Кейс: Применение BI-аналитики для создания нестандартных отчетов в Битрикс24 для компании «Оптималог»

Внедрение CRM-системы — важный шаг для любого бизнеса. Но настоящий эффект от ее использования достигается тогда, когда данные превращаются в понятные и полезные метрики, помогающие управлять продажами и повышать эффективность бизнес-процессов.

Компания «Оптималог» столкнулась с проблемой, знакомой многим организациям: стандартная BI-аналитика в Битрикс24 перестала давать полную картину. Менеджеры видели события, но не понимали, какие из них были реальными, руководство сравнивало показатели, но не могло точно определить, где теряются клиенты, а звонки считались по факту, без учета их качества.

Сказывалась специфика работы логистических компаний, где каждый лид может быть сложным, требующим множества коммуникаций, длительных переговоров и участия нескольких менеджеров. Из-за этого в системе накапливается большое количество событий, но далеко не все из них являются значимыми.

Решением стало создание BI-аналитики на базе Microsoft Power BI, которая позволила бы:

• исключить автоматические действия;

• рассчитать конверсию по этапам;

• оценить качество телефонных коммуникаций;

• отследить динамику активности за любой период.

С этой задачей представители компании «Оптималог» обратились к нам, в Integrator.Digital — одному из крупнейших интеграторов Битрикс24. Перед специалистами поставили задачу: создать аналитическую систему на платформе Microsoft Power BI, наглядно показывающую эффективность работы отдела продаж и помогающую оптимизировать процессы привлечения клиентов.

Почему клиент выбрал Integrator.Digital

Integrator.Digital имеет все необходимые компетенции для реализации таких задач. Мы — один из крупнейших интеграторов Битрикс24 в России, с опытом реализации более 800 проектов, накопленным с 2008 года. Наша специализация охватывает внедрение и интеграцию CRM-систем, разработку сайтов и мобильных приложений, а также построение маркетинговых решений — от сквозной аналитики до автоматизации продаж.

Особое внимание мы уделяем созданию нестандартных отчетов в Битрикс24, учитывающих специфику клиента, исключающих лишние данные и предоставляющих информацию в удобном для управления виде. Специалисты Integrator.Digital умеют фильтровать, трансформировать и визуализировать данные так, чтобы они отвечали реальным потребностям бизнеса.

В работе с компанией «Оптималог» команда показала высокий уровень экспертизы. Логистическая отрасль предъявляет особые требования: длинные циклы продаж, множественные этапы взаимодействия, участие разных ответственных лиц. Тем не менее, нам удалось реализовать систему, которая точно отражает реальную активность, рассчитывает конверсию и позволяет анализировать эффективность телефонных коммуникаций.

От сырых данных к понятной аналитике

Данные в Битрикс24 содержат огромное количество информации — но не вся она одинаково полезна. Например, если система сама перевела лид на следующую стадию, это событие фиксируется как активность, хотя менеджер к ней не имеет отношения. Или если сотрудник совершил 10 звонков, но только два из них длились более минуты — как понять, кто работает, а кто просто «галочки проставляет»?

Мы использовали индивидуальный подход к обработке данных компании «Оптималог». В работу попали только те лиды и сделки, где имело место реальное взаимодействие: звонок, задача, комментарий или движение по стадии. Автоматические события больше не учитываются.

Отчеты стали строиться не просто по количеству, а по качественным метрикам:

• как меняется активность по дням и неделям;

• сколько времени занимает обработка лида и сделки;

• какова доля успешных звонков;

• на каких этапах теряются клиенты.

Данные обновляются дважды в день — в 06:00 и 21:00 по московскому времени. Это обеспечивает актуальность информации без перегрузки серверов. На каждом экране указано время последнего обновления, чтобы пользователь всегда знал, насколько свежая информация перед ним.

Нестандартные отчеты в Битрикс24: что теперь можно в них увидеть

Распределили аналитику на три основных блока.

Активность по лидам

Теперь можно увидеть, какие лида находятся в работе, и по какому пути они проходят через воронку. Данные разделены по ответственным лицам, источникам, типам услуг и категориям клиентов. Пользователь может выбрать произвольный период — день, неделю, месяц — и увидеть, как менялась активность.

Активность по сделкам

Аналогично первому блоку, но уже с фокусом на завершенные и текущие сделки. Здесь также используется фильтрация по тем же параметрам, что позволяет сравнивать результаты между сотрудниками и периодами. Значимым элементом стала возможность просмотра среднего срока жизни сделки — от создания до закрытия. Для руководства это важный показатель, который помогает понять, насколько эффективно работает отдел продаж и где возможны улучшения.

Статистика по звонкам

Этот блок стал особенно ценным для управления отделом продаж. Он показывает, сколько звонков совершает каждый менеджер, как часто они связаны с одним и тем же клиентом, и какие из них можно считать успешными — то есть превышающими заданную длительность.

Особенностью стало разделение на первичные и повторные звонки. Первым считается первый контакт по конкретной сущности (например, лиду) в рамках выбранного периода. Повторными — все последующие. При этом учитываются даже те, что были совершены позже конца периода, если они относятся к той же сущности.

Гибкость без лишней сложности

Система предусматривает возможность фильтрации по множеству параметров:

• период (произвольный выбор);

• тип услуги;

• категория клиента;

• ответственный;

• стадия лида или сделки.

При этом пользователь может выбрать сразу несколько значений в каждом фильтре — например, посмотреть активность всех менеджеров одного направления или сравнить любые другие доступные показатели.

Еще одна важная особенность — кросс-фильтрация: при выборе значения на одном графике или таблице обновляются все связанные элементы, что позволяет сохранить контекст и упрощает принятие решений.

Конверсия: не общее число, а реальная картина

Для анализа эффективности работы с лидами и сделками была реализована система расчета конверсии. Она позволяет увидеть не только общее количество на каждом этапе, но и процент перехода от одной стадии к другой.

Рассчитываются два типа конверсии:

• общая конверсия — отношение текущего значения к общему числу лида или сделок;

• сквозная конверсия — соотношение между соседними этапами воронки.

Такой подход дает возможность понять, на каком этапе теряются клиенты, и где нужно улучшать процессы.

Зачем нужна детализация и почему важно исключать шум

Если бы отчеты показывали всё подряд, они не были бы полезны. Поэтому при подготовке данных нами проводилась тщательная чистка: исключались автоматические уведомления, учитывалась только реальная активность.

Кроме того, реализована функция провала в детали: при клике на строку таблицы можно увидеть конкретные лида, сделки или звонки, относящиеся к выбранному сотруднику или клиенту. Это позволяет глубже анализировать данные и находить закономерности.

Все изменения в Битрикс24 — будь то добавление нового сотрудника, изменение стадии воронки или редактирование информации о клиенте — автоматически подтягиваются в систему, что обеспечивает актуальность и снижает риск ошибок.

Почему это удобно

Реализованная нами система не использует сложных терминов или заумных графиков. Вместо этого она предлагает:

• понятную визуализацию;

• фильтрацию по ключевым параметрам;

• четкие формулы расчета;

• контроль за качеством взаимодействия;

• автоматическое обновление и интеграцию с CRM.

Отчеты позволяют не просто смотреть на цифры, а принимать решения на основе фактов — без лишних усилий и с минимальным обучением.

Заключение: аналитика должна работать на вас

Многие компании используют CRM как хранилище данных, а не как инструмент управления. Реализация BI-аналитики в Microsoft Power BI стала шагом, который позволил «Оптималогу» выйти на новый уровень контроля и прогнозирования. Теперь у менеджеров есть четкие KPI, у руководителей — наглядная картина по продажам, а у IT-отдела — минимум ручной работы с данными.

Если вы чувствуете, что возможности аналитики в Битрикс24 уже не дают полной картины, значит, пришло время перейти к специализированным системам. Они помогут не просто видеть данные, но и продуктивно использовать их для развития бизнеса.