Использование электронной подписи «Битрикс24 Подпись» в документообороте

Битрикс24 Подпись — встроенный инструмент обмена и подписания электронных документов с контрагентами: файл создается или загружается на портал, адресату направляется защищенная ссылка по e-mail или СМС, после подтверждения кодом документ подписывается и сохраняется с метаданными, позволяющими проверить целостность. Решение рассчитано на сделки и типовые договорные документы и в большинстве случаев действует без перехода в сторонние сервисы.

Юридическая значимость простой электронной подписи подтверждается требованиями закона № 63-ФЗ «Об электронной подписи» и договоренностью между сторонами. Чтобы документ, подписанный в Битрикс24, имел такую силу, участники обмена заключают соглашение об электронном документообороте. В нем закрепляется, что подпись создается с использованием средств идентификации подписанта, позволяет установить его личность и сохраняет целостность документа. Также определяется, для каких типов документов такая форма подписания признается равнозначной собственноручной.

Как все устроено

Инициатор с правами доступа создает карточку документа в разделе Подпись, прикрепляет файл (например, PDF или DOCX), указывает участников и порядок подписания. В документе можно назначить, кто со стороны компании имеет право подписи — директор или другой уполномоченный сотрудник. После подготовки документ отправляется получателям — инициатор запускает рассылку, а Битрикс24 автоматически направляет ссылку по e-mail или СМС.

Сначала файл получает представитель компании-отправителя — открывает, подтверждает действие и подписывает, после чего документ автоматически передается контрагенту. Получатель открывает ссылку на компьютере или в мобильном приложении, подтверждает подписание и завершает процесс. В готовом файле сохраняются данные о подписи, а при необходимости можно проверить целостность документа через встроенный сервис проверки.

Визуальное управление построено на канбан-представлении: каждая карточка — отдельный документ, колонки отражают стадии согласования и подписания. Формат позволяет быстро оценивать статус, видеть, кто задерживает процедуру, и переходить к нужному действию прямо из карточки, что особенно удобно при большом потоке договоров и нескольких параллельных сделках.

Реквизиты компании, данные контрагента и контактная информация автоматически подставляются из CRM Битрикс24. Перед отправкой документ можно отредактировать — изменить дату, номер или уточнить детали сторон. Отправка выполняется прямо из карточек сделки, контакта или компании, а статусы подписания отображаются в тех же карточках.

Опция доступна как в коробочной версии Битрикс24, так и в облаке на любом платном тарифе. В коробке для корректной работы требуется стабильное подключение к внешним сервисам.

Где подходит ПЭП, а где нет

ПЭП применяется для большинства гражданско-правовых соглашений между компаниями и клиентами, если для них законом не установлено требование усиленной подписи. Она подходит для договоров, актов, заявок и других документов, которые стороны признают эквивалентными бумажному оригиналу.

Когда законом предусмотрены более строгие требования — например, отчетность, кадровые или бухгалтерские формы — применяются другие виды электронной подписи. В экосистеме Битрикс24 доступны два ключевых решения. Для внешних договоров используется инструмент Подпись (ПЭП), обеспечивающий обмен файлами с контрагентами онлайн. Для внутренних процессов предусмотрен контур КЭДО: в нем задаются маршруты согласования, шаблоны документов, реализована интеграция с 1С и при необходимости подключаются провайдеры усиленных подписей.

Если для конкретного документа требуется усиленная или квалифицированная подпись, используется комбинированный подход: внешние соглашения подписываются через Подпись, а кадровые или регламентированные формы — через КЭДО с подключением провайдера подписи (например, Госключ, Такском и другие).

Какие задачи инструмент закрывает на практике

В малом и среднем бизнесе внедрение электронного документооборота часто отходит на второй план: первоочередные задачи связаны с продажами, клиентами и текущими обязательствами. Из-за этого документы оформляются и подписываются вручную, что замедляет обмен и согласования.

Битрикс24 Подпись упрощает переход на ЭДО. Опция уже встроена в портал и не требует подключения сторонних сервисов или сложной настройки. Документы создаются, отправляются и утверждаются онлайн в привычной среде — без изменений текущих бизнес-процессов.

Основные преимущества:

• скорость — документы отправляются и подписываются онлайн без печати, сканов и курьерской доставки, подтверждение кодом делает процесс быстрее и безопаснее;

• прозрачность — статусы, этапы и исполнители видны на канбан-доске и в CRM, что упрощает контроль и отслеживание;

• единая среда — документ, подписанты и данные для проверки целостности хранятся в портале, формируя полную историю взаимодействия.

Решение помогает упростить повседневный документооборот, сохраняя юридическую корректность и контроль над всеми этапами.

Подготовка и запуск

Прежде всего необходимо установить права доступа в разделе «Подпись»: кто создает и редактирует документы, кто отправляет их на подпись и кто контролирует стадии и шаблоны. Базовые роли назначаются администратором портала. Далее заключается соглашение об электронном документообороте с контрагентами — без него использование ПЭП не будет соответствовать требованиям закона и не даст юридической силы документам.

На что стоит обратить внимание:

• распределение ролей — определить, кто создает, редактирует и отправляет документы, а кто утверждает или подписывает;

• тип подписи — заранее определить, для каких документов достаточно ПЭП, а где по закону нужна усиленная подпись, включая сценарии, настроенные в КЭДО;

• хранение и контроль — определить, где и как будут храниться подписанные файлы, и предусмотреть возможность проверки их целостности при необходимости, например при передаче во внешние системы.

После подготовки можно переходить к настройке. Создаются шаблоны документов и настраивается заполнение реквизитов из CRM, чтобы система автоматически подставляла данные компании и контрагента. Далее проводится пробный обмен документами с несколькими партнерами — помогает проверить, как работают уведомления, подтверждения по e-mail и СМС, а также напоминания. После этого в канбан-представлении нужно проследить, как документы переходят между стадиями и корректно ли обновляются статусы.

Если параллельно задействованы кадровые сценарии, используется контур КЭДО: выбирается провайдер подписи, настраиваются маршруты и интеграция с 1С.

Четкая последовательность действий упрощает запуск и обеспечивает стабильную работу системы. Если в процессе возникают сложности с настройкой маршрутов, интеграцией с 1С или подключением КЭДО, имеет смысл привлечь интегратора, который адаптирует решение под специфику компании.

Когда стоит подключить интегратора

Инструмент Битрикс24 Подпись выглядит простым, но в реальном применении важно учесть множество нюансов: распределение ролей и прав доступа, шаблоны и маршруты, юридические аспекты ПЭП и усиленных подписей, связь с CRM, особенности коробочной инфраструктуры и сценарии на мобильных устройствах.

Команда Integrator.Digital берет на себя аудит процессов, проектирование шаблонов и соглашений, настройку канбана и уведомлений, интеграцию с CRM, а при необходимости — подключение контура КЭДО и провайдеров усиленных подписей. В результате решение становится понятным и отлаженным механизмом внутри корпоративного портала, а Б24 Подпись — естественной частью цикла сделки.