Санкт-Петербург

+7 (812) 209-27-97

Москва

+7 (495) 109-27-97

Барнаул

+7 (3852) 59-50-97

Екатеринбург

+7 (343) 302-27-97

Ростов-на-Дону

+7 (863) 309-27-97

Новосибирск

+7 (383) 312-27-97

г. Санкт Петербург Проспект Ленина дом 77 Офис 316

Кейс: Битрикс24 для транспортной компании

06.12.2020

«АТЭК» — транспортная компания, основным занятием которой является срочная доставка грузов по направлениям из Санкт-Петербурга в Москву и обратно. Кроме этого, возможна доставка и в другие крупные города РФ. Компания существует 4 года и на протяжении всего времени показывает уверенный рост клиентов и финансовых показателей.

В её распоряжении находятся собственные складские помещения, парк автомобилей и постоянный коллектив сотрудников. Офис расположен в Санкт-Петербурге. Внедрение Битрикс24 было нацелено на команду, состоящую из 20 человек, одна часть из которых работает в офисе, а другая — на складах и в автопарке.

Цели, озвученные представителем компании

Предприятие расширяется, клиентская база растет, перевозок становится больше. Контролировать бизнес-процессы без использования современных методов становилось все сложнее и сложнее. При большом количестве заказов стало тяжело вручную вносить все данные, формировать документы, выставлять счета и так далее.

К тому же, с ростом числа заказов растет и возможность ошибок, связанных с человеческим фактором. В связи с этим в компании приняли решение о внедрении CRM-системы и организации единого рабочего портала для сотрудников. Для реализации задуманных планов они обратились к нам. Требования заказчика выглядели следующим образом:

  • Автоматизация приема заявок;
  • Автоматизация документооборота внутри компании (включая накладные для клиентов);
  • Автоматизация контроля над исполнением поручений (от получения заказа и формирования груза до отслеживания его перемещения и вручения);
  • Единая база клиентов;
  • Подключение каналов связи с клиентами к единому порталу.

В процессе обсуждения мы предложили внедрить напоминания для различных типов заданных событий: например, напоминание для менеджера о том, что груз подготовлен к отправке, или о том, что скоро прибудет к месту доставки. Это предложение было принято в работу.

Выполненные работы

После того, как требования клиента стали полностью понятны, мы посоветовали ему выбрать облачный тариф Битрикс24, как отвечающий всем требованиям. Кроме этого, внедрение облачного решения не отнимает много времени и может легко масштабироваться при необходимости.

Первым делом мы выполнили первичную настройку CRM-системы: добавили нужные поля, подключили требуемые каналы связи: мессенджеры, социальные сети, онлайн-чат на сайте.


Автоматизировали процесс создания лидов и назначения ответственных за них сотрудников. Это было очень важным моментом, так как сам принцип работы компании ставит во главу угла тесное взаимодействие с клиентом. К каждому заказу принято подходить индивидуально, подбирая для клиента наиболее выгодные для него условия. 

Таким образом, основной задачей стало внедрение и настройка CRM-системы. Помимо автоматического создания лидов были реализованы следующие возможности:

  • подключение всех каналов коммуникации с клиентами;
  • автоматические напоминания об этапах пайплайна заказа: обращение, заявка, формирование, подготовка к отправке и так далее, до доставки до адресата;
  • запись разговоров;
  • автоматическая подготовка документации: формы на сайте, накладные для грузов, счета на оплату и другие;
  • подключили почту: вся переписка теперь фиксируется в системе.

Кроме этого, настроили инструменты контроля для руководства. Можно прослушать звонки, прочитать сообщения. Отследить, с какой скоростью менеджеры перезванивают клиентам или передают заказы дальше по службе.


Весь процесс внедрения проходил в тесном сотрудничестве с руководством компании, которое серьезно подошло к этому. Благодаря такому вниманию, удалось избежать проблем с вовлечением персонала в Битрикс — была проведена разъяснительная работа о пользе и преимуществах такого решения, развеяны страхи и опасения. Большая часть страхов была вызвана предубеждением, что система очень сложная и для работы с ней нужно обладать специальными знаниями в области IT-индустрии.

Почти подведение итогов

После запуска с сотрудниками было проведено 3 урока по 2 часа: один урок был очным, а два других — по удаленной связи. Этого времени хватило на то, чтобы они в полной мере освоили все свои задачи, научились вносить и читать данные, подготавливать документы, работать с уведомлениями и напоминаниями. Дополнительный урок мы провели для руководства: он был посвящен использованию инструментов контроля над производственными процессами.

Подведение итогов

Нам удалось выполнить все пожелания заказчика. Кроме того, платформа позволяет легко добавить новые возможности по мере необходимости — это сыграло немаловажную роль при выборе CRM-системы, так как некоторый функционал еще пока в планах на внедрение.

Система автоматически создает лиды, формирует документацию, напоминает о событиях. Менеджеры получили возможность работать с клиентами из «одного окна». Внутренняя документация доступна в любое время — это значительно сократило время на подготовку груза к отправке.

Кроме этого, автоматизация снижает риск возникновения ошибок, появляющихся вследствие человеческого фактора: усталость при ручной работе с большим количеством данных неизбежно приводит к ошибкам, которые плохо отразятся на репутации компании. Вопреки страхам, работа для менеджеров стала гораздо проще — упростился прием на работу новых сотрудников.

Для руководства появились плюсы в виде прозрачности работы как менеджеров, так и всей компании: складов, водителей. Можно получать отчетность в любое время и по множеству параметров. Бизнес-процессы стали надежнее и быстрее: не нужно тратить время на подготовку типовых документов, документооборот внутри компании стал моментальным.


Остались вопросы? Звоните или пишите, мы поможем! Это бесплатно!

0