое формирование УПД. В CRM можно создать шаблон и привязать его к нужной стадии сделки. При достижении заданного этапа система формирует документ, сохраняет его в карточке, уведомляет ответственного и, при необходимости, отправляет контрагенту. Такой механизм особенно удобен для компаний, где ежедневно оформляется большое количество однотипных документов.

Практическая реализация УПД Битрикс24

Формирование УПД в Битрикс24 начинается с подготовки шаблона. Его можно создать на основе типовой формы, утвержденной ФНС, и при необходимости доработать под особенности компании.

В разделе CRM нужно открыть карточку сделки или другого элемента и через команду «Документ» выбрать пункт «Добавить новый шаблон». Система предлагает стандартные варианты — счет, акт, коммерческое предложение, а также универсальный передаточный документ (УПД). При необходимости можно загрузить собственный файл в формате DOCX с плейсхолдерами — символьными кодами, которые автоматически подставляют значения из карточек CRM (например, {MyCompanyRequisiteRqInn} — ИНН компании, {RequisiteRqCompanyName} — название клиента).

При создании шаблона важно:

• размер файла — не более 2 МБ;

• документ должен быть в поддерживаемом формате DOCX;

• все нужные поля — реквизиты компании и контрагента, список товаров или услуг, ставка НДС — должны быть добавлены.

После загрузки шаблон становится доступен для использования. Его привязывают к нужным разделам CRM — например, можно создать отдельные шаблоны для товаров и услуг — и настраивают права доступа: кто формирует документы — отдел продаж, бухгалтерия или другие подразделения. По желанию включается опция «Вставлять печать и подпись».

Формирование документа в CRM

Когда шаблон подготовлен, универсальный передаточный документ создается прямо из карточки сделки или счета. Система автоматически подставляет реквизиты компании и контрагента, дату, номер, список товаров или услуг, сумму и ставку НДС.

Перед сохранением можно внести уточнения — указать ответственного, добавить комментарий или скорректировать описание услуги. После проверки документ сохраняется в CRM и при необходимости подписывается электронной подписью.

Отправка, подписание и хранение

Если компания использует электронный документооборот, УПД передается контрагенту через подключенный ЭДО или внутренние средства Битрикс24. В CRM фиксируются статусы — «отправлен», «подписан», «принят».

При бумажном обмене файл можно выгрузить в формате PDF или XML и распечатать. Все версии и статусы хранятся в карточке сделки — в разделе «Документы» или «История документов».

Автоматизация процесса

Чтобы сократить время на оформление и исключить ошибки, процесс можно автоматизировать. В Битрикс24 используются роботы и бизнес-процессы, которые при переходе сделки в нужную стадию автоматически формируют УПД, уведомляют ответственного и прикрепляют файл к карточке клиента. Если система подключена к ЭДО, документ подписывается электронной подписью, отправляется контрагенту, а статус автоматически обновляется.

Преимущества использования единого документа

Использование универсального передаточного документа в экосистеме Битрикс24 дает компании ощутимые организационные и экономические преимущества.

Внедрение УПД решает сразу несколько практических задач:

• упрощение документооборота — единая форма заменяет счет-фактуру и накладную, снижая нагрузку на бухгалтерию и избавляя от двойного оформления.

• контроль и прозрачность — каждый этап фиксируется, а все экземпляры хранятся в CRM с возможностью поиска по сделке, клиенту или дате;

• экономия времени — автоматическое формирование и подписание ускоряют закрытие сделок и передачу данных в бухгалтерию.

Подобный формат облегчает взаимодействие между отделами: менеджеры формируют УПД напрямую в CRM, а бухгалтерия получает корректные данные для налогового и управленческого учета.

Практические нюансы

Чтобы использовать УПД, важно поддерживать актуальные данные в карточках компаний и сделок. Неверно указанные реквизиты, пропущенные ИНН или КПП приведут к ошибкам при формировании документа. Важно заранее определить статус УПД — совмещенный или одностатусный, чтобы документ имел юридическую силу и подходил для целей налогового учета.

При подключении ЭДО нужно проверить действительность электронной подписи и настройки обмена с оператором. Если контрагент не подключен к электронному обмену, документ можно выгрузить и отправить ему самостоятельно — в PDF или XML.

Что важно учесть при внедрении

Корректное использование УПД в Битрикс24 зависит от нескольких условий:

• актуальные данные — карточки компаний и сделок должны быть заполнены полностью и без ошибок;

• качественный шаблон — реквизиты, нумерация, ставка НДС и табличная часть должны соответствовать требованиям ФНС;

• настроенные процессы — распределение прав, привязка к нужным воронкам, автоматическое формирование и сохранение документов.

Соблюдение этих условий обеспечивает стабильный и прозрачный документооборот, снижает риск ошибок и помогает поддерживать соответствие нормативным требованиям.

Хотя процесс управления УПД в Битрикс24 технически прост, он требует внимания к деталям. Корректный шаблон, единые стандарты заполнения и распределенные роли сотрудников обеспечивают производительность и надежность документооборота.

Краткие итоги

УПД в Битрикс24 объединяет первичный документ и счет-фактуру в одной форме, позволяя работать с ними прямо в CRM. Шаблон документа можно адаптировать под структуру компании — добавить собственные поля, реквизиты или фирменное оформление. Дополнительно настраиваются роботы и статусы — они помогают автоматизировать создание и отслеживать движение документов в CRM.

Формат 5.03 обеспечивает единообразную структуру электронного УПД в ЭДО и соответствует требованиям ФНС, юридическая значимость электронного экземпляра достигается при подписании УКЭП.

Нужна помощь с настройкой? Специалисты Integrator.Digital подготовят шаблоны, настроят электронные подписи и обмен через ЭДО с учетом особенностей бизнес-процессов предприятия.